STAK & UBO: How to get your ducks in a row

29 oktober 2021 à 16:58

Pieter Souffriau

Counsel @ Tiberghien

31 augustus 2021 was de ultieme deadline voor de jaarlijkse bevestiging van de UBO-registratie en voor het uitvoeren van de nieuwe verplichting waarbij informatieplichtige entiteiten in het UBO-register "elk document moeten opladen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden adequaat, nauwkeurig en actueel is."¹

^{¹De deadline voor het opladen van bewijsstukken werd initieel vastgelegd op 30 april 2021. Aangezien echter op 21 april 2021 een nieuwe FAQ werd gepubliceerd die meer duiding moest geven over deze verplichtingen, werd de administratieve tolerantieperiode verlengd tot 31 augustus 2021.}

Op dezelfde dag werd ook een nieuwe update van de Frequently Asked Questions (‘FAQ’) op de website van de FOD Financiën gepubliceerd. Ditmaal met enkele nieuwe hoofdstukken, waaronder ook hoe men een stichting administratiekantoor (‘STAK’) in de structuur dient te registreren.

Na het verdwijnen van de specifieke STAK-FAQ en het stilzwijgen in de volgende FAQ, geldt nu terug een FAQ die nader ingaat op de STAK voor de UBO-registratie.
Graag zetten we huidig kader even op een rijtje.

1. De Stichting

Voor het vaststellen van de UBO’s van een stichting wordt niet gekeken naar dezelfde drie categorieën zoals bij een vennootschap. De uiteindelijke begunstigde van een stichting wordt nog iets ruimer bekeken.

De UBO’s van een stichting zijn cumulatief: (1) de personen die lid zijn van de raad van bestuur; (2) de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen; (3) de personen belast met het dagelijks bestuur; (4) de stichters; (5) de natuurlijke personen (of categorie van natuurlijke personen) in wier hoofdzakelijk belang de stichting werd opgericht; (6) elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige.

De UBO-gegevens van stichtingen kunnen enkel worden geraadpleegd door personen die een legitiem belang hebben.

2. De stichting als ‘intermediaire entiteit’

Een stichting kan echter ook een vennootschap bezitten of er zeggenschap over uitoefenen. In dit geval fungeert deze stichting als een zogenaamde ‘intermediaire entiteit’ in de structuur.

Met betrekking tot de vraag wie kwalificeert als UBO van de onderliggende vennootschap stelt de FAQ dat alle natuurlijke personen die werden geïdentificeerd als UBO van de stichting zelf (i.e. bovenstaande 6 categorieën), dienen te worden aangemerkt als UBO van de onderliggende vennootschap.

A. De Belgische stichting-administratiekantoor (PSAK) als intermediaire entiteit van een Belgische vennootschap

Wanneer aandelen van een Belgische vennootschap dus werden gecertificeerd via een PSAK, dienen de UBO’s van de stichting zelf – welke dus in dit geval een intermediaire entiteit betreft – worden aangemerkt als UBO van de Belgische vennootschap. M.a.w. indien de stichting een voldoende percentage in de Belgische vennootschap houdt, dan wel zeggenschap heeft op een andere wijze, dan worden alle UBO’s van de stichting aangemerkt als onrechtstreekse UBO van de Belgische vennootschap.

Dit betekent dat o.a. alle certificaathouders van de stichting worden aangemerkt als UBO van de Belgische vennootschap, ongeacht de omvang van hun belang. Hier kunnen heel wat bedenkingen bij gemaakt worden (bv. wat indien diverse vennootschappen worden gecertificeerd bij hetzelfde administratiekantoor waarbij niet iedere certificaathouder certificaten houdt van iedere gecertificeerde vennootschap?). In het kader van deze bijdrage gaan wij hier niet nader op in doch voor de praktijk zorgt deze werkwijze voor heel wat hoofdbrekens.

B. Nederlandse stichting-administratiekantoor (STAK) als intermediaire entiteit van een Belgische vennootschap

Wanneer de aandelen van een Belgische vennootschap werden gecertificeerd bij een STAK met zetel in Nederland, rijst de vraag op welke wijze het bestuur van de Belgische vennootschap de UBO-registratie van deze vennootschap moet vervullen in België.

Het nieuwe hoofdstuk in de FAQ (laatst bijgewerkt op 31 augustus 2021, hoofdstuk 2.6.7) stelt dat de informatieplichtige, die een STAK in de structuur signaleert, de keuze heeft hoe men de STAK registreert:

een “buitenlandse entiteit”, zijnde een vennootschap;

of

een “buitenlandse juridische constructie vergelijkbaar met een trust”, zijnde een trustachtige figuur.

Het verschil tussen beide registratiemogelijkheden rust volgens de FAQ bij de openbaarheid van de gegevens: bij de melding als “buitenlandse juridische constructie vergelijkbaar met een trust” zullen er meer begunstigden moeten worden geregistreerd, maar kan deze informatie enkel worden geraadpleegd door personen die een legitiem belang kunnen aantonen om de UBO van een stichting te kunnen raadplegen (en zou de informatie aldus afgeschermd zijn voor het grote publiek). Bij de melding als “buitenlandse entiteit” – kan het grote publiek de informatie van de begunstigden raadplegen.

De hypothese dat een STAK dient te worden geregistreerd als een “buitenlandse juridische constructie vergelijkbaar met een trust”, verdient o.i. de voorkeur.

Wanneer de intermediaire entiteit evenwel geen Belgische rechtsonderhorige is maar werd opgericht naar buitenlands recht of haar zetel in het buitenland houdt, dient o.i. tevens rekening te worden gehouden met de plaatselijke UBO-regelgeving. Indien een Nederlandse STAK aldus fungeert als intermediaire entiteit, kan mogelijks – mede op basis van bovenvermelde toevoeging van de FAQ d.d. 31 augustus 2021 – verdedigd worden dat het bestuur van de Belgische vennootschap zich mag richten naar de Nederlandse UBO-wetgeving.

Dit zou dan betekenen dat het bestuur kan volstaan met het registreren van de personen die volgens de Nederlandse wetgeving als UBO van de STAK kwalificeren, veelal de pseudo-UBO’s (voor meer informatie m.b.t. de UBO-registratie in Nederland: https://www.tiberghien.com/nl/3118/evoluties-en-aandachtspunten-nederlandse-stak). De Belgische FAQ stelt immers dat de UBO’s van de intermediaire entiteit (zoals een STAK) tevens de UBO zijn van de Belgische vennootschap. Deze positie wordt bijkomend ondersteund door de passage in de FAQ waarin wordt gesteld dat “wanneer een Belgische vennootschap wordt aangehouden door een buitenlandse juridische entiteit kan voor de identificatie van haar UBO’s een opzoeking in soortgelijke buitenlandse UBO-registers nodig zijn” (FAQ 9 juli 2021, p. 6). Dit lijkt aan te tonen dat het bestuur van een Belgische vennootschap met buitenlandse aandeelhouders in principe een uittreksel uit het buitenlandse UBO-register kan opvragen met het oog op het vervullen van de UBO-verplichtingen van de vennootschap in België.

Bij dit laatste moet worden opgemerkt dat 27 maart 2022 voor een Nederlandse STAK als uiterste deadline geldt voor de verplichting tot het vervullen van de UBO-registratie. Mogelijk zal op heden nog geen registratie zijn verricht. Indien nog geen UBO-registratie werd uitgevoerd, of indien het UBO-register niet toegankelijk is voor het bestuur van de Belgische entiteit, kan er een aangetekend schrijven worden verstuurd naar het bestuursorgaan van de buitenlandse entiteit met de vraag om de UBO kenbaar te maken. In afwachting van een registratie in het Nederlandse UBO-register is het o.i. verdedigbaar dat in voorkomend geval de bestuurders van de Belgische vennootschappen moeten worden geregistreerd als UBO.