Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk

14 juli 2020 à 07:15

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Personenbelasting publiceerde op 14/07/2020 de Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk.

Deze circulaire bespreekt de toekenning van een forfaitaire thuiswerkvergoeding als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Inhoudstafel

I. Inleiding
II. Bespreking

1. Algemeen
2. Forfaitaire thuiswerkvergoeding

III. Inwerkingtreding

I. Inleiding

1. Thuiswerk brengt voor werknemers een aantal kosten met zich mee die eigen zijn aan de werkgever.

Deze circulaire bespreekt de mogelijkheid van een werkgever om, onder bepaalde voorwaarden, een forfaitaire thuiswerkvergoeding toe te kennen aan zijn werknemers (1) die regelmatig en structureel thuiswerken, om de kosten te dekken die deze werknemers maken en die ten laste komen van de werkgever.

(1) Worden beoogd, alle werknemers met inbegrip van ambtenaren van de diverse overheden.

2. Die vergoeding van maximaal 126,94 euro per maand is bij de verkrijgers een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Ingevolge indexering verhoogt dit bedrag vanaf 01.04.2020 tot 129,48 euro per maand.

II. Bespreking

1. ALGEMEEN

3. Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever (2), op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:

- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn

- de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

(2) Artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92.

4. De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

2. FORFAITAIRE THUISWERKVERGOEDING

5. Indien er effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk wordt gedaan door werknemers, nl. minstens 5 werkdagen per maand, kan de werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen van maximaal 126,94 euro per maand. Ingevolge indexering verhoogt dit bedrag vanaf 01.04.2020 tot 129,48 euro per maand.

De hier vermelde bedragen moeten niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

6. Die forfaitaire thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, ... in de verblijfplaats van de werknemer.

7. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen verschillende functiecategorieën. Er moet aan alle werknemers die aan regelmatig en structureel thuiswerk doen, hetzelfde bedrag van maximaal 126,94 of vanaf 01.04.2020 129,48 euro per maand worden toegekend.

8. Om eventueel dubbel gebruik van toegekende onkostenvergoedingen te vermijden, mag de hier bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding niet worden gecombineerd met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen.

9. Bij de verkrijgers is die forfaitaire thuiswerkvergoeding een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, indien rekening wordt gehouden met volgende modaliteiten:

- de verkrijgers van de forfaitaire thuiswerkvergoeding zijn verplicht, in geval zij hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, deze forfaitaire vergoeding in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben

- om de mogelijkheid van dubbele aftrek van eenzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever

- de werkgever heeft steeds nominatieve lijsten ter beschikking met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding

- de forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 'diverse inlichtingen', moet de vermelding 'JA – ernstige normen' worden ingevuld aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding is vastgesteld op basis van ernstige normen

- de vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald aan werknemers die een 'salary split' hebben, moeten worden verminderd in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid

- het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding, zoals vermeld in randnummers 2, 5 en 7, mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.

10. Deze circulaire bespreekt enkel de hiervoor bedoelde toekenning van een forfaitaire thuiswerkvergoeding. Indien een werkgever:

- daarenboven forfaitaire terugbetalingen van andere kosten eigen aan de werkgever dan voormelde bureaukosten (3) wil toekennen

- of forfaitaire terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever voor bureaukosten die niet voldoen aan de in deze circulaire vermelde voorwaarden (4) wil toekennen

- of daarenboven bepaalde bestanddelen die gedekt worden door deze vergoeding voor bureaukosten, zoals bijvoorbeeld een bureaustoel, ter beschikking wil stellen,

kan hij hiervoor altijd een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB) indienen.

(3) Zie randnummer 6.
(4) Bijvoorbeeld indien een werkgever wel wenst te differentiëren tussen verschillende functiecategorieën.