Circulaire 2024/C/16 over het mobiliteitsbudget – formules om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 en het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf te berekenen

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Personenbelasting publiceerde op 15/02/2024 de Circulaire 2024/C/16 over het mobiliteitsbudget – formules om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 en het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf te berekenen.

Deze circulaire bespreekt de formules die zijn vastgelegd volgens dewelke het bedrag van de bestedingen in pijler 1 voor een milieuvriendelijk bedrijfswagen en het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf moeten worden berekend op basis van werkelijke kosten, of kunnen worden berekend op basis van forfaitaire waarden.

personenbelasting ; belasting van niet-inwoners/natuurlijke personen ; voordeel van alle aard ; forfaitaire raming van de voordelen van alle aard ; kosteloze beschikking over een autovoertuig ; kosteloze beschikking over een bedrijfsvoertuig ; vergoeding voor reiskosten voor woon-werkverkeer ; vrijstelling ; aftrekbare beroepskosten

FOD Financiën, 15.02.2024Inhoudstafel

I. Inleiding

II. Formules om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen

A. De werkelijke kostenformule

1. Exhaustieve lijst van werkelijke kosten

2. Bedrijfswagenbeleid

3. Laadstation

4. Eigen schatting, naar best vermogen

5. Verrekening

B. De forfaitaire waardenformule

1. Optie, geen verplichting

2. Gehuurd of geleased

a. Vaste component

b. Variabele component

c. Voorbeeld

3. Eigendom of financiële leasing

a. Vaste component

b. Variabele component

c. Voorbeeld

C. Gemeenschappelijke bepalingen

1. Ontoereikend mobiliteitsbudget

2. Terugbetaling leasemaatschappij

III. Bedrag mobiliteitsbudget

A. De werkelijke kostenformule

B. De forfaitaire waardenformule

1. Identiek

2. In welke gevallen biedt de forfaitaire waardenformule een oplossing

3. Kilometervergoeding

C. Jaarbedrag

D. Eigen bijdrage

E. Referentiewagen

F. Vaststelling mobiliteitsbudget zonder kosten professionele verplaatsingen

IV. Gemeenschappelijke bepalingen

1. Communicatie werkgever

2. Geen keuze 'à la carte'

3. Looptijd keuze

V. Inwerkingtreding

1. Voor wat betreft de vaststelling van het bedrag van het mobiliteitsbudget

2. Voor wat betreft de vaststelling van het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1

I. INLEIDING

1. Deze circulaire bespreekt het koninklijk besluit van 10.09.2023 tot uitvoering van de artikelen 8, § 5, en 12, § 5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29.09.2023 - Numac: 2023045261.

2. Sinds 01.01.2022 moet het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking worden gesteld van de werknemer op een mobiliteitsrekening, en niet alleen het mobiliteitsbudget na aftrek, in voorkomend geval, van het deel gebruikt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en van de bijhorende kosten (pijler 1) (1). De art. 1 en 3 van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29.03.2019, Ed 1 – Numac: 2019011207, zijn overeenkomstig aangepast.

(1) Zie art. 27 van de wet van 25.11.2021 houdende fiscale en sociale vergroening van de mobiliteit, BS 03.12.2021 – Numac: 2021033910, en titel 5.3 van de circulaire 2022/C/20 van 15.02.2022 over fiscale vergroening van de mobiliteit – mobiliteitsbudget.

3. Daarnaast zijn, in toepassing van de art. 8, § 5 en 12, § 5 van de wet van 17.03.2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29.03.2019 – Numac: 2019030319 (2), formules vastgelegd volgens dewelke:

- het bedrag van de bestedingen in pijler 1 voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen,

- en het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf,

moeten worden berekend op basis van werkelijke kosten, of kunnen worden berekend op basis van forfaitaire waarden.

(2) Zoals gewijzigd door de art. 27 en 30, W 25.11.2021.

II. FORMULES OM HET BEDRAG VAN DE BESTEDINGEN IN PIJLER 1 TE BEREKENEN

4. Het bedrag van de bestedingen in pijler 1 moet jaarlijks worden vastgelegd.

5. De kostprijs van een milieuvriendelijke bedrijfswagen wordt in principe vastgesteld door de optelling van alle kosten voor de financiering van de wagen en de gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid, zoals de brandstofkosten en de verschuldigde solidariteitsbijdrage.

6. Om een belangrijke administratieve vereenvoudiging te realiseren, legt het KB 10.09.2023 een formule vast volgens dewelke het bedrag van de bestedingen van het mobiliteitsbudget in pijler 1 voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen:

- moet worden berekend op basis van de werkelijke kosten, of

- kan worden berekend op forfaitaire wijze.

A. De werkelijke kostenformule

7. De werkelijke kostenformule om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 (3) te berekenen, bestaat uit alle werkelijke kosten gemaakt door de werkgever voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en de daarmee gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid zoals hierna opgesomd in het nr. 8.

(3) Als bedoeld in art. 8, § 2, 1°, W 17.03.2019.

1. EXHAUSTIEVE LIJST VAN WERKELIJKE KOSTEN

8. Het gaat om de volgende lijst van werkelijke kosten:

- jaarlijkse afschrijving van 20 % van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen (4),

- intresten op geleende kapitalen,

- kosten van huur of leasing,

- brandstof- en elektriciteitskosten,

- administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten,

- jaarlijkse afschrijving van 20 % van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie,

- onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation,

- beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel,

- tol- en parkeerkosten (5),

- reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten,

- kosten van een vervangwagen,

- kosten voor het rijklaar maken van het voertuig,

- kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden,

- expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder,

- herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract,

- verzekeringskosten (incl. franchisekosten),

- kosten van de technische keuring,

- beheerskosten van dienstverlening,

- belasting op de inverkeerstelling,

- verkeersbelasting,

- patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ,

- niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten,

- belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten,

- belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.

(4) Wanneer de bedrijfswagen eigendom is van de werkgever, worden de financieringskosten (kosten van huur of leasing) vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20 %.

(5) Onder parkeerkosten dienen de kosten m.b.t. publiek toegankelijke parkeerplaatsen te worden verstaan.

9. Deze lijst van werkelijke kosten is exhaustief. Geen enkele andere kost kan in rekening worden gebracht. Zo komen bijvoorbeeld verkeersboetes niet in aanmerking omdat zij geen betrekking hebben op het voertuig, maar wel op het gedrag van de bestuurder.

10. Deze kosten kunnen niet in rekening worden gebracht wanneer zij reeds vervat zitten in de kosten m.b.t. het huur- of leasecontract. Wanneer bijvoorbeeld brandstof- of elektriciteitskosten reeds vervat zitten in de kosten m.b.t. het leasecontract, dan mogen deze kosten niet nogmaals afzonderlijk in rekening worden gebracht.

2. BEDRIJFSWAGENBELEID

11. Deze kosten kunnen slechts in rekening worden gebracht voor zover het bedrijfswagenbeleid voorziet in de financiering ervan.

12. Onder bedrijfswagenbeleid moet worden verstaan: de door de werkgever vastgelegde voorschriften die de voorwaarden van toekenning en gebruik van de bedrijfswagen regelen (6). Dit omvat dus ook alle instructies of regels, in welke vorm dan ook, die door de werkgever binnen de onderneming worden uitgevaardigd m.b.t. de voorwaarden van toekenning en gebruik van de bedrijfswagen, die ter beschikking moeten worden gesteld aan de werknemers die begunstigde zijn van een bedrijfswagen.

(6) Zie art. 3, 5°, W 17.03.2019.

3. LAADSTATION

13. De term 'jaarlijkse afschrijving van 20 % van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie' verwijst naar de kosten voor de aanschaf en installatie van het laadstation, alsook naar eventuele latere en noodzakelijke certificering.

14. In feite zijn er bij een laadstation twee mogelijkheden:

- of de werkgever leaset/huurt de milieuvriendelijke bedrijfswagen en het laadstation, en de kosten voor het laadstation zijn al in het lease/huurbedrag begrepen,

- ofwel is de werkgever eigenaar van het laadstation en worden de kosten van de financiering van dat laadstation, zoals het geval is wanneer de werkgever eigenaar is van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20 %.

4. EIGEN SCHATTING, NAAR BEST VERMOGEN

15. Indien bepaalde kosten betreffende de milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 niet gekend zijn op het moment van de toekenning van het mobiliteitsbudget (bijvoorbeeld voor brandstof- en elektriciteitskosten), zal de werkgever het resterende budget in pijlers 2 en 3 vaststellen, gebaseerd op een eigen schatting, naar best vermogen.

5. VERREKENING

16. Zodra de werkelijke kosten zijn gekend, moeten die worden verrekend in het mobiliteitsbudget. Die verrekening moet zo snel mogelijk worden gerealiseerd en de werknemer moet hiervan in kennis worden gesteld.

17. Bovendien moet de werknemer op ieder ogenblik toegang hebben tot de inlichtingen betreffende de stand van zijn mobiliteitsbudget, waaronder het beschikbare saldo (7).

(7) Art. 3 KB 21.03.2019.

B. De forfaitaire waardenformule

18. De mogelijkheid van het gebruik van een forfaitaire waardenformule om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te bepalen, laat de werkgever toe een transparante en aanvaardbare berekening te maken van het bedrag dat hij ter beschikking kan stellen aan de werknemer voor de bestedingen in pijler 2 en van het saldo dat hij later, na aftrek van de bestedingen in pijlers 1 en 2, moet uitbetalen in pijler 3. Momenteel zorgt dit voor problemen bij werkgevers die nog niet beschikken over alle noodzakelijke informatie om de werkelijke kosten vast te stellen gelinkt aan de milieuvriendelijke bedrijfswagen.

19. Voor de werknemer maakt het gebruik van een forfaitaire waardenformule dan weer onmiddellijk duidelijk welk bedrag hij kan uitgeven in pijler 2 en welk bedrag hij, na aftrek van zijn bestedingen in pijlers 1 en 2, kan verwachten in pijler 3.

1. OPTIE, GEEN VERPLICHTING

20. Het bedrag van de bestedingen met betrekking tot de ter beschikkingstelling van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en de daarmee gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid (pijler 1) kan ook worden berekend op basis van forfaitaire waarden.

21. Die formule is een optie, en dus geen verplichting voor werkgevers die een mobiliteitsbudget aanbieden. Daarom moeten de werkgevers die gebruik willen maken van de formule op basis van forfaitaire waarden hierover duidelijk communiceren aan hun werknemers in het kader van hun aanbod (8), zodat de werknemers weten hoe de bestedingen in pijler 1 zullen worden berekend.

(8) Art. 4, § 1, W 17.03.2019.

22. Werkgevers die niet kiezen voor de berekening van het bedrag van de bestedingen op basis van de forfaitaire waarden, zijn verplicht om de berekening uit te voeren op basis van de werkelijke kostenformule (9).

(9) Zie titel A 'De werkelijke kostenformule'.

23. De forfaitaire waardenformule verschilt naargelang het voertuig gehuurd of geleased wordt, dan wel het een voertuig in eigendom of financiële leasing betreft. In beide gevallen is er eerst een 'vaste' component en vervolgens een 'variabele' component die betrekking heeft op het aantal gereden kilometers voor woon-werkverplaatsingen, en een aantal zuivere privékilometers dat forfaitair is vastgesteld.

2. GEHUURD OF GELEASED

a. Vaste component

FORMULE

24. Als het een gehuurd of een geleased voertuig betreft, is de vaste component gebaseerd op:

de jaarlijkse huur- of leasekost

+ de gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur-of leasecontract, mits zij zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid

+ de niet-aftrekbare btw

+ de belasting op de niet-aftrekbare autokosten

+ de patronale CO2-solidariteitsbijdrage op jaarbasis

GEMIDDELDE JAARLIJKSE KOST VAN ALLE KOSTEN DIE NIET ZIJN OPGENOMEN IN HET HUUR-OF LEASECONTRACT

25. Hieronder dient te worden verstaan de gemiddelde jaarlijkse kosten van al deze uitgaven over de afgelopen drie jaar, of de gemiddelde jaarlijkse kosten over de gehele periode indien de bedrijfswagen voor minder dan drie jaar ter beschikking is gesteld, steeds op voorwaarde dat daarin is voorzien in het bedrijfswagenbeleid.

26. Aangezien het hier gaat om de kosten die niet zijn opgenomen in het huur of leasecontract van de in pijler 1 gekozen milieuvriendelijke bedrijfswagen, zullen deze kosten nog niet gekend zijn op het moment dat de milieuvriendelijke bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld. De werkgever zal daarom voor het eerste jaar die kosten zelf moeten schatten, naar best vermogen. Het volgende jaar kan dan rekening worden gehouden met de kosten van het vorige jaar, het jaar daarop met het gemiddelde van de twee vorige jaren, enz.

b. Variabele component

FORMULE

27. (6000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer, op voorwaarde dat de brandstofkosten en/of elektriciteitskosten niet al inbegrepen zijn in de jaarlijkse huur- of leasekost.

28. Voor de variabele component voor de zuivere privékilometers en woon-werkkilometers wordt de logica van de semi-forfaitaire regeling van de btw-aftrek gevolgd: 6.000 zuivere privé-kilometers per jaar en de woon-werk afstand heen en terug gedurende 200 werkdagen per jaar.

VERBRUIKSKOST PER KILOMETER

29. De verbruikskost per kilometer wordt vastgesteld op 30 % van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel toekent (10) zoals van kracht op het moment wanneer het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 wordt vastgesteld. M.a.w. op het moment waarop een (nieuwe) keuze voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 wordt gemaakt en vervolgens telkens op 1 januari van de daarop volgende jaren. In geval van een functieverandering of bevordering die leidt tot een verhoging of verlaging van het mobiliteitsbudget, zal de huidige verbruikskost per kilometer in de loop van het jaar enkel wijzigen wanneer dit gepaard gaat met de keuze van een nieuwe milieuvriendelijke bedrijfswagen binnen pijler 1.

(10) Toepassing van art. 74 van het koninklijk besluit van 13.07.2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, zoals gewijzigd door art. 2 van het koninklijk besluit van 10.11.2022 tot wijziging van het koninklijk besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, BS 16.11.2019 – Numac: 2022042597.

30. Sinds 01.10.2022 wordt het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel toekent per kwartaal i.p.v. jaarlijks aangepast. Op die manier kan er sneller worden gereageerd op schommelingen in de brandstofprijzen (11). Voor de periode van 01.01.2024 tot en met 31.03.2024 is het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding vastgesteld op 0,4269 euro per kilometer (12).

(11) Zie circulaire 2022/C/121 van 22.12.2022 over de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen.

(12) Zie circulaire 2024/C/3 van 08.01.2024 over de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen.

31. Gezien de bestedingen in pijler 1 jaarlijks worden vastgelegd (13), zal de forfaitaire kilometervergoeding jaarlijks fluctueren.

(13) Zie nr. 4.

GEEN TANK- OF LAADKAART

32. Wanneer de werknemer niet beschikt over een aan zijn bedrijfswagen gekoppelde tankkaart of laadkaart wordt de verbruikskost per kilometer geacht gelijk te zijn aan 0. In dit geval betaalt de werknemer persoonlijk de brandstof- of elektriciteitskosten en worden deze niet opgenomen in de door de werkgever in pijler 1 betaalde kosten. De variabele component zal in dat geval dus gelijk zijn aan 0.

BRANDSTOFKOSTEN BEGREPEN IN JAARLIJKSE HUUR- OF LEASEKOST

33. Wanneer de brandstofkosten reeds zijn inbegrepen in de jaarlijkse huur- of leasekost, en dus in de hierboven vermelde vaste component, dan mag er geen rekening worden gehouden met een variabele component. In dat geval zouden deze kosten immers dubbel in rekening gebracht worden.

WIJZIGING WOON-WERKAFSTAND

34. Wanneer de woon-werkafstand wijzigt in de loop van het jaar omwille van bijvoorbeeld een verandering van woonplaats, dan zal die wijziging pas uitwerking hebben in de formule vanaf 01/01 van het daaropvolgende jaar. Deze afstand wordt immers vastgesteld op het moment dat het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 wordt vastgesteld, en vervolgens ieder jaar op 1 januari.

AANTAL WERKDAGEN

35. Bij de bepaling van de woon-werkafstand wordt rekening gehouden met 200 werkdagen. Er dient daarbij geen rekening te worden gehouden met het aantal dagen telewerk.

c. Voorbeeld

36. De leasekost voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen (benzinemotor) met een CO2-uitstoot van 85 gr/km bedraagt 625 euro/maand.

De gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het leasecontract en waarin het bedrijfswagenbeleid voorziet bedraagt 120 euro (kosten carwash).

De brandstofkosten zijn niet begrepen in de leasekost.

De aftrekbare btw bedraagt 35 %, de verworpen uitgaven 20,4 % en de solidariteitsbijdrage bedraagt 376,08 euro op jaarbasis.

De woon-werkafstand bedraagt 30 km enkel.

Formule:

625 euro x 12 = 7.500 euro (jaarlijkse leasekost excl. Btw) +120 euro = 7.620 euro.

7.620 euro x 21 % btw = 1.600,20 euro x 65 % (niet-aftrekbare btw) = 1.040,13 euro.

7.620 euro x 20,4 % (verworpen uitgaven) x 25 % (tarief vennootschapsbelasting) = 404,22 euro.

Vaste component = 7.620 + 1.040,13 + 404,22 + 376,08 = 9.440,43 euro.

Variabele component = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euro.

Het bedrag van de besteding in pijler 1 = 9.440,43 + 2.305,26 = 11.745,69 euro.

3. EIGENDOM OF FINANCIËLE LEASING

a. Vaste component

FORMULE

37. Voor een voertuig in eigendom of financiële leasing wordt de vaste component van de formule als volgt berekend:

Cataloguswaarde voertuig (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) x 25 % + patronale CO2-solidariteitsbijdrage.

CATALOGUSWAARDE

38. De notie cataloguswaarde is eveneens diegene die gebruikt wordt voor de vaststelling van het voordeel van alle aard in hoofde van de belastingplichtige. Om die reden wordt er dus verwezen naar de definitie van art. 36, § 2, tweede lid van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92), die luidt als volgt: 'Onder cataloguswaarde wordt verstaan de catalogusprijs van het voertuig in nieuwe staat bij verkoop aan een particulier, inclusief opties en werkelijk betaalde belasting over de toegevoegde waarde, zonder rekening te houden met enige korting, vermindering, rabat of restorno.'.

39. De 25 % van de cataloguswaarde (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) is een forfaitaire benadering waarin alle bijkomende kosten zijn begrepen. Hier kan dus geen sprake meer zijn van afzonderlijke bijkomende kosten van verzekering, onderhoud, enz. Enkel de solidariteitsbijdrage wordt nog afzonderlijk meegerekend.

b. Variabele component

40. De variabele component wordt op dezelfde manier vastgelegd als die voor de hiervoor omschreven gehuurde of geleasede voertuigen (14).

(14) Zie nrs. 27 tot en met 32, 34 en 35.

c. Voorbeeld

41. De cataloguswaarde van de milieuvriendelijke bedrijfswagen (benzinemotor) met een CO2-uitstoot van 85 gr/km bedraagt 41.000 euro. De verworpen uitgaven bedragen 20,4 % en de solidariteitsbijdrage bedraagt 376,08 euro op jaarbasis. De afstand woon-werkverkeer bedraagt 30 km enkel.

Kost verworpen uitgaven = 41.000 x 20,4 % x 25 % = 2.091 euro.

Vaste component = 25 % x (41.000 + 2.091) + 376,08 = 11.148,83 euro.

Variabele component = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euro.

Het bedrag van de besteding in pijler 1 = 11.148,83 + 2.305,26 = 13.454,09 euro.

C. Gemeenschappelijke bepalingen

1. ONTOEREIKEND MOBILITEITSBUDGET

42. Als op het einde van het kalenderjaar blijkt dat het mobiliteitsbudget ontoereikend is om bepaalde kosten aan te rekenen en die kosten niet worden terugbetaald door de werknemer, moeten die kosten worden beschouwd als een loonvoordeel en moeten ze worden onderworpen aan de gewone bijdragen voor de sociale zekerheid voor werkgever en werknemer en aan de inkomstenbelastingen. Zij verliezen dus hun specifieke sociale en fiscale behandeling die zij binnen het mobiliteitsbudget genieten.

43. Wanneer bijvoorbeeld een werknemer eigen geld besteedt aan een duurzaam vervoermiddel en dat geld terugvraagt in het kader van zijn mobiliteitsbudget, maar het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, dan vergoedt de werkgever de werknemer enkel tot een bedrag van het nog beschikbare budget. Als de werkgever toch het hele bedrag terugbetaalt aan de werknemer, dan zal de werkgever het verschil moeten aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Wanneer daarentegen de werkgever een duurzaam vervoermiddel voorfinanciert voor de werknemer en afrekent op het mobiliteitsbudget, maar het beschikbare bedrag van het mobiliteitsbudget ontoereikend is, moet de werknemer het verschil terugbetalen aan de werkgever, of moet de werkgever het verschil aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

2. TERUGBETALING LEASEMAATSCHAPPIJ

44. Als de leasemaatschappij een bedrag terugbetaalt aan de werkgever omdat er bijvoorbeeld veel minder kilometers zijn gereden met de milieuvriendelijke bedrijfswagen dan is ingeschat, dan moet het mobiliteitsbudget van de werknemer overeenkomstig worden verhoogd. Er zijn initieel immers teveel kosten aangerekend op het mobiliteitsbudget.

45. Het bedrag wordt toegerekend aan het kalenderjaar waarin de terugbetaling plaatsvindt. Wat eventueel overblijft op het einde van het kalenderjaar, valt onder pijler 3 en wordt overeenkomstig uitbetaald.

III. BEDRAG MOBILITEITSBUDGET

46. Het bedrag van het mobiliteitsbudget komt in principe overeen met:

- de jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt,

- de fiscale en parafiscale lasten,

- en de met de wagen gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid, zoals de financieringskosten, de brandstofkosten, de verschuldigde solidariteitsbijdrage.

47. Wanneer de bedrijfswagen eigendom is van de werkgever, worden de financieringskosten vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20 % (15).

(15) Art. 12, §§ 1 en 2, W 17.03.2019.

48. Het uitgangspunt is dus de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen: de total cost of ownership (TCO).

49. Om een belangrijke administratieve vereenvoudiging te realiseren, voorziet het KB 10.09.2023 ook hier in een formule volgens dewelke het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf:

- moet worden berekend op basis van de werkelijke kosten, of

- kan worden berekend op forfaitaire wijze.

A. De werkelijke kostenformule

50. De werkelijke kostenformule die moet worden gebruikt om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van de werkelijke kosten te berekenen, bestaat uit een gemiddelde van de jaarlijkse bruto kosten van de ter beschikking gestelde bedrijfswagen waarvan de werknemer afstand doet.

51. Dit gemiddelde wordt berekend over de laatste vier jaar, of over de volledige periode wanneer de bedrijfswagen minder dan vier jaar ter beschikking werd gesteld, rekening houdende met alle werkelijke kosten zoals opgesomd in het nr. 8. Uiteraard dienen daarbij de voorwaarden vermeld in de nrs. 9 tot en met 14 in acht te worden genomen.

52. Door een gemiddelde te berekenen op maximum 4 jaar gebruik van de aan de werknemer ter beschikking gestelde bedrijfswagen, worden eventuele uitzonderlijke kosten in verband met de wagen uitgevlakt of wordt voorkomen dat een bijzonder laag uitgavenjaar als referentie wordt genomen.

B. De forfaitaire waardenformule

1. IDENTIEK

53. De forfaitaire waardenformule die gebruikt kan worden om het bedrag van het mobiliteitsbudget te berekenen is identiek aan voormelde forfaitaire waardenformule om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen.

54. De berekening van die forfaitaire waardenformule gebeurt hier uiteraard wel op basis van de ingeruilde bedrijfswagen. Voor werknemers die geen bedrijfswagen hebben, maar er wel voor in aanmerking komen, zal die berekening dan gebeuren op basis van de bedrijfswagen die de werknemer zou hebben gekozen, of nog op basis van een referentiewagen (16), voor zover de werkgever deze alternatieve methode heeft opgenomen in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.

(16) Zie FAQ nr. 6.18 op www.mobiliteitsbudget.be en titel E. 'Referentiewagen' hieronder.

2. IN WELKE GEVALLEN BIEDT DE FORFAITAIRE WAARDENFORMULE EEN OPLOSSING

55. De forfaitaire waardenformule is uiteraard een optie, en dus geen verplichting voor werkgevers die een mobiliteitsbudget aanbieden. De forfaitaire waardenformule kan wel een oplossing bieden voor werknemers die (nog) niet genieten van een bedrijfswagen en die dus geen afstand doen van een bedrijfswagen. In die gevallen is het niet zinvol om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.

56. Deze formule zal logischerwijs ook worden gebruikt bij een functieverandering of bevordering wanneer de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voor een bedrijfswagen voorziet. Ook in die gevallen zullen er geen gegevens beschikbaar zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.

3. KILOMETERVERGOEDING

57. Voor de forfaitaire berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, is de kilometervergoeding die in aanmerking moet worden genomen diegene die van kracht is op het moment van de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

58. Dit zal gebeuren op het ogenblik van de eerste toekenning, maar ook wanneer een functieverandering of bevordering leidt tot een wijziging van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

59. Afgezien van deze omstandigheden leidt de latere wijziging (verhoging of verlaging) van de kilometervergoeding niet tot een aanpassing van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

60. De verbruikskost per kilometer wordt geacht gelijk te zijn aan 0 indien de werknemer niet beschikte over een aan zijn bedrijfswagen gekoppelde tankkaart of laadkaart of wanneer de brandstofkosten inbegrepen waren in de jaarlijkse huur- of leasekost. De variabele component zal in die situaties dus gelijk zijn aan 0.

C. Jaarbedrag

61. Het mobiliteitsbudget is een jaarbedrag, dat wordt toegekend overeenkomstig het aantal kalenderdagen van het kalenderjaar waarin de werknemer heeft deelgenomen aan het systeem van het mobiliteitsbudget (17).

(17) Art. 8, § 1, W 17.03.2019.

62. Op die manier zullen, wanneer er van een bedrijfswagen op een mobiliteitsbudget wordt overgestapt, de fiscale regimes niet gecumuleerd worden. De berekening van het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een door de werkgever kosteloos ter beschikking gesteld voertuig gebeurt immers eveneens per kalenderdag dat de werknemer de wagen effectief ter beschikking had. Logischerwijs moeten de bovenstaande formules voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, in voorkomend geval, worden toegepast in verhouding tot het hierboven vermelde aantal kalenderdagen.

D. Eigen bijdrage

63. Indien een werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen waarvan hij afstand doet, dan moet die eigen bijdrage in mindering worden gebracht van het bedrag van het mobiliteitsbudget, en dit ongeacht of het bedrag van het mobiliteitsbudget werd vastgesteld volgens de werkelijke kostenformule dan wel volgens de forfaitaire waardenformule.

E. Referentiewagen

64. Het mobiliteitsbudget moet in principe per individuele werknemer worden bepaald in functie van de wagen en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk.

65. Er wordt echter aanvaard dat de werkgever het bedrag van het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, en dit ongeacht of de werkgever gebruik maakt van de werkelijke kostenformule dan wel van de forfaitaire waardenformule. De voorwaarde is evenwel dat de werkgever deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.

66. Er moet dus consistent eenzelfde methode worden toegepast:

- ofwel een vaststelling van het mobiliteitsbudget per individuele werknemer;

- ofwel op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort.

67. De gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.

F. Vaststelling mobiliteitsbudget zonder kosten professionele verplaatsingen

68. Er wordt aan herinnerd dat de werkgever de kosten van de bedrijfswagen die het gevolg zijn van het gebruik van die wagen voor beroepsdoeleinden in mindering mag brengen van het mobiliteitsbudget op voorwaarde dat hij de kosten van de werknemer voor verplaatsingen voor beroepsdoeleinden bovenop het mobiliteitsbudget vergoedt tijdens de toekenning ervan (18). Die kosten beperken zich enkel tot de brandstofkosten voor beroepsverplaatsingen. Het gaat hier dus om de werkelijke brandstofkosten van de bedrijfswagen van de werknemer die betrekking hebben op zijn beroepsverplaatsingen over het jaar voorafgaand aan zijn aanvraag om over te stappen naar het mobiliteitsbudget (19).

(18) Art. 12, § 3, W 17.03.2019.

(19) Zie FAQ nr. 6.15 en 8.5 op www.mobiliteitsbudget.be.

69. Het feit dat de variabele component van de forfaitaire waardenformule voor de vaststelling van het bedrag van het mobiliteitsbudget geen rekening houdt met beroepsmatige verplaatsingen betekent geenszins dat de kosten van de bedrijfswagen die het gevolg zijn van het gebruik van die wagen voor beroepsdoeleinden reeds in mindering zijn gebracht van het bedrag van het mobiliteitsbudget. Dit is slechts de wijze van berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget als bedoeld in art. 12, § 1, W 17.03.2019 (zie § 5 van datzelfde art.). Het is van dat bedrag dat in voorkomend geval de kosten van de bedrijfswagen die het gevolg zijn van het gebruik van die wagen voor beroepsdoeleinden (brandstofkosten beroepsmatige verplaatsingen) overeenkomstig art. 12, § 3, W 17.03.2019 nog in mindering moeten worden gebracht.

IV. GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN

1. COMMUNICATIE WERKGEVER

70. Aangezien het gebruik van de formules op basis van forfaitaire waarden optioneel is voor de werkgever, moet hij hierover duidelijk communiceren aan zijn werknemers in het kader van zijn aanbod, zodat zij weten hoe de bestedingen in pijler 1 en het bedrag van hun mobiliteitsbudget zullen worden berekend (20).

(20) Zie art. 4, § 1, tweede lid, W 17.03.2019.

2. GEEN KEUZE 'À LA CARTE'

71. De werkgever kan niet 'à la carte' kiezen tussen de werkelijke of forfaitaire berekeningsmethode om voor ieder van zijn werknemers de meest voordelige situatie te berekenen. Dezelfde methode moet immers worden toegepast voor alle werknemers binnen het bedrijf.

72. De werkgever kan evenwel beslissen om de forfaitaire methode te gebruiken voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, en om gebruik te maken van de werkelijke methode om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen (of omgekeerd), voor zover die logica wordt toegepast voor alle werknemers van het bedrijf.

73. Uiteraard wordt geen rekening gehouden met de omstandigheden waar de forfaitaire formule de enige mogelijkheid is in de praktijk (21). In dergelijke gevallen wordt de werkgever geacht geen 'keuze' te hebben gemaakt.

(21) Omdat de betrokken werknemer niet over een bedrijfswagen beschikt die hij kan inleveren in ruil voor een mobiliteitsbudget, zoals dat bijvoorbeeld het geval is bij nieuw aangeworven werknemers die onmiddellijk instappen in het mobiliteitsbudget of in geval van een functieverandering of bevordering wanneer de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet.

74. Dus enkel wanneer gekozen wordt voor de forfaitaire waardenformule, moet voor iedereen dezelfde methode worden toegepast. Wanneer daarentegen gekozen wordt voor de werkelijke kostenformule, dan kan de forfaitaire waardenformule wel nog worden toegepast voor die groep van werknemers voor wie de werkelijke kostenformule geen oplossing biedt om het bedrag van het mobiliteitsbudget vast te stellen. In dat verband wordt evenwel nog opgemerkt dat wanneer een werkgever gekozen heeft voor de werkelijke kostenformule en het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van een referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de betrokken werknemer behoort, er wel een mobiliteitsbudget kan worden vastgesteld bij een functieverandering of bevordering. De forfaitaire waardenformule is dan niet de enige mogelijkheid om het mobiliteitsbudget vast te stellen, en mag dus in dat geval niet worden gebruikt.

3. LOOPTIJD KEUZE

75. De gemaakte keuze is geldig voor een periode van drie jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. De overeenkomsten die al zijn gesloten, blijven volledig van kracht en worden op generlei wijze aangetast.

76. Wanneer een werkgever na de periode van 3 jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), dan heeft dit enkel gevolgen voor de nieuwe instappers (22).

(22) Onder 'nieuwe instappers' valt niet de situatie van een functieverandering of bevordering. Maar, in geval van een functieverandering of bevordering kan alsnog een beroep worden gedaan op de forfaitaire waardenformule wanneer die methode de enige mogelijkheid zou zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget vast te stellen (zie in dat verband nrs. 73 en 74).

77. De werkgever dient in principe om de 3 jaar een keuze te maken. Wanneer hij dit niet doet, dan wordt zijn vorige keuze geacht stilzwijgend te zijn verlengd voor een periode van 3 jaar.

Voorbeeld

Indien de werkgever kiest voor de toepassing van de forfaitaire waardenformule in 2024, blijft deze keuze onverminderd gelden voor 2024, 2025 en 2026.

Indien de werkgever in 2027 kiest voor de toepassing van de werkelijke kostenformule, dan zal dit enkel gelden voor wie vanaf 2027 instapt.

Wie in 2026 reeds was ingestapt behoudt de toepassing van de forfaitaire waardenformule.

V. INWERKINGTREDING

78. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2024.

79. Overeenkomsten die vóór de inwerkingtreding werden afgesloten, blijven onverminderd van kracht.

80. Concreet betekent dit het volgende:

1. VOOR WAT BETREFT DE VASTSTELLING VAN HET BEDRAG VAN HET MOBILITEITSBUDGET

81. Het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 wijzigt niet ingevolge de invoering van de werkelijke kostenformule of forfaitaire waardenformule.

82. Maar, wanneer het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 zou wijzigen ingevolge een functieverandering of bevordering, dan moet het nieuwe bedrag van het mobiliteitsbudget in principe wel worden vastgesteld volgens de nieuwe werkelijke kostenformule, tenzij de forfaitaire waardenformule in de praktijk de enige mogelijkheid is om het bedrag van het mobiliteitsbudget vast te stellen (23).

(23) Zie nrs. 73 en 74.

2. VOOR WAT BETREFT DE VASTSTELLING VAN HET BEDRAG VAN DE BESTEDINGEN BINNEN PIJLER 1

83. Het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 van het mobiliteitsbudget moet jaarlijks worden vastgesteld. Voor overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 zal het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 vanaf 01.01.2024 moeten worden vastgesteld volgens de werkelijke kostenformule. De forfaitaire waardenformule kan voor overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 niet worden gebruikt, omdat de keuze van de werkgever om gebruik te maken van de forfaitaire waardenformule enkel gevolgen heeft voor de nieuwe instappers.

Interne ref.: 738.462


Mots clés

Articles recommandés

Fiscaal woonplaatsattest (276conv) - indienen van gegroepeerde aanvragen via MyMinfin

Btw-aftrek volgens het algemeen verhoudingsgetal of het werkelijk gebruik - tolerantie in 2024 !

Alles over de nieuwe aangiftetermijnen voor de personenbelasting voor 2024