Optimiser sa trésorerie

La trésorerie, montant des liquidités qu’une entreprise a à sa disposition à un instant donné, est une composante indispensable à sa viabilité. Nécessaire pour le paiement des salaires, des fournisseurs, des frais de fonctionnement, des investissements, ... elle est l’un des premiers indicateurs de la bonne santé d’une société et peut mettre celle-ci en difficulté si elle n’est pas correctement suivie. En comptabilité, elle correspond aux moyens financiers nécessaires pour répondre au besoin en fonds de roulement (BFR) d’une entreprise (décaissements moins encaissements).

Le manque de trésorerie est une cause récurrente de faillite, et ce même au sein d’entreprises générant un chiffre d’affaires important. Cette situation peut se produire lorsque, par exemple, les fournisseurs doivent être payés alors qu’un nombre important de clients n’a pas encore payé. Afin d’éviter cette situation, plusieurs actions peuvent être mises en place pour optimiser la gestion de sa trésorerie.

Anticipation et pilotage des flux de trésorerie

Une bonne gestion de trésorerie s’inscrit dans la durée. Avant de mettre en place des actions correctives et d’optimiser l’existant, il convient d’avoir une vue globale de sa trésorerie, à jour et à venir. Pour cela, il est important de mettre en place un prévisionnel de trésorerie afin d’obtenir une vue des dépenses (décaissements) et recettes (encaissements) à venir et ainsi d’anticiper les besoins de trésorerie futurs. Une connaissance précise des délais de paiement clients et fournisseurs, des dates de prélèvement des taxes, des dates de paiement des salaires, des charges sociales, ... est primordiale pour établir un budget de trésorerie le plus juste possible. Aussi, mettre celui-ci à jour régulièrement (au moins mensuellement) est indispensable et peut permettre de minimiser les impacts de potentiels imprévus.

Par ailleurs, des outils existent et permettent d’obtenir instantanément une vue à jour de sa trésorerie (plutôt que d’utiliser laborieusement un fichier Excel). Au-delà de cette immédiateté, ces outils offrent généralement la possibilité de créer plusieurs scénarios prévisionnels afin de se préparer à toute possibilité.

Conseils pour améliorer sa trésorerie

Gestion de stock

Du point de vue de la trésorerie, le stock représente de l’argent immobilisé mais aussi des coûts de stockage. Optimiser sa gestion de stock et trouver le bon équilibre de quantités de produits à stocker afin d’éviter le sur-stockage ou au contraire la rupture de stock, peut se faire en analysant et améliorant plusieurs facteurs interdépendants.

Quantités stockées

Un premier point d’action porte sur les quantités stockées. Afin de limiter celles-ci, il convient de réaliser un inventaire et de mettre en perspective les quantités stockées avec les besoins commerciaux et les délais fournisseurs. Par exemple, il est inutile de stocker en grandes quantités des produits qui peuvent rapidement être livrés par les fournisseurs à un prix nettement inférieur au coût de stockage.

Taux de rotation

L’analyse peut aussi porter sur le taux de rotation. Si un produit est stocké pendant une période largement supérieure au délai de livraison, il est utile d’analyser s’il serait commercialement acceptable de ne pas garder celui-ci en stock et de le commander uniquement lors d’une vente.

Délais de livraison

D’autre part, l’amélioration des délais de livraison permet de réduire les quantités stockées et donc l’immobilisation de trésorerie. Ce point doit être régulièrement abordé avec les fournisseurs ou les prestataires de services chargés des livraisons afin d’être continuellement optimisé. Par exemple, améliorer les délais de livraison de 3 à 2 semaines signifie que les stocks nécessaires (hors stock de sécurité) portent sur 2 semaines d’activités et non 3, soit une réduction de 33%. Ce facteur est cependant à mettre en comparaison avec une éventuelle augmentation des coûts liés à des délais de livraison plus courts et des tâches de manutention plus nombreuses.

Coûts de stockage

Finalement, il peut être profitable d’améliorer les coûts directement liés au stockage. Si celui-ci est réalisé par un prestataire externe, une mise en concurrence pourrait réduire les coûts à moyen terme.

Créances clients

Une trésorerie saine passe aussi par la réduction des créances clients. Celles-ci peuvent être améliorées de différentes façons : analyse de la solvabilité, réduction des délais de paiement, ...

Enquête de solvabilité

Dans le cadre de transactions commerciales impliquant une certaine mobilisation de trésorerie, il peut être nécessaire de s’assurer de la solvabilité d’un client. En fonction du score de solvabilité du client, les conditions de règlement qui lui seront appliquées pourront être plus ou moins strictes. Il conviendra ensuite d’éventuellement adoucir ces conditions une fois qu’une relation de confiance aura été mise en place.

Des outils existent afin de faciliter la démarche de vérification des informations. Ils attribuent à chaque société une notation selon une dizaine de critères basés sur les informations légales (forme juridique), financières (états financiers, compte de résultat, bilan) et de réputation.

Délais de paiement

Plusieurs tactiques peuvent être mise en place afin d’optimiser les délais de paiement des factures clients.

Indiquer clairement les conditions de règlement sur la facture et y joindre les conditions générales de vente est la première étape : date limite de paiement (ex. : paiement à réception de la commande, paiement à 30 jours, ...), informations bancaires, pénalités en cas de retard de paiement, indemnités pour frais de recouvrement, ... Généralement, les deux derniers points ne sont pas appliqués pour des raisons commerciales mais ils présentent l’avantage d’être dissuasifs et de pousser le client à payer à temps. Notons que parmi les conditions de paiement, demander des acomptes permet de protéger sa trésorerie, surtout pour les commandes nécessitant un temps de fabrication et/ou livraison longs, et impliquant éventuellement une mobilisation de ressources internes, des sous-traitants ou fournisseurs.

L’automatisation des relances de facturation est également un bon moyen pour réduire les retards de paiement. Les clients attendent généralement le dernier moment pour payer (car ils souhaitent eux aussi optimiser leur trésorerie). Programmer l’envoi d’un rappel quelques jours avant la date limite de paiement permet de donner un sentiment d’urgence qui poussera les clients à payer à temps. Il est aussi recommandé de programmer un rappel le jour où la facture est dûe, puis quelques jours plus tard. Un simple coup de téléphone peut aussi aider à débloquer la situation. Notez que des logiciels de facturation permettent d’automatiser l’envoi des factures et relances afin de gagner du temps et rester à jour dans sa facturation.

D’autre part, il peut être utile de sensibiliser d’autres départements de la société aux problèmes de trésorerie. Par exemple, il peut arriver que les plans de commissionnement mis en place pour certaines équipes commerciales ne prennent pas en compte la notion de paiement et rémunèrent les employés même si le client ne paie pas ses factures.

Enfin, une astuce pouvant être mise en place pour les clients réactifs aux promotions est d’appliquer une réduction si ces derniers payent avant la date d’échéance.

Affacturage (Factoring)

Si les stratégies citées ci-dessus ne fonctionnent pas (suffisamment), une option à étudier est celle de l’affacturage. Cela consiste à confier à une entreprise externe les factures impayées, en échange du paiement immédiat de celles-ci, sans délai de recouvrement. Pour se rémunérer et en échange du risque pris, la société d’affacturage (appelée “factor”) prélèvera un pourcentage sur le montant payé. Bien que coûteuse, cette solution est un bon moyen pour recevoir plus rapidement et de manière certaine une partie de l’argent dû.

Dépenses

Optimiser sa trésorerie ne se réduit pas uniquement à augmenter l’argent entrant dans l’entreprise mais aussi à maîtriser, réduire, reporter ou annuler certaines dépenses.

Politique d’achat

La mise en place d’une politique d’achat commence par la centralisation des achats en un seul point. Cette organisation permet notamment de comprendre la nature et les fréquences de dépenses des différents départements afin de cartographier et d’optimiser celles-ci. Il est probable que certains coûts apparaissent comme récurrents mais avec des tarifs différents (ex : transport régulier entre deux bureaux de la société). Ce sont ces coûts qui impactent la trésorerie et qu’il faut chercher à rationaliser.

La centralisation des achats permet de grouper les commandes quand cela est possible (afin de faire des économies d’échelle), et d’avoir une vue sur tous les fournisseurs de l'entreprise (afin de renégocier les contrats).

Enfin, la politique d’achat doit être communiquée à l’ensemble des personnes gérant un budget pour qu’elle soit appliquée. Elle peut s’accompagner de la mise en place d’outils de suivi afin de structurer les dépenses.

Frais généraux

Un autre levier important pour optimiser sa trésorerie est d’analyser ses frais généraux. Ces deux questions peuvent être posées : cette dépense est-elle nécessaire ? Y-a-t-il une alternative moins chère et ayant le même niveau de qualité ? Même si cela peut sembler compliqué, cette technique permet de ne conserver que les dépenses les plus importantes en termes de valeur pour l’entreprise.

Réduire ses coûts passe aussi par la diminution du temps passé sur des tâches chronophages. La mise en place d’outils automatisant le processus commercial, la comptabilité ou les notes de frais permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des équipes et donc leur coût.

La location de fournitures, d'équipement et de biens immobiliers est généralement plus chère que l'achat. Par contre la location est un bon moyen d’étaler les dépenses et de conserver ses liquidités pour d’autres opérations.

Enfin, il peut être salutaire de passer en revue les dépenses à venir et de reporter certaines d’entre elles afin d’impacter positivement la trésorerie.

Paiements fournisseurs

Selon le rapport de force établi avec les fournisseurs, il est possible de négocier plusieurs éléments qui peuvent impacter positivement la trésorerie : réductions tarifaires, augmentation des délais de paiement, étalement des paiements, réduction en fonction de paiements anticipés, ...

Banque

La banque peut être un acteur important dans une stratégie d’amélioration de sa trésorerie.

Le découvert bancaire peut être utilisé en cas de besoin ponctuel de trésorerie. Rapidement mise en place et très utile sur une courte période de temps, cette solution est néanmoins coûteuse sur le long terme.

L’escompte bancaire est aussi à envisager pour un besoin en liquidités sur le court terme. Il fonctionne selon le même principe que l’affacturage. La différence se situe au niveau du payeur, qui n’est plus le factor mais la banque.

Enfin, il peut être intéressant de recourir à un prêt bancaire. En se basant sur les prévisions de trésorerie, il est possible d’anticiper les périodes de difficulté, et ainsi négocier en amont des conditions de découvert ou de prêt intéressantes. Le prêt est alors contracté lorsque les finances de l’entreprise sont positives et ses conditions en seront améliorées.

Augmentation de capital

Les augmentations de capital peuvent avoir lieu dans le cadre du développement de l’entreprise (croissance externe, ouverture d’une filiale, lancement d’un nouveau produit, ...) mais aussi pour améliorer sa situation financière.

Cette augmentation de capital peut se faire via un apport interne (par les associés) ou par l’ouverture à des investisseurs externes. Cette opération, dont les effets ne sont pas immédiats, n’est pas toujours simple car elle sous-entend éventuellement une dilution du poids des associés et est soumise à certaines conditions selon le statut de la société (SARL, SAS…).

Conclusion

Une optimisation de la trésorerie passe d’abord par la réalisation de prévisions. Cette anticipation permettra d’identifier plus facilement les décisions à prendre et les actions à entreprendre : optimisation des stocks, augmentation de capital, gestion des créances clients, négociation des conditions fournisseurs, ...

Et une fois que la trésorerie est florissante, que peut faire l’entreprise ? Bien qu’il soit important de garder un niveau de trésorerie permettant de pallier aux imprévus, il est inutile de garder un excédent important de trésorerie qui ne rapporte rien. Plusieurs options s’offrent alors à vous : investissements en interne, produits financiers, rachats de société, .... Le choix du type de placement se fera selon la stratégie de la société, le risque que celle-ci est prête à prendre et le niveau de rendement attendu.

Source : Emasphere