À propos des extraits de P.-V. à déposer

Les ASBL doivent-elles déposer l’entièreté des procès-verbaux déposés aux greffes ou un extrait de ceux-ci suffit-il ? Certains greffes exigent que l’ASBL produise, notamment en cas de nomination ou de démission d’un administrateur, une copie du procès-verbal de l’assemblée générale paraphée et signée par toute personne nommée, démissionnaire ou révoquée.

Une copie du procès-verbal ou un extrait de celui-ci ?

Arguant d’une circulaire interne au tribunal, certains fonctionnaires des greffes ont exigé le dépôt de l’entièreté du procès-verbal. Relevons que l’article 2:9, 3°, du CSA précise que le document à déposer est uniquement l’extrait de l’acte constitutif ou les modifications apportées à celui-ci.

La nouvelle circulaire du SPF Justice, datée du 5 octobre 2023 (M.B., 23 octobre 2023), devrait mettre fin à cette pratique puisqu’elle stipule explicitement que « le greffe ne peut exiger d’obtenir une copie de l’intégralité du procès-verbal de l’assemblée générale. Toutefois, rien ne s’oppose à ce que la personne morale dépose le procès-verbal dans son entièreté et non un extrait de celui-ci ». Autrement dit, le greffe ne peut (plus) exiger l’intégralité du procès-verbal de l’assemblée générale. On aurait certes souhaité

que la circulaire précise explicitement qu’il en est de même pour les procès-verbaux du conseil d’administration. Relevons toutefois, à ce sujet, que le texte de l’article 2:9, 4°, du Code utilise le terme « extrait » pour les nominations et démissions des administrateurs, représentants légaux et les délégués à la gestion journalière. Il semble difficile de soutenir que l’ASBL devrait déposer l’entièreté