Focus op de E-controles door de AAFisc : wat u moet vandaag en morgen zou moeten weten

Temps de lecture: 6 min |24 oktober 2024 à 04:00

Het Rekenhof voerde een audit uit over de invoering en de effectiviteit van e-controles binnen de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (hierna: AAFisc of de fiscale administratie).

Het ging daarbij na of e-controles, die gebaseerd zijn op de elektronische boekhoudgegevens, betere resultaten genereren dan de traditionele controles van fysieke documenten, en of de fiscale administratie erin is geslaagd de e-controles op een efficiënte manier uit te rollen voor haar controleurs.

De audit leidde tot belangrijke inzichten over de stand van zaken en over de verbeteringen die de wettelijke invoering van internationale standaarden zoals de SAF-T (Standard Audit File for Taxes) met zich mee zou kunnen brengen.

Samenvatting

Het gebruik van een elektronische boekhouding raakt stilaan algemeen ingeburgerd. De brongegevens van deze elektronische boekhoudingen bieden voordelen voor de fiscale controles omdat ze op een gestructureerde en geautomatiseerde manier kunnen worden gecontroleerd. Dit moet uiteindelijk bijdragen aan meer uniforme en consistente controles en een grotere garantie bieden op een gelijke behandeling van belastingplichtigen.

De focus van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc)
verschuift dan ook meer en meer van controles van fysieke boeken en documenten naar e-controles.

Het Rekenhof onderzocht in welke mate e-controles al zijn ingeburgerd bij de verschillende controlecentra van de AAFisc.

In principe zijn controleurs vrij om te beslissen of ze al dan niet een beroep doen op e-controles voor de controle van hun dossier. Wel werden er KPI’s (kritische prestatieindicatoren) opgelegd op het niveau van de centra. Vanaf 2023 moeten alle centra van de administratie Grote (GO) en van de administratie Kleine en Middelgrote Ondernemingen (KMO) van de AAFisc in minstens 15 % van hun dossiers e-controle gebruiken.

Met uitzondering van twee centra werd deze KPI overal behaald, wat suggereert dat de norm van 15 % wellicht niet ambitieus genoeg is.

Bovendien stelde het Rekenhof regionale verschillen vast in de centra voor wat het gebruik van econtrole betreft.

Het Rekenhof is ook nagegaan of de e-controles betere resultaten opleveren dan de traditionele controles.

E-controles maken het mogelijk de boekhouding volledig en grondig te doorzoeken. De controleur kan hierdoor een sluitend overzicht krijgen van de anomalieën, en verdachte transacties blijven minder onder de radar.

Daarnaast kunnen de gestructureerde brongegevens worden gefilterd en gesorteerd,
en kunnen er draaitabellen en geautomatiseerde controles op worden toegepast. Dat komt tot uiting in de resultaten. De e-controles blijken zowel in de KMO- als in de GO-centra productiever en rendabeler te zijn dan de traditionele boekencontroles. Dat geldt voor alle onderzochte controles, zowel op het vlak van btw, vennootschapsbelasting als bedrijfsvoorheffing.

Vooral bij de btw-controles is het verschil in meeropbrengst significant, omdat er in die controles een grotere correlatie bestaat tussen een vastgestelde anomalie en de opbrengst die daaruit volgt. Ook op het vlak van de resultaten van e-controles zijn e regionale verschillen waar te nemen.

Ten slotte onderzocht het Rekenhof of de fiscale administratie erin geslaagd is de e-controles op een efficiënte manier uit te rollen, aangezien deze manier van controleren nog steeds nieuw is voor veel controleurs.

Dé succesfactor bij een nieuwe controleaanpak, is de bereidheid van de betrokken partijen om te innoveren.

Cruciaal is dus of de fiscale administratie het proces van de e-controles zo gebruiksvriendelijk mogelijk kan laten verlopen voor de controleurs.

Het uitgangspunt daarbij is dat een goede kennis van een rekenprogramma moet volstaan voor de controleurs om een grondige e-controle te kunnen uitvoeren. Zij moeten daarbij zoveel mogelijk kunnen vertrouwen op volledig geautomatiseerde controles en ingebouwde draaitabellen.

Een groot struikelblok bij deze uitrol is het feit dat de elektronische boekhoudgegevens, zoals ze door de belastingplichtigen worden verstrekt, onleesbaar zijn voor de controleurs. De gegevens moeten dus eerst worden omgezet in een werkbestand dat bovendien uniform is, opdat de controles voldoende routineus kunnen verlopen. Belgische belastingplichtigen gebruiken zo’n 80 verschillende
boekhoudpakketten, elk met een andere structuur. Per pakket moet dus een conversiescript worden geprogrammeerd. Deze conversiescripts moeten ook voortdurend worden aangepast aan de frequente updates van de boekhoudpakketten.

Het schrijven van deze conversiescripts is tijdrovend maatwerk en gebeurt door de e-auditors van het Nationaal Centrum Opsporingen (NCO) van de AAFisc. Ze zijn echter beperkt in aantal zodat er prioriteiten moeten worden gesteld bij het maken van die scripts. Dit heeft tot gevolg dat er voor ‘slechts’ 18 van de 80 boekhoudpakketten scripts beschikbaar zijn. Hoewel dit weinig lijkt, is de fiscale administratie
met deze achttien scripts in staat om de meerderheid van de ontvangen elektronische
boekhoudgegevens automatisch om te zetten naar een werkbaar bestand. Deze omzetting gebeurt via een door haar ontwikkelde toepassing, de Belgian Standard Audit File-applicatie (BSAF). Wanneer de controleurs de elektronische brongegevens in deze applicatie laden, krijgen ze een standaard werkbestand dat er steeds identiek uitziet, ongeacht uit welk boekhoudpakket de gegevens komen.

De tijdrovende creatie en update van deze scripts zou echter volledig kunnen worden ondervangen door de wettelijke invoering van een verplichte nationale standaard zoals de SAF-T. Deze Standard Audit File for Taxes is een door de OESO ontwikkelde internationale standaard voor de uitwisseling van elektronische boekhoudgegevens. Hij bevat algemene bedrijfsgegevens die worden gebruikt voor de meest
voorkomende e-controles. De meeste boekhoudpakketten zijn al afgestemd op deze internationale standaard en kunnen de SAF-T automatisch exporteren, zodat de kosten die deze invoering met zich meebreng, beperkt zijn voor Belgische belastingplichtigen.

Voorts moeten de controleurs de elektronische brongegevens zo efficiënt mogelijk kunnen verwerken.

De fiscale administratie heeft daarvoor geautomatiseerde controles, voorgeprogrammeerde draaitabellen en macro’s geïntegreerd in de BSAF-applicatie. Op dit moment bevat de BSAF-applicatie zo’n tiental geautomatiseerde checks die de controleur kan aanvinken. Deze checks signaleren anomalieën
die de controleur dan verder kan onderzoeken. Voorbeelden van deze checks zijn de controle op de geldigheid van de gebruikte btw-nummers, de vergelijking van de klantenlijst met de boekhouding, de vergelijking van de leverancierslijst met de boekhouding enz.

Opnieuw vormt de diversiteit aan boekhoudpakketten een knelpunt voor de verdere uitrol van deze geautomatiseerde controles. Voor elke automatisering van een controle moeten de e-auditors elk boekhoudpakket analyseren om de relevante fiscale gegevens te achterhalen. De voortdurende update van deze
boekhoudpakketten vormt een extra belemmering. Een uniform exportformaat zoals de SAF-T zou ervoor zorgen dat dit volledige proces aanzienlijk efficiënter verloopt. Voor elke conversie en voor elke controle zou slechts één script moeten worden ontwikkeld én onderhouden.

Samengevat is het Rekenhof van oordeel dat de fiscale administratie erin is geslaagd het proces van de e-controles op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier te laten verlopen voor de controleurs.

De wettelijke invoering van de SAF-T zou dit proces nog meer optimaliseren, in die zin dat de e-auditors zou kunnen worden ingezet op andere fronten in de strijd tegen de fiscale fraude.