Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs ?

L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) peut réduire vos tâches manuelles et rationaliser vos processus, mais alors comment cela fonctionne-t-il ?

Examinons la signification et le flux de travail de l'automatisation des AP.

AP expliqué

Avant de parler des avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs, commençons par définir ce que signifie « comptes fournisseurs ».

Les comptes fournisseurs (plus communément appelés AP, pour Accounts Payable, et également connus sous le nom de Procure-to-Pay) représentent l'argent qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour les produits ou services reçus. C'est essentiellement une dette à court terme, due au fait que ces achats sont probablement effectués à crédit.

Comme toutes les transactions commerciales, les comptes fournisseurs génèrent une quantité substantielle de paperasse, telle que des factures, des bons de commande, des réceptions de marchandises et - dans les pays où cela est requis - des factures pro forma. De manière appropriée, comptes fournisseurs est aussi le nom donné au département qui gère tous ces documents.

Pourquoi l'automatisation des AP est judicieuse

Le traitement manuel de la documentation AP peut non seulement être chronophage, mais aussi coûteux – équivalant à entre 3 et 15 euros par facture. Pour réduire ces coûts, les entreprises doivent automatiser et réduire les coûts à chaque étape.

Considérez l'impact de la transition des factures papier traditionnelles à l'efficacité de la facturation électronique (e-facturation) - un changement qui peut entraîner des réductions de coûts jusqu'à 30 %. De plus, l'automatisation sans faille de l'appariement des bons de commande (BC) avec les factures a le potentiel de générer des économies remarquables jusqu'à 80 %. Face à de telles opportunités convaincantes d'efficacité des coûts, l'impératif d'une solution d'automatisation AP entièrement intégrée devient évident.

L'automatisation peut également réduire les erreurs humaines. Les données ne sont plus saisies de manière incorrecte, et les duplications cessent d'exister, car les outils d'automatisation des AP signalent les écarts dans le système.

La correction de ces problèmes génère plus de travail et retarde les paiements aux fournisseurs, ce qui à son tour peut affecter le flux de trésorerie des AP et impacter négativement le coût par facture. Automatiser les AP peut éviter ce problème dès le départ, tout en réalisant des économies et en améliorant la gestion de la trésorerie.

Comment fonctionne l'automatisation des AP

Essentiellement, l'automatisation des AP rationalise le traitement des factures de votre entreprise. En guidant les factures à travers un flux de travail numérique, les fournisseurs ne subissent plus de retards de paiement, mais bénéficient de paiements ponctuels et précis.

Comment tout cela fonctionne peut être décomposé en trois étapes :

Réception de la facture

Les factures peuvent être reçues électroniquement (un processus connu sous le nom de e-facturation) ou sous forme papier. La e-facturation peut se faire via une connexion business-to-business (B2B) ou Electronic Data Interchange (EDI). Alternativement, les factures peuvent être envoyées au format PDF ou via un portail fournisseur.

Lorsque les factures papier sont reçues, elles doivent être numérisées manuellement ou traitées à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Le logiciel OCR convertit les informations en données structurées dans un format électronique approprié.

Appariement et workflow

Une fois les données d'une facture capturées ou reçues électroniquement, elles doivent être appariées au BC et à la réception de marchandises pertinents - quelque chose que le logiciel d'automatisation des AP fait automatiquement. Une fois appariées, les factures sont ensuite approuvées et transmises au système de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de comptabilité de l'entreprise pour paiement.

Audit et archivage

De nombreux pays exigent que les entreprises archivent les factures pendant un certain nombre d'années après leur traitement (par exemple, jusqu'à 7 ans au Royaume-Uni) - quelque chose que l'automatisation des AP peut faire de manière sûre et sécurisée. De plus, contrairement au traitement manuel des factures, l'automatisation produit également un audit numérique complet de toute la documentation.

Avantages pour chaque entreprise

Convenant aux entreprises de toutes tailles, l'avantage ultime de l'automatisation est la façon dont elle peut rationaliser l'ensemble du processus AP, tout en éliminant le potentiel d'erreur humaine et en réduisant le coût par facture.

De plus, la capacité de générer des rapports détaillés peut fournir des informations précieuses et permettre aux entreprises d'identifier des tendances. De plus, pouvoir traiter et payer rapidement les factures peut conduire à de meilleures relations avec les fournisseurs.

En même temps, passer à l'automatisation des AP peut bénéficier aux employés en réduisant le temps qu'ils passent à des tâches monotones et répétitives ; les laissant libres de se concentrer sur des travaux qui ajoutent plus de valeur et ont plus d'impact au sein de leur organisation.

Voulez-vous en savoir plus ?

Tout cela pris en compte, il est clair que l'automatisation des AP avec une solution telle que les services Collect accounts payable de Unifiedpost Group peut être extrêmement bénéfique pour les entreprises.

Une solution entrante innovante pour les processus de Procure-to-Pay, Collect garantit que les documents ou les données de la chaîne d'approvisionnement entrants peuvent facilement être reçus et traités automatiquement - ce qui entraîne des économies de temps et de coûts et améliore le moral du personnel et les relations avec les fournisseurs.