Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie in 2023?

​Elektronische facturatie (e-facturatie) is de elektronische uitwisseling van een facturatiedocument tussen een leverancier en een koper. Wanneer de factuur in een gestructureerd elektronisch formaat wordt verzonden en ontvangen, kan hij automatisch worden verwerkt zonder dat er traditioneel papierwerk aan te pas komt.

​Bedrijven van alle groottes stappen over op e-facturatie vanwege de vele voordelen die het biedt. Laten we er een paar bekijken.

Voordelen

> Verhoogde efficiëntie en snellere betaling

Omdat elektronische facturen in een gestructureerd gegevensformaat worden verzonden en ontvangen, kan de verwerking ervan worden geautomatiseerd. Dit betekent dat boekhoudteams geen handmatige gegevens hoeven in te voeren, waardoor het werkkapitaal wordt geoptimaliseerd en teamleden meer tijd kunnen besteden aan strategische, financiële taken.

​Bovendien vermindert automatische verwerking de distributietijd, wat kan leiden tot snellere betalingen. Elektronische facturen komen binnen enkele seconden binnen en de automatische verwerking is onmiddellijk, waardoor de facturen sneller worden verwerkt.

​Toonaangevende leveranciers van e-facturatie voegen ook digitale betaallinks of QR-codes voor factuurbetalingen toe om bedrijven te helpen sneller te betalen. Zowel de link als de QR-code leiden klanten naar een beveiligde betaalpagina waar de klant kiest hoe hij wil betalen - zoals PSD2 (open banking), creditcard of zelfs lokale betaalmethoden.

> Betekenisvollere gegevens

Dankzij de gestructureerde gegevens van een elektronische factuur kunnen bedrijven tools voor gegevensanalyse gebruiken om inzichten te verkrijgen waar hun bedrijf van kan profiteren. Met de gestructureerde gegevens kunnen trends worden geanalyseerd en patronen worden geïdentificeerd die kunnen leiden tot datagestuurde beslissingen om de financiële prestaties van een bedrijf te verbeteren.

> Beveiliging

​E-facturen zijn gecodeerd en kunnen worden verzonden via distributiekanalen zoals Peppol, wat een extra beveiligingslaag toevoegt die het risico op onderschepping of fraude helpt wegnemen.

​Het archiveren van e-facturen helpt ook bij het beveiligingsproces. De dagen van archiefkasten, facturen opgeslagen op bedrijfsservers of zelfs onbeveiligde desktops zijn al lang voorbij. Bedrijven hebben meer gemoedsrust dankzij de extra veiligheid die elektronische facturering met zich meebrengt.

Toonaangevende leveranciers van e-facturen bieden ook automatische, veilige archivering, vaak gedurende de wettelijke archiveringsperiode die in elk land vereist is.

> Naleving van de regelgeving voor e-facturering

​Een groot voordeel van e-facturatie is de automatische naleving van landspecifieke belastingregels.

Wereldwijd stellen steeds meer belastingdiensten elektronische facturatie verplicht. Sommige mandaten hebben betrekking op facturering tussen bedrijven en de overheid (B2G), tussen bedrijven onderling (B2B) en zelfs tussen bedrijven en consumenten (B2C). Het is een uitdaging om op de hoogte te blijven van de verschillende regelgevingen en daarom loont het om samen te werken met een e-factureringsprovider die ervoor kan zorgen dat facturering in elk land wordt nageleefd. E-facturatie heeft een positief effect op de fiscale nalevingskosten voor bedrijven en vermindert vaak de administratieve last die gepaard gaat met controles door de belastingdienst.

​Unifiedpost Group voldoet bijvoorbeeld in meer dan 60 landen aan de fiscale compliance-eisen en wordt regelmatig bijgewerkt om aan nieuwe eisen te voldoen. Dit biedt bedrijven een betrouwbare partner die hen helpt om altijd compliant te blijven.

> Zakelijke en internationale mogelijkheden

Het gebruik van een e-factureringsprovider maakt internationaal zakendoen een stuk eenvoudiger. Elektronische factureringssoftware zet zakelijke documenten om in elk formaat dat de klant wenst.

Dit maakt internationale handelstransacties eenvoudiger, omdat de leverancier en de klant geen extra werk hoeven te doen.

​Bovendien kunnen toonaangevende leveranciers van e-facturen verbinding maken met internationale netwerken zoals Peppol. Hierdoor kunnen bedrijven eenvoudig en veilig grensoverschrijdende facturen versturen, waardoor ze op internationale schaal kunnen opereren.

Volgende stappen: de juiste aanbieder kiezen

Nu je overtuigd bent van de voordelen van elektronische facturatie, wat zijn dan de volgende stappen? De juiste leverancier kiezen, natuurlijk. Bekijk hier waar je rekening mee moet houden en ontdek welke aanbieder van elektronische facturering geschikt is voor jouw type en bedrijfsgrootte.

​Elektronische facturatie met Unifiedpost Group

Unifiedpost Group heeft elektronische facturatieoplossingen voor bedrijven van elke omvang.

​Voor kleinere bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige manier om e-facturatie, betalingen en facturatie op één digitaal platform te beheren, is er onze Banqup tool (Bill To Box in Belgïe). Banqup vereenvoudigt en automatiseert taken en is ontworpen voor Kmo's en freelancers die op de eenvoudigste manier elektronische facturen willen ontvangen, maken en distribueren.​