Alles op één plek: opdrachtmanagement, tijdregistratie én boekhouden

Alles op één plek: opdrachtmanagement, tijdregistratie én boekhouden. Toekomstgerichte organisaties geven declaranten en cliëntverantwoordelijken inzicht in het grotere plaatje. Benieuwd naar de achterliggende redenen? In dit blog geven we antwoord op de vragen ‘hoe en waarom’.

Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor opdrachten worden geacht ‘flexibel en proactief’ te zijn; teamleiders met een ‘gezonde managementstrategie’ die hun team continu informeren over belangrijke ontwikkelingen binnen de opdracht. Maar hoe moet je dit doen als je zelf geen zicht hebt op wat er binnen een opdracht gebeurt? Een opdracht kunt u alleen goed managen als u zelf weet wat er in een opdracht gebeurt. Van resources tot planning en van budget tot en met key performance indicators (KPI’s). Maar ook met dit brede beeld bent u er nog niet. Meestal is er namelijk sprake van aparte disciplines binnen een opdracht die niet of slechts beperkt met elkaar zijn verbonden. Daarnaast is de informatie over zaken als urenregistratie, kosten en facturatie verre van realtime als deze informatie wordt vastgelegd in een spreadsheet op de laptop van iemand anders. Kortom: het managen van opdrachten is vaak frustrerend, terwijl dat helemaal niet zo hoeft te zijn.

Proactiviteit begint met de inzet van technologie

Vandaag de dag kunnen accountantskantoren zowel de klanten als opdrachten beheren met behulp van professional services automation (PSA) software, inclusief tijdregistratie en boekhouding. Hiermee houden zij toezicht op budgetten, omzetverwachtingen en andere financiële vereisten – allemaal vanuit één systeem. Inzicht in de inzet van resources en gemaakte kosten levert hen waardevolle inzichten om lopende en toekomstige opdrachten steeds verder te optimaliseren.

Met een softwareoplossing kan men op specifieke momenten tijdens de opdracht toetsen of aan belangrijke voorwaarden wordt voldaan en of de vooraf gestelde doelen worden behaald.

Tijd en kosten registreren wanneer het uitkomt

Om te kunnen werken met strakke budgetten en te voorkomen dat er onnodig factureerbare tijd wordt verspild, ondersteunt de software u en uw medewerkers op diverse manieren om gemaakte uren en kosten te registreren. Bijvoorbeeld met

• roosterweergave, inclusief de mogelijkheid om gemaakte afspraken uit Outlook op te halen
• de mogelijkheid om ter plekke tijd te registreren (op klant, opdracht en eventuele subactiviteiten).
• stopwatchfunctionaliteit
• tijd- en urenregistratie via een mobiele app
• een medewerkerportaal dat toegang geeft tot alle opdrachtinformatie.

Hou de voortgang van uw kantoor nauwlettend in de gaten

De eenvoudige manier om uren en kosten te registreren, gecombineerd met de mogelijkheid om op een flexibele manier omzetprognoses te maken, betekent dat u vanuit één geïntegreerde oplossing de voortgang van uw kantoor nauwlettend in de gaten kunt houden. Door te investeren in een softwareoplossing kunt u het toewijzen van resources optimaliseren en foutloos factureren. De planning, kosten en het budget van uw opdrachten zijn daarmee daadwerkelijk onder controle.

Al deze zaken dragen bij aan een het behalen van operational excellence voor uw kantoor.

Bron: Accountancy Vanmorgen, link blog