Comment bien gérer les conflits d'intérêts entre un administrateur et une association?

Dans le fonctionnement d'une ASBL, il est crucial de savoir identifier et gérer les conflits d'intérêts impliquant les administrateurs pour préserver l'intégrité et la transparence de la gestion. Cet article vise à clarifier les règles applicables et à offrir des recommandations pratiques pour les associations confrontées à de telles situations.

Identification des conflits d'intérêts

Un conflit d'intérêts survient lorsqu'un administrateur de l'ASBL peut tirer un avantage personnel, direct ou indirect, d'une décision prise par l'association. Selon l'article 9:8 du Code des sociétés et des associations (CSA), cela peut concerner des situations financières où les intérêts personnels de l'administrateur entrent en contradiction avec ceux de l'association.

Exemples typiques de conflits :

1. Transactions immobilières : Si l'ASBL envisage de louer ou d'acheter un bien immobilier appartenant à un de ses administrateurs.
2. Contrats de services : Lorsque l'ASBL contracte des services fournis par une entreprise appartenant à un administrateur.
3. Emploi de proches : Embaucher des proches de l'administrateur sous des conditions qui ne suivent pas les procédures habituelles de recrutement.

Procédure en cas de conflit d'intérêts

Obligations légales :

• Déclaration du conflit : L'administrateur concerné doit informer le conseil d'administration de son conflit d'intérêts avant toute discussion ou décision.
• Abstention de vote : L'administrateur en conflit ne doit pas participer au vote concernant la décision en question.
• Procès-verbal : Le conflit d'intérêts doit être formellement consigné dans le procès-verbal de la réunion.

Mesures additionnelles :

• Examen par l'assemblée générale : Si la majorité des administrateurs est en conflit, la décision doit être transférée à l'assemblée générale.
• Publication du conflit : Les grandes ASBL doivent divulguer les détails du conflit et de la décision correspondante dans leur rapport annuel.

Conseils pour prévenir et gérer les conflits d'intérêts

1. Statuts de l'ASBL : Intégrer une clause détaillée sur la gestion des conflits d'intérêts dans les statuts de l'ASBL.
2. Formation des administrateurs : Organiser des sessions de formation sur l'éthique et la gouvernance pour sensibiliser les administrateurs aux enjeux des conflits d'intérêts.
3. Surveillance régulière : Mettre en place un comité d'éthique chargé de surveiller les transactions et les décisions susceptibles de générer des conflits.
4. Transparence : Encourager une culture de la transparence où les administrateurs sont incités à déclarer volontairement toute situation pouvant mener à un conflit d'intérêts.

La gestion adéquate des conflits d'intérêts est essentielle pour maintenir la confiance des membres, des donateurs et du public envers l'intégrité de votre ASBL. En suivant les directives légales et en adoptant des pratiques de gouvernance rigoureuses, votre association peut naviguer efficacement à travers ces défis et éviter les pièges potentiels liés aux conflits d'intérêts.

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