Electronic invoicing: Poland and France regulate. Changes planned for 2024!

Over iets minder dan een jaar zullen Frankrijk en Polen van start gaan met hun verplichte wetgeving voor elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B).

Veel bedrijven denken misschien dat een jaar nog ver weg is en dat de eerste golf van verplichtingen mogelijk niet voor hun omvang geldt, maar zelfs de kleinste bedrijven zullen worden beïnvloed. Als over een jaar grote bedrijven overstappen naar digitale en elektronische facturatiemethoden, zullen ze dan ook nog papieren facturen accepteren van hun kleine leveranciers?

Het is tijd voor alle Franse en Poolse bedrijven om hun factureringsprocessen te onderzoeken en na te denken over de maatregelen die ze het komende jaar zullen nemen.

Polen

Poolse bedrijven hebben misschien zes maanden extra gehad om te ontspannen, omdat de initiële B2B-mandaten in januari 2024 zouden beginnen, maar dat betekent niet dat alle Poolse bedrijven er klaar voor zijn.

Huidig tijdschema en betrokken bedrijven

• 1 juli 2024 - De verplichting geldt voor belastingplichtigen geregistreerd voor btw.
• 1 januari 2025 - Btw-vrijgestelde belastingplichtigen moeten zich aan het KSeF-concept houden.

In tegenstelling tot veel andere landen verliest Polen geen tijd met zijn B2B-mandaten. In plaats van een geleidelijke benadering op basis van bedrijfsgrootte of belastbare inkomsten, moeten alle btw-geregistreerde bedrijven in Polen zich vanaf 1 juli 2024 houden aan de verplichte B2B-elektronische facturatie.

Bedrijven moeten hun elektronische facturen maken in een FA XML-formaat en alle facturen via het Poolse centrale overheidsplatform, KSeF, verzenden.

Hoe kunnen Poolse bedrijven zich voorbereiden?

Zo snel mogelijk beginnen is een voordeel. Op die manier hebben bedrijven de tijd om strategische beslissingen te nemen en te voorkomen dat ze last-minute keuzes maken die hen in de toekomst kunnen benadelen.

​Download onze checklist om te zien welke stappen Poolse bedrijven moeten nemen.

Frankrijk

Franse bedrijven hebben misschien iets meer tijd om hun operationele processen aan te passen. Maar zoals eerder gezegd, kunnen diegenen die niet worden getroffen door de eerste golf, nog steeds worden verplicht door hun grote partners om volledig over te stappen op elektronische facturatie.

Huidig tijdschema en betrokken bedrijven

De verplichting zal gefaseerd worden ingevoerd, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.

1 juli 2024:

• Alle bedrijven - In staat zijn om facturen in elektronisch formaat te accepteren.
• Grote bedrijven - Moeten hun operationele processen aanpassen aan nieuwe vereisten voor elektronische facturatie en rapportage. Grote bedrijven zijn bedrijven met meer dan 5.000 werknemers, of met minder dan 5.000 werknemers maar met een jaarlijkse omzet van meer dan 1.500 miljoen euro en een balanstotaal van meer dan 2.000 miljoen euro.

1 januari 2025:

• Middelgrote bedrijven - Moeten hun zakelijke processen aanpassen aan nieuwe vereisten voor elektronische facturatie en rapportage. Middelgrote bedrijven zijn bedrijven die niet als kleine ondernemingen worden beschouwd, met minder dan 5.000 werknemers en een jaarlijkse omzet van minder dan 1.500 miljoen euro, of met een balanstotaal van minder dan 2.000 miljoen euro.

1 januari 2026:

• Kleine en micro-ondernemingen - Moeten hun zakelijke processen aanpassen aan nieuwe vereisten voor elektronische facturatie en rapportage.
• Kleine ondernemingen hebben minder dan 250 werknemers en een jaarlijkse omzet van niet meer dan 50 miljoen euro, of een balanstotaal van niet meer dan 43 miljoen euro.
• Micro-ondernemingen hebben minder dan 10 werknemers en een jaarlijkse omzet of balanstotaal van niet meer dan 2 miljoen euro.

Hoe kunnen Franse bedrijven zich voorbereiden?

Nu beginnen betekent voorbereid zijn. Franse bedrijven hebben een jaar de tijd om hun processen op te zetten en de tijd te nemen om de juiste strategische beslissingen te nemen.

Om facturen uit te wisselen, kunnen belastingplichtigen ervoor kiezen om een door de belastingdienst goedgekeurd platform voor elektronische documentuitwisseling (PDP) te gebruiken, dat de factuur rechtstreeks naar de ontvanger stuurt. Belastingplichtigen kunnen ook het openbare factureringsportaal (PPF) gebruiken, waar ze gratis diensten krijgen om aan hun verplichtingen te voldoen en hun facturen uit te wisselen.

​Download onze checklist om te zien welke stappen Franse bedrijven moeten nemen.

Begin uw reis naar elektronische facturatie met Unifiedpost Group?

Voldoen aan de Franse of Poolse regelgeving voor B2B-elektronische facturatie is een eenvoudig proces wanneer u samenwerkt met een serviceprovider zoals Unifiedpost Group.

Alle rompslomp wordt voor u afgehandeld. Door te kiezen voor onze elektronische factureringsoplossing worden uw facturen gemaakt in een formaat dat voldoet aan de Franse en Poolse vereisten, evenals aan de specifieke formaten die uw internationale klanten en partners vragen.

Uw bedrijf profiteert ook van toegevoegde waarde diensten die uw elektronische factureringsoplossing verbeteren. Van digitale betalingen tot eenvoudige leveranciersintegratie tot veilige elektronische handtekeningen. Al deze diensten stellen u in staat om over te schakelen op 100% automatisering van de supply chain.