Facture électronique : et si nous faisions un parallèle avec l’arrivée du courrier électronique dans les années 90 !

​Jérome Clarysse nous propose de partager ses réflexions sur les enjeux de la profession d'expert-comptable. Reconnu dans son parcours et pour ses analyses de marché, il nous partage volontiers ses réflexions issues de France.

Vu des clients, la facture électronique s’apparente à la révolution de l’e-mail. C’est avant tout une question d’organisation, et pas de protocoles d’échanges !

Tous les jours, 350 milliards d'e-mails sont échangés dans le monde. Hyper rapide, le courrier électronique s'est imposé comme le système n° 1 de la communication écrite, au travail ou à la maison. L’e-mail est devenu l'outil de communication professionnel par excellence. Aujourd’hui, aucune entreprise et aucun employé ne pourraient vraiment envisager de s'en passer.

Rétrospective sur la révolution de l’e-mail

C’est en 1965 que l’e-mail fait sa 1ʳᵉ apparition à l’Institut de Technologie du Massachusetts (MIT) sous le nom du programme « Mailbox ». A l’époque, les utilisateurs laissent des messages sur les ordinateurs de l’université pour que d’autres puissent les consulter.

Mais c’est surtout à la fin des années 90 que l’e-mail devient populaire en France. C’est le début des messages au format HTML qui offrent la possibilité d’utiliser différentes polices, couleurs, images et formats.

J’ai commencé ma carrière professionnelle en 1992. A l’époque, la dématérialisation des courriers est le signe de la modernité. On imprime un courrier que l’on introduit ensuite dans une sorte de télécopieur associé à un clavier de téléphone. Le temps de composer le numéro, et le tour est joué.

C’est l’apogée du fameux fax dont on exhibe le numéro sur sa carte de visite. Dans les affaires, il est de bon ton de dire « tu m’envoies un fax ? ». C’est le signe de la rapidité et de la modernité, tellement plus efficace que les courriers postaux !

Puis en 1997, Microsoft lance Outlook Express. C’est la révolution. On apprend à se familiariser avec son interface qui permet d’envoyer des messages électroniques, mais aussi d’en recevoir. Dans les entreprises, les salariés sont formés et accompagnés pour s’approprier ce nouveau mode de communication. Un simple paramétrage permet de connecter l’outil avec le réseau (le nom d'utilisateur et son mot de passe. Les adresses SMTP et POP par défaut).

Progressivement, la dématérialisation des courriers disparaît et le fax décline. Désormais, on envoie des courriers avec un format HTML !... Les fameux courriels.

"Personne ne se soucie des protocoles d'émission et de réception des messages"

En tant qu’utilisateur, personne ne se soucie des protocoles d’émission et de réception des messages, les fameux protocoles TCP et IP. Aujourd’hui encore qui serait capable d’expliquer techniquement comment un email est acheminé… ? Au mieux, chacun prend un raccourci en expliquant que sa machine est reliée aux autres par des tuyaux !

A ses débuts, l’e-mail c’est donc avant tout une affaire d’organisation et une nouvelle façon de travailler. On y apprend à écrire un message, à l’envoyer, à paramétrer des accusés de réception, à classer et suivre ses messages. Mais aussi à en recevoir avec les mêmes règles dans le suivi : non lu, lu, classé, etc.

Quand j’ai été formé à Outlook, comme l’ensemble de mes collègues de l’époque, personne ne s’est inquiété de la technique d’acheminement de l’e-mail. Notre formateur s’est occupé de paramétrer notre compte et la formation sur l’outil a commencé. Le premier pas a consisté à créer son carnet de contacts !

Aujourd’hui encore, l’e-mail est toujours une question d’organisation (et mieux vaut l’être vue la masse de messages traités chaque jour !) et d’interface « homme-machine » avec des outils de gestion de la messagerie : Outlook, Gmail, Mail d’Apple.

Dans cet espace, des dizaines de services sont apparus, à commencer par les réunions virtuelles, mais aussi la gestion documentaire.

Cette rétrospective nous permet de dresser une analogie flagrante avec la facture électronique

Vos clients, artisans, commerçants et chefs d’entreprise n’ont aucun intérêt à ce qu’on leur parle de PPF, de PDP et d’OD. Pire : tout ce qui touche aux décrets et aux multiples travaux du Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) ne les intéressent pas. Même si les commissions organisées par ce dernier sont éminemment importantes pour les éditeurs de logiciels et de plateformes que nous sommes.

Votre rôle en qualité d’expert-comptable

Votre rôle en qualité d’Expert-comptable, c’est donc bien d’organiser votre client et de le former à « l’Outlook Express » de la Facture Électronique. Et de vous assurer que vous accéderez vous-même facilement à sa messagerie pour récupérer un double de ses messages pour vos propres travaux (déclaratif).

De notre côté, chez RCA, notre rôle est de vous fournir le meilleur outil de messagerie en espérant que MEG, vous l’aurez compris, représente l’Outlook Express de l’époque. Charge à nous, de permettre simplement le paramétrage de l’outil pour le connecter aux fameux tuyaux : ceux des PDP ou directement ceux du PPF.

Évidemment, au-delà des « obligations » comptables, le fait que votre client puisse mieux gérer ses flux de factures ouvre le champ à de nouvelles missions d’accompagnement. C’est en cela que le choix de l’interface est crucial pour l’avenir de votre cabinet, car beaucoup de choses se joueront demain dans cet espace où vous devez être dès à présent partie prenante.

La Facture Électronique pour les cabinets et pour les entreprises, c’est avant tout une affaire d’organisation avant d’être une affaire de protocoles d’échanges.

De ce point de vue-là, rien ne vous empêche, Experts-Comptables, de lancer le chantier dès maintenant et de prendre le lead sur ce projet.

Comptez sur nous pour vous y aider.