Automatiseren, meten & verbeteren: 5 tips (en 1 bonustip!) voor accountants

Je bent er als accountant op gericht alle administraties iedere keer weer wat beter te verwerken. Maar aangezien het boekjaar telkens weer te kort blijkt, blijft het optimaliseren van je processen een prioriteit waar je maar zelden genoeg tijd voor weet te vinden. En dat terwijl je weet dat het een onmisbare rol in je groei speelt.

Klanten adviseren wordt steeds belangrijker, maar voor de omzet blijft het administratieve werk tot nu toe toch echt centraal staan. Cijfers tonen aan dat het administratieve gedeelte voor 84%(!) van de omzet van kantoren zorgt. Wil je als accountant meer omzet genereren en harder groeien? Dan is het meten en verbeteren van de administratieve kant van zaken dus essentieel.

Daarom delen we hier 5 tips (en een essentiële bonustip) waarmee jij nog meer grip krijgt op de administratieve kant van zaken.

De race tegen het boekjaar

De race tegen het boekjaar is iets waar geen enkele accountant aan ontkomt. Je bent continu bezig om de administraties van je klanten zo goed mogelijk af te werken. En dit blijft gewoon veel tijd kosten. Tijdsdruk, piekbelasting, veel handmatig (controle)werk en moeizame communicatie met klanten kunnen jou en je collega’s behoorlijk tegenwerken.

De manier om dit tegen te gaan? Automatisering en standaardisatie. Het is dan ook geen wonder dat zowel grote als minder grote kantoren hier zo druk mee bezig zijn.

Toch blijft het lastig om dit te vertalen naar de praktijk. De focus ligt immers op het succesvol afronden van weer een nieuw boekjaar, klanten de beste service blijven bieden en de concurrentie bijbenen. Tel daar een wirwar aan systemen, koppelingen en communicatie- en boekhoudplatformen bij op… En je blijkt toch lang niet zo efficiënt en geautomatiseerd te kunnen werken als je had gehoopt.

Er valt dus veel te winnen voor accountants die hun boekjaar beter willen meten en verbeteren. Maar waar begin je?

Tip 1: Analyseer je processen & identificeer de voornaamste pijnpunten

Het lijkt misschien voor de hand te liggen, maar toch blijft het iets dat veel accountants in alle enthousiasme overslaan: kijken waar je staat en waar het fout gaat (of fout zou kunnen gaan).

Hoe zit het met de administratieve processen binnen jouw kantoor? Ben je tevreden over de efficiëntie en productiviteit van je administraties? Kan het beter? Of misschien zelfs veel beter?

Dit is ook een goed moment om te kijken naar de voornaamste pijnpunten. Waar bevinden de bottlenecks zich? Wat houdt op dit moment een verdere verbetering tegen?

Tip 2: Maak een inventarisatie van alle systemen en oplossingen die je in huis hebt

Denk eens aan die welbekende straat van factuurherkenning, autorisatie, interne en externe communicatie, verschillende boekhoudplatformen, de tools en software die je nodig hebt om tevredenheid en resultaten te tracken…

De meeste kantoren werken met een stuk meer systemen en oplossingen dan je in eerste instantie misschien verwacht. En stiekem is dit een groot struikelblok op de weg naar standaardisatie. zeker wanneer systemen niet goed met elkaar kunnen koppelen of communiceren.

Deze inefficiëntie tegengaan? Maak een lijstje van alle systemen waarmee je werkt en de rol die ze spelen binnen je kantoor. Klinkt simpel, maar we weten uit ervaring dat het nog best een uitdaging kan zijn.

Tip 3: Kijk eens kritisch naar de huidige standaardisering- en automatiseringsgraad

Wat kost op dit moment het meeste (handmatige) werk? Hoe gestandaardiseerd zijn je processen en hoe tevreden ben je over het niveau van automatisering? Kan je hier überhaupt iets over zeggen, of moet je deze informatie uit te veel verschillende systemen halen om het bij te kunnen houden?

Er is waarschijnlijk echt al een hele hoop geregeld op het gebied van de administratieve processen. Maar je ziet pas verbeterpunten als je er om de zoveel tijd eens van een afstandje naar kijkt.

Klopt het allemaal nog wel? Zijn er dingen veranderd, of kunnen er zaken verbeterd worden? Voor je het weet zie je overal laaghangend fruit dat simpelweg wacht om geplukt te worden!

Tip 4: Centraliseer je kanalen en processen

Tot nu toe zijn de tips vooral gericht op het evalueren, analyseren en inventariseren. Essentiële stappen, want je moet uiteraard wel eerst weten waar je staat. Maar nu is het tijd om echt concreet aan de slag te gaan.

Mogelijk dé cruciale tip die je als accountant in staat stelt te standaardiseren en automatiseren? Het centraliseren van je bestaande kanalen en processen.

Het lijstje van tip 2 stelt je in staat om te bepalen welke platformen, systemen en kanalen je waarvoor gebruikt en of ze wel optimaal in worden gezet. Op basis hiervan kan je de stappen zetten naar het centraliseren van deze systemen én de bijbehorende processen.

Pas wanneer je werkt vanuit één centrale plek kan je alle processen op elkaar in laten spelen, efficiënter werken en gestroomlijnd communiceren. Kijk daarom naar de mogelijkheden van een geïntegreerde oplossing die je een all-in-one platform zou kunnen bieden, zodat je echt kan centraliseren.

Tip 5: Creëer orde in de chaos, houd het meetbaar en rapporteerbaar

Een wirwar van systemen maakt het bijna volledig onmogelijk om overzicht te creëren en te bewaren. Als je centraliseert creëer je orde in de chaos en kan je alle voorheen losse kanalen op een nieuwe (en uiteraard efficiënte) manier gaan managen.

Dit is ook gelijk het moment om een behoorlijke stap in je efficiëntieslag te maken: blijven meten en rapporteren. Daarom is het belangrijk dat je gecentraliseerde aanpak niet alleen zorgt voor meer overzicht maar ook voor meer inzicht.

Makkelijker je resultaten blijven meten en relevante cijfers rapporteren? Zorg er dan voor dat je het niet gelijk te groot aanpakt. Vaker meten met iets minder data, of tussentijds rapporteren met actuele cijfers houdt je als accountant wendbaarder. En zo kan je steeds weer nieuwe stappen zetten in de weg naar een nog succesvoller accountantskantoor.

Bonus tip

Kijk ook eens met een frisse blik naar een boekjaar. Ben je op dit moment 4 keer per jaar alles in bulk aan het verwerken? Of zorg je er als kantoor voor dat een administratie maandelijks bij is? Als je maandelijks bij bent kan je niet alleen sturen en rapporteren op actuele cijfers, je geeft ook nog eens je efficiëntie een boost.

Bron: Accountancy Vanmorgen