Automatisering van de boekhouding: durft u deze trend te volgen die een stap verder gaat?

Natuurlijk wel! Automatisering van de boekhouding is een onomkeerbare innovatie in de sector. Wij zijn er nog altijd van overtuigd dat accountants niet zullen verdwijnen. Door de automatisering gaat beveiligde en geautomatiseerde software alleen repetitieve taken voor de volle 100 procent overnemen. Vandaar de term ‘robotisering van de accountancy’.

Er zijn veel aspecten die deze evolutie zo interessant maken. Behalve tijdwinst biedt ze ook deze voordelen: lager foutenrisico, minder eentonig werk en meer tijd voor opdrachten met een grotere toegevoegde waarde.

Maar wilt u meer efficiëntie? Implementeer de automatisatie op een correcte manier.

Daarom kiest u het best voor een software die zijn sporen al heeft verdiend.

Wat bieden ‘up-to-date’ boekhoudoplossingen u vandaag op het vlak van procesautomatisatie?

Automatisch aangemaakt taakoverzicht

Met een taakoverzicht ziet de accountant welke documenten hij moet behandelen. Het gaat om een eenvoudig principe: de toepassing zoekt automatisch de verschillende documenten op die bij elk dossier horen en die de klant, de bank of het sociaal secretariaat digitaal doorstuurt.

De accountant opent zijn softwarepakket en krijgt meteen een overzicht, opgesplitst in secties zoals:

· dossiernaam;

· datum van de laatste aanpassingen;

· de verschillende documenten die hij moet verwerken (facturen, CODA’s, SODA’s, UBL,...) .

Daarna klikt de accountant rechtstreeks in het overzicht en belandt hij meteen exact op de plaats waar hij het document moet verwerken.

Iedere medewerker in het accountantskantoor heeft zijn eigen taakoverzicht. En hij kiest welke dossiers hij in zijn overzicht opneemt.

Wilt u uw voordeel doen met dit soort software? Dan moet u natuurlijk mee zijn met de digitalisering van het accountantskantoor. De accountant moet een karakterherkenningssoftware hebben en een offload*-service. Die software zal nog performanter zijn als de accountant ook werkt met een uitwisselingsplatform, CODA’s en SODA’s.

*De offload-service uploadt de documenten, zet ze klaar voor de accountant en voert de beschikbare boekingen uit.

Automatisering

Via een koppeling aan het taakoverzicht en de offload-service is het nu mogelijk om de automatisering van een aantal functies te activeren. Zo voert het systeem taken uit op de achtergrond zonder enige tussenkomst van de accountant. Enkele voorbeelden:

· automatisch documenten in de karakterherkenningssoftware downloaden;

· verkoopfacturen uit andere toepassingen inlezen;

· CODA-bestanden automatisch inlezen;

· gegevens automatisch naar een reporting-tool doorsturen.

Een concreet voorbeeld? Het is niet meer nodig om CODA-bestanden manueel een voor een in elk dossier in te laden. Het systeem koppelt ze aan alle dossiers waarvoor u de automatische invoer van CODA-bestanden activeerde.

Deze twee features leveren u dus flink wat tijdwinst op. In de eerste feature centraliseert de software alles en verwerkt ze de gegevens volledig automatisch. U moet niet meer in een reeks e-mails, bestanden of toepassingen opzoeken of nagaan of een document is aangekomen.

De tweede feature automatiseert een reeks opeenvolgende handelingen terwijl u toch de mogelijkheid behoudt om te controleren en te corrigeren.

WinBooks implementeerde deze innovaties al in zijn programma’s. Wij hebben ook een heel optimistische visie over het beroep van de accountant. Pierre Borremans – een van de grondleggers van deze Belgische oplossing – verduidelijkt:

“In onze ogen bieden de digitalisering en nu ook de automatisering de accountants van de toekomst unieke kansen om zichzelf opnieuw uit te vinden en hun aanbod te verrijken. Accountantskantoren kunnen enerzijds met hetzelfde aantal werknemers hun diensten aan meer klanten aanbieden. Het logische gevolg? Een hogere omzet. Anderzijds beschikken ze dankzij de digitalisering en automatisering over gedetailleerde gegevens. Zo kunnen ze hun klanten op een hoog niveau ondersteunen. Met de gewonnen tijd zullen ze tegen een vergoeding adviesdiensten kunnen aanbieden, vooral via de nieuwe reporting-tools. Vergeet ook wat we nooit kunnen automatiseren: naar de klant luisteren en aandacht hebben voor zijn noden. Dat menselijke facet typeert de relatie tussen een accountant en zijn klant.”