Vergoeding voor thuiswerk lichte aangepast : max 157,83 EUR per maand vanaf 1e maart 2025

Thuiswerken brengt natuurlijk kosten met zich mee die door de werkgever kunnen worden vergoed, zelfs als forfaitair bedrag, op voorwaarde dat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. In de praktijk is de werkgever niet verplicht om deze vergoeding te betalen, en als hij dat wel doet, is hij niet verplicht om het maximumbedrag te kiezen.

Een snelle herinnering aan de fiscale (Circulaire 2021/C/2020) en socialezekerheidsstelsels (Instructies aan de werkgevers)

Knelpunten

Wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk, volgt de RSZ volledig de in overleg tot stand gekomen principes opgenomen in de circulaire zoals gepubliceerd op 26 februari 2021 door de FOD Financiën (Circulaire 2021/C/20 ). De in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste.

Dat wil ook zeggen dat als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, in eerste instantie verwezen wordt naar deze circulaire.

Vergoeding voor ..

In grote lijnen gaat deze circulaire over:

• terugbetalingen
  • kantoorkosten
  • kosten kantoormeubilair / informaticamateriaal
  • kosten professioneel gebruik internetaansluiting en -abonnement
  • kosten professioneel gebruik privécomputer
  • kosten professioneel gebruik van eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (met een nieuw forfait van 5,00 EUR/maand per toestel en een maximum van 10,00 EUR/maand voor alle toestellen samen)
• voordeel voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van
  • kantoormeubilair / informaticamateriaal.

Het gaat om

• thuiswerk,
  • dus over werk uitgevoerd in de private lokalen van de werknemer dat ook op de werkvloer van de werkgever kan worden uitgevoerd
  • op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.

157,83 EUR

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 154,74 EUR per maand toekennen (157,83 EUR vanaf 1 maart 2025), zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):

• 1 kalenderdag / week
• 2 1/2^de werkdagen : week
• 2 uur/dag in 5-dagenweek
• 1 week / maand.

Het bedrag van 154,74 EUR (157,83 EUR vanaf 1 maart 2025) is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.

Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden

• van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
• van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur
  • OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Overgangsbepaling 10%-regel voor telewerkers:

Voor telewerkers die thuiswerk doen in de zin van cao nr. 85 kan ter terugbetaling van hun kosten, een vergoeding in rekening worden gebracht van 10% van het brutoloon met betrekking tot de dagen telewerk. Deze vergoedingsregeling dooft echter uit vanaf 1 juni 2022. Dit wil zeggen dat het vanaf juni 2022 niet meer mogelijk is om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding die betrekking heeft op de thuiswerkdagen.

Voor de werknemers die reeds in dit systeem zaten vóór 1 juni 2022, kan verder gebruik worden gemaakt van deze regeling op voorwaarde dat er niets gewijzigd wordt aan de overeenkomst.