Nieuwe richtlijnen voor aanmelding Belspo: maak jouw project succesvol !

Om O&O-investeringen aan te moedigen en zo Belgische bedrijven nog meer op de kaart te zetten, voorziet de Belgische overheid in een steunmaatregel rond onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten.

We gaan in deze blog niet dieper in op alle verschillende voorwaarden maar gaan wel stilstaan bij één van de belangrijkste ervan. Er is namelijk een aanmeldingsplicht te vervullen.

Sinds 1 januari 2014 komen enkel nog (nieuwe) projecten of programma’s in aanmerking wanneer ze bij de Programmatorische Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid (Belgian Science Policy of BELSPO) aangemeld zijn.

Op 1 augustus 2023 is er een verstrengde zienswijze van de fiscus omtrent deze aanmelding gekomen waarbij het tijdstip van aanmelding van belang is. De aanmelding dient namelijk te gebeuren voorafgaandelijk aan de effectieve opstart.

Ieder jaar voorziet BELSPO in een aantal richtlijnen waaraan deze aanmeldingen dienen te voldoen. Ook dit jaar is niet anders. Er zijn geen wereldschokkende wijzigingen maar toch een aantal aandachtspunten waar we dieper willen op ingaan.

De aanmelding dient verplicht een aantal belangrijke gegevens te bevatten:

Specifieke richtlijnen 2025?

Een project of programma kan slechts 1 keer aangemeld worden. Zoals tot eind juli 2023 wel mogelijk was, zijn kopieën van vorige aanmeldingen niet langer toegelaten aangezien dan de voorwaarde van de voorafgaandelijke aanmelding niet langer vervuld is. Een kopie betekent namelijk een verderzetting van een reeds bestaand project of programma. Het is wel mogelijk om een bestaande aanmelding te actualiseren. Bij deze actualisatie dient er ook gekeken te worden naar de einddatum (die steeds ingevuld moet worden). Een onredelijk lange termijn zal niet aanvaard worden. Een aanpassing (lees: verlenging) van de einddatum is mogelijk maar ook niet oneindig.

Je dient ook een titel mee te geven aan jouw project of programma. Niets nieuws onder de zon maar een veld waar nu wel (meer) de aandacht wordt op gevestigd. De titel moet namelijk betekenisvol zijn. Er wordt expliciet meegegeven (door BELSPO) dat betekenisloze titels niet aanvaard zullen worden. Wat is nu een betekenisvolle titel? Dit kan (eventueel) voor interpretatieproblemen zorgen. Er wordt meegegeven dat uit de titel moet kunnen afgeleid worden waarover het project of programma gaat. Hoe omgaan met meerdere projecten die in één aanmelding vervat zitten? Er kan geopteerd worden om de titel toch zo concreet mogelijk te maken of overgaan naar meerdere aanmeldingen. We wensen de nadruk te leggen dat het dan moet gaan om een nieuw project of programma. Het lijkt een simpel aandachtspunt maar die toch weer voor problemen kan zorgen.

Bij een controle zal het van belang zijn om volgende zaken aan te tonen:

Het bewaren van voldoende bewijs is dus zoals steeds de boodschap!

Uiteraard zijn bovenstaande richtlijnen van belang voor nieuwe aanmeldingen gedaan vanaf 1 januari 2025.

Het belang van een correcte aanmelding wordt jaar na jaar relevanter om de genoten vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing te garanderen.

Ga dus zeker niet over één nacht ijs en vraag raad aan onze experten!

Stephanie Victor

Senior consultant international employment

13 januari 2025