Facturen op papier en via pdf binnenkort verleden tijd! Is uw onderneming klaar voor e-facturatie?

De FOD Financiën en de FOD Economie lanceren een sensibiliseringscampagne. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven hun transacties tussen ondernemingen (B2B) elektronisch factureren. Concreet gaat het om bijna 1,2 miljoen btw-plichtige bedrijven, waarvan er vandaag al zo’n 250.000 geregistreerd zijn op Peppol. Dat is het beveiligde netwerk waarlangs de overdracht van facturen zal verlopen. Veel bedrijven moeten de stap dus nog zetten. Daarom lanceren de FOD Financiën en de FOD Economie nu een sensibiliseringscampagne.

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Facturen in pdf-formaat of op papier worden vervangen door gestructureerde facturen die rechtstreeks tussen de software van bedrijven worden uitgewisseld.

Het doel van deze verplichting is om de btw-kloof te verkleinen en om onze Belgische economie te digitaliseren. Ons land is de Europese regelgeving, die vanaf 1 juli 2030 verplicht wordt voor intracommunautaire transacties, daarmee een stap voor.

Voordelen voor bedrijven

E-facturatie biedt verschillende voordelen voor bedrijven, zoals:

• lagere kosten : besparingen tot €9 per factuur, of 75% minder factureringskosten;
• hogere efficiëntie: een geautomatiseerde verwerking vermindert fouten en versnelt betalingen;
• betere beveiliging: dankzij een volledig beveiligd systeem worden misbruik en pogingen tot fraude voorkomen.

Beveiligd Peppol netwerk

De uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via het beveiligde Peppol-netwerk. Dat systeem vergemakkelijkt de overdracht van gestandaardiseerde bedrijfsdocumenten tussen bedrijven.

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun factureringssoftware compatibel is met Peppol om aan de toekomstige verplichtingen te voldoen.

Vandaag zijn al 250 000 bedrijven al ingeschreven op Peppol, en daar komen er dagelijks zo’n 1500 bij.

Hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden?

Bedrijven moeten als voorbereiding op de verplichte overgang:

• hun huidig facturatiesysteem evalueren ;
• software gebruiken die Peppol ondersteunt;
• hun personeel voorbereiden op de nieuwe procedures van de elektronische facturatie.

Daarnaast zijn er belastingvoordelen beschikbaar voor bedrijven om deze nieuwe vorm van factureren in te voeren:

• Sinds 1 januari 2025 werd de digitale investeringsaftrek verhoogd tot 20%.
• Voor de belastbare periodes van 2024 tot 2027 zullen kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde aftrek van 120% kunnen toepassen voor factureringspakketten en advieskosten die ze maken om aan de nieuwe verplichtingen te voldoen.

Om de overgang vlot te laten verlopen en om bedrijven bij die overgang te ondersteunen, lanceren de FOD Financiën en de FOD Economie een sensibiliseringscampagne via de website http://efacture.belgium.be. De site voorziet in :​