Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.

Hebt u een actief btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op uw onderneming van toepassing.

Werkt u alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.

In de praktijk

> Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor quasi alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B).

> De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (‘B2C’ of ‘business-to-consumer’).

> Voor facturering aan openbare overheden (‘B2G’ of ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024. Daarvoor geldt een specifieke regelgeving(externe link) (1).

(1) De verplichting geldt in de regel voor contracten met een waarde vanaf 3.000 euro (excl. btw). Aanbesteders kunnen echter strenger zijn door een bepaling in die zin op te nemen in de opdrachtdocumenten. Federale aanbestedende overheden moeten de elektronische facturering sinds 1 maart 2024 ook opleggen onder de 3.000 euro. In het Staatsblad: koninklijk besluit 'borgtocht en elektronische facturering' | BOSA (belgium.be)

Hoe werkt elektronische facturering?

De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Uw facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van uw facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook uw klant of leverancier geconnecteerd is. Peppol kunt u vergelijken met een telecomnetwerk. Dankzij dit netwerk worden de gegevens beveiligd en gestructureerd uitgewisseld tussen de verschillende toepassingen.

Elektronische facturering vormt een cruciaal onderdeel van uw bedrijfsvoering. Door de digitale verzending en ontvangst van facturen komen er veel mogelijkheden bij qua automatische verwerking. Maar u kunt ook op heel wat andere vlakken veel waarde creëren door deze digitalisering. Denk maar aan automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur, enz.

Welke software heb ik nodig?

U hebt software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of u veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen, wel of geen ERP-systeem: voor elk bedrijf is er een geschikte optie.

In samenwerking met AGORIA (technologiebedrijven) wordt gewerkt aan een lijst met de conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vindt u deze op onze website(This hyperlink opens a new window).

Hierin vindt u ook oplossingen die deels gratis of tegen een beperkte kostprijs te gebruiken zijn. Staat uw huidige software niet in de lijst? Wees niet ongerust. Heel wat aanbieders werken immers nog aan dergelijke oplossingen. Deze lijst zal de komende maanden dus zeker nog aangroeien. Wilt u meer weten? Vraag bij uw softwareleverancier na welke oplossing voor u de beste is.

Softwareleveranciers die hun software willen verbinden met het Peppol-netwerk, kunnen contact opnemen met een gecertificeerde service provider(externe link).

Ondersteuningsmaatregel

Als tegemoetkoming voor de kosten die u mogelijk zult moeten maken voor de technische aanpassingen, hebben we twee ondersteunende fiscale maatregelen voorzien:

• Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20 %.
• In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten.
  

Nog vragen?

Raadpleeg zeker de FAQ over e-facturering.

In de komende maanden geven we de website efactuur.belgium.be(This hyperlink opens a new window) een update zodat u daar alle nodige informatie kunt vinden.

Bepaalde intersectorale en sectorale ondernemersorganisaties verzorgen de komende maanden ook informatiecampagnes om u hier verder over te informeren.

Voor technische ondersteuning kunt u terecht bij uw softwareleverancier. Als u voor uw boekhouding beroep doet op een accountant, stemt u best af met uw accountant.

Voor algemene vragen kunt u een e-mail sturen naar e-invoicing@minfin.fed.be