PLATEFORME COMPTABLE - QUE CHOISIR

Comment s’y retrouver dans la pléthore d’offres des nouvelles plateformes comptables?

Nul besoin de bla-bla intempestif, la digitalisation du cabinet comptable est devenu une obligation. Aujourd’hui, plongeons-nous dans l’une des opportunités de ces nouveaux outils technologiques : la plateforme collaborative.

Pour la première fois, la fiduciaire peut disposer d’un outil qui lui permet d’installer une étroite collaboration avec son client. Il est clair que cette nouveauté fait partie intégrante de la fameuse digitalisation. On a d’ailleurs pu remarquer, que depuis un peu plus de deux ans, l’offre de ce type de plateformes a littéralement explosé. Or, elle doit être sélectionnée avec soin et correspondre tant aux besoins de la fiduciaire que ceux de ses nombreux clients à typologie différentes, cela fait partie intégrante de la réussite de la digitalisation du cabinet.

L’outil est une sorte de passerelle entre le logiciel de la fiduciaire et son client, il permet le transfert ultra simplifié des documents (via facture electronique, scan, mail,…) et l’injection automatique de ces-dits documents directement dans le logiciel comptable qui lui se charge des écritures. La plateforme sert également de centre d’archivage vu que tout y est centralisé et accessible. En effet, une fois les données traitées, le comptable va y déposer les DTVA, bilan,… mais aussi des reporting précis.

Cette plateforme est donc un outil important et l’expert-comptable gagne à faire le point sur une liste de critères indispensables afin d’évaluer l’affluence d’offres.

Du côté du comptable

• L’élément fondamental à prendre en compte est la connectivité avec sa solution, ce critère va faire la différence : cette interopérabilité va permettre au comptable de tout gérer sans sortir de son logiciel de comptabilité tant au niveau de la réception que de l’envoi des documents et la génération des tableaux de bords. Par exemple, dès que le client à déposé ses factures sur la plateforme elle sont proposées à l’encodage automatique dans le logiciel du comptable - dans le sens inverses dès que le comptable génère un document pour son client , il peut l’envoyer sur la plateforme par un simple « push » à partir de son logiciel.
• Il faut ensuite se documenter sur les fonctionnalités de la plateforme: outre le transfert de documents, elle doit permettre un réel dialogue entre les deux parties via des calendriers partagés, des discussions ciblées sur tel ou tel document,… Il est également primordial qu’elle propose un système de reporting automatique via lequel la fiduciaire communique les chiffres de manière interactive et didactique sur la santé des activités de chaque client.
• L’outil doit apporter une valeur ajoutée : le partage de données et la fonctionnalité de reporting permettent au comptable d’avoir accès à toutes les données nécessaires à une bonne connaissance de l'activité de son client et ainsi prodiguer les bons conseils au bon moment.
• Enfin, l’offre étant large et la concurrence de plus en plus rude, il est nécessaire d’être vigilant sur la question de la pérennité de l’outil choisi ainsi que sur sa capacité d’évolution technologique et commerciale.

Du coté du client de la fiduciaire:

• Lors du choix de sa plateforme collaborative, la fiduciaire doit également prendre en compte son client. L’élément prédominant doit être la facilité d’utilisation: l’interface doit être simple, intuitive et ergonomique. Que le client soit technophile ou néophyte digital, il doit pouvoir utiliser l’application après une brève explication sous peine que l’outil soit d’emblée jeté aux oubliettes.
• Pour être utilisée, la plateforme doit être une plus-value pour le client notamment en tenant la promesse d’informations à jour et d’une meilleure collaboration avec son comptable qui vont lui permettre une meilleure maîtrise de son activité.

Dernier critère, la mise à disposition d’un processus d’accompagnement à l’utilisation de la plateforme par l’éditeur ou des possibilités de formation sont également des facteurs importants.

La plateforme comptable est sans nul doute l’un des moyens de se digitaliser plus rapidement. Comme nous l’explique Pierre Borremans - cofondateur de WinBooks, il faut néanmoins être précautionneux lors du choix pour ne pas transformer l’opportunité en échec: «L’avenir de la comptabilité doit être envisagé avec optimisme à condition qu’elle s’en donne les moyens avec des outils performants. Chez WinBooks, dès le développement des nouvelles technologies de digitalisation comptable, nous étions déterminés à assurer une connectivité maximale dans toute la gamme mais aussi de faciliter le travail du comptable sans qu’il ne doivent se familiariser avec des outils complexes qui in fine lui donneraient une surcharge de travail.»

Enfin, avant de franchir le Rubicon, il est obligatoire de pouvoir bénéficier d’une démonstration afin de vérifier si la plateforme remplisse la check-list en tout point. Le choix enfin arrêté, la fiduciaire pourra se concentrer sur la nouvelle organisation à mettre en place au sein du bureau et l’enrichissement de leurs offres en intégrant l’utilisation de ces outils et services en ligne. Une opportunité sans nul doute mais dans laquelle il ne faut pas foncer tête baissée.

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