Slimme chatbot registreert nieuwe klanten voor accountants

De Gentse softwareontwikkelaar Bothive creëerde een chatbot die de onboarding procedure doorloopt voor accountancykantoren. Via een automatische chatconversatie, of flow, verzamelt de virtuele assistent alle gegevens die de accountant nodig heeft. Beide partijen winnen kostbare tijd en er wordt een hoop manueel routinewerk bespaard.

Nieuwe klanten aanmelden, een nieuw bedrijf registreren of een boekhouding overnemen, zonder tussenkomst van de accountant.

Het lijkt onrealistisch, maar de automatische onboarding flow van Bothive maakt het vandaag mogelijk.

Dataverzameling in een mum van tijd

De missie van de Gentse scale-up is de communicatie van accountants stroomlijnen. Om dit te realiseren wil Bothive zoveel mogelijk processen automatiseren en klantgegevens op één centrale plaats verzamelen.

De onboarding flow past helemaal binnen die filosofie. Via een deelbare link naar deze flow komt de klant in een chatgesprek met virtuele assistent Sophia. In enkele minuten verzamelt ze alle gegevens om een nieuw bedrijf op te richten voor de klant of een bestaande boekhouding over te nemen. Bothive wil zelfs nog verder gaan. In de toekomst zal het mogelijk zijn met de opgevraagde data automatisch een opdrachtbrief op te stellen en volmachten ter ondertekening door te sturen.

Remedie tegen repetitieve processen

De flow voor onboarding maakt deel uit van een reeks flows, specifiek gebouwd voor accountants. De flows worden ontwikkeld in samenwerking met accountants uit het werkveld. Het team werkt continu aan de verdere uitbreiding van het aanbod.

Bothive noemt deze feature een “remedie tegen repetitieve processen.” Routine is dan wel deel van de job, maar deze terugkerende procedures nemen vaak te veel tijd in beslag. Vooral klantgegevens verzamelen en organiseren verloopt vaak stroef.

CEO Brecht Valcke legt uit waarom: “Momenteel geraakt informatie versnipperd over verschillende platformen. Dubbele e-mails naar klanten en verloren berichten zijn onvermijdelijk.”

Flows automatiseren deze processen en verzamelen alle klantgegevens op één plaats.

Naast de onboarding flow automatiseerde Bothive al een aantal andere processen. Zo lanceerde het team het voorbije jaar onder andere flows voor het invullen van de personenbelasting, de registratie van een nieuwe bedrijfswagen en de kwalificatie van nieuwe klanten.

Een nieuw communicatieplatform

De Gentse onderneming merkte dat de vraag naar centralisatie groot is. Bothive speelde in op deze behoefte en ontwikkelde een nieuw communicatieplatform voor accountants. Binnen het platform zijn, naast flows, verschillende tools geïntegreerd die het werk van de accountant efficiënter maken. Zo werkt het team momenteel aan een omnichannel team inbox waarin interne en externe communicatie gebundeld wordt.

Bron; Bothive, februari 2021