Choisir votre logiciel comptable

Le choix d’un logiciel comptable est une décision dont l’impact se fera ressentir pendant plusieurs années tant la solution fait partie du quotidien de l’équipe financière. Le processus d’analyse peut représenter un travail long et complexe. Cet article a pour objectif de vous aider à organiser votre démarche et à comparer efficacement les solutions existantes afin d’adopter le logiciel comptable adapté à votre entreprise.

Définitions de vos besoins

Avant d’entamer vos recherches et votre travail de comparaison, prenez le temps de lister et pondérer vos besoins pour les quatre à cinq années à venir. Par exemple, si votre société prévoit de facturer dans une autre devise, ce besoin doit être immédiatement identifié. Pour chaque question, définissez simplement le niveau d’importance : “optionnel”, “utile” ou “indispensable”.

Aussi, n’hésitez pas à consulter vos collègues dont les activités sont situées en amont et en aval de vos processus (ex : devis, vente, gestion des stocks,...) et, bien sûr, l’équipe IT. Dans certaines entreprises, de fortes contraintes juridiques liées à la gestion des données existent et il est nécessaire de consulter les personnes en charge de ces questions.

D’autre part, si vous êtes conseillé par un expert-comptable, nous vous recommandons de solliciter son avis car ce dernier peut sans doute vous conseiller un logiciel ou dispose d’une application à laquelle vous pourriez avoir accès.

Les questions à vous poser peuvent être organisées en fonction des critères repris ci-dessous. En voici un aperçu :

Gestion de projet

• Personne(s) en charge de l'implémentation du projet ?
• Échéance pour la mise en place de la solution ?
• Souhaitons-nous demander l'aide d'un intégrateur ?
• Migration des données existantes ?
• ...

Administration du système

• Combien d’utilisateurs seront nécessaires ?
• Quels devraient être les droits d'accès des utilisateurs ?
• Sera-t-il nécessaire de tracer les transactions de chaque utilisateur ?
• Les données peuvent-elle être enregistrées en ligne ?
• Le logiciel est-il accessible depuis n’importe quel navigateur ?
• Y-a-t-il une application mobile ?
• ...

Environnement

• Quelles sont les langues parlées par les utilisateurs ?
• Travaillerons-nous avec plusieurs devises (EUR, USD, GBP) ?
• Aurons-nous plusieurs entités légales ? Dans plusieurs pays ?
• Le logiciel sera-il utilisé depuis différents pays ?
• ...

Revenus / Facturation clients / Contrats

• Quel sera notre volume de facturation ?
• Les factures devront-elles être générées automatiquement selon le bon de commande ?
• Envoi des factures directement depuis le logiciel ?
• Besoins en terme de gestion des rappels clients ?
• ...

Dépenses et facturation fournisseurs

• Quel sera notre volume de facturation ?
• Nécessité de scanner les factures ?
• Gestion automatisée des écritures comptables ?
• Gestion des achats par entité légale (devise, TVA) ?
• ...

TVA

• Configuration des codes TVA en lien avec déclaration par pays ?
• Rapports nécessaires ?
• Déclaration TVA ? Liasse fiscale ?
• Télé-déclaration auprès de la DGFIP possible ?
• ...

Banques

• Gestion des réconciliations ?
• Intégration avec domiciliations bancaires ?
• Intégration avec plateformes de paiement (ex : VISA) ?
• Préparation des paiements fournisseurs incluant validation ?
• ...

Autres

• Génération automatique des écritures en fin d'année fiscale ?
• Création de codes pour les factures (ex : FR2018 vs BE2018) ?
• Gestion des notes de frais ?
• Gestion des immobilisations ?
• Gestion de la révision ?
• ...

Afin de vous aider dans votre démarche, nous avons regroupé de manière la plus exhaustive possible l’ensemble de ces questions au sein d’une checklist personnalisable. Ce document peut aussi vous servir à réaliser votre analyse comparative.

Vous pouvez le télécharger ici.

Analyse des logiciels comptables

Caractéristiques

Il serait réducteur de classifier les différents logiciels comptables du marché uniquement en fonction de la taille des entreprises auxquelles ils s’adressent. Nous préférons souligner les caractéristiques majeures qui permettent de différencier les solutions disponibles sur le marché et peuvent donc influencer votre choix :

“Online” vs “On-premise”

Les logiciels comptables “Online” (= Cloud ou SaaS) sont accessibles uniquement depuis votre navigateur internet. Vos données comptables sont stockées par l'éditeur sur ses propres serveurs et ces derniers peuvent éventuellement être localisés à l’étranger. Cette approche présente de nombreux intérêts : mises à jour automatiques, aucun frais d’infrastructure, sécurisation des données, démarrage rapide, etc.

Les solutions comptables “On-premise” sont exécutées sur des serveurs gérés par votre société ou un sous-traitant. Dans ces deux cas les données sont stockées au sein d'un environnement qui ne dépend pas de l’éditeur. Cette structuration en site propre tend à disparaître pour les sociétés qui ne possèdent pas de solides ressources IT car le déploiement et la maintenance de solutions “on-premise” requièrent des connaissances techniques poussées.

À moins que votre département IT et/ou légal ne s’oppose(nt) fortement à une solution SaaS, nous vous conseillons vivement de vous orienter vers un logiciel de gestion comptable en ligne.

Localisation et conformité légale

Certaines solutions peuvent présenter de nombreux avantages (ergonomie, fonctionnalités, intégrations,...) mais ne sont pas toujours adaptées aux règles qui régissent votre marché. Malgré le fait qu’elles présentent certaines similitudes, les comptabilités diffèrent d’un pays à un autre et il est crucial de passer en revue les aspects légaux et fonctionnels propre à votre pays. Par exemple : assurez-vous que le logiciel choisi gère le FEC (Fichier des écritures comptables). N’hésitez donc pas à vérifier le nombre de sociétés qui utilisent la solution analysée, leur localisation et les fonctionnalités utilisées.

Secteur d’activité

Certains logiciels comptables se déclinent en plusieurs versions, adaptées aux besoins spécifiques de différentes industries. Cette caractéristique peut être un élément différenciant mais cela ne devrait pas être le critère de sélection principal.

Intégration

Le logiciel comptable peut faire partie d’un ERP (“Enterprise Resource Planning”), c’est-à-dire un progiciel dont les multiples fonctions sont utilisées par plusieurs départements de la société. La mise en place d’une telle plateforme présente de nombreux avantages, notamment la fluidité avec laquelle l’information circule d’un département à un autre (processus comptable, gestion commerciale,...). Cette approche exigera une implication forte des départements concernés et une période d'implémentation plus importante, ce qui pourrait compliquer la mise en place de votre logiciel comptable.

Une autre possibilité est de choisir une solution en “stand-alone”. Dans ce cas, la solution comptable fonctionne de manière indépendante et n’est pas intégrée au sein d’un logiciel couvrant les besoins de la société. Si cette approche est privilégiée, il est nécessaire de vérifier quelles sont les intégrations possibles entre la solution comptable et, par exemple, la CRM utilisée par l’équipe commerciale. Ces connections entre les différents logiciels permettent de réduire la saisie de données, de les uniformiser et de les garder facilement à jour.

Ergonomie

La saisie comptable s’avère souvent fastidieuse si le logiciel a été mal pensé. Certains détails (par ex:, raccourcis clavier, utilisation de touche “tabulation”, organisation du tableau de bord) peuvent faire la différence en termes d’efficience et de gain de temps. Il est généralement possible de demander une version de démonstration et nous vous encourageons à tester le logiciel (et son ergonomie) afin de vous rendre compte de la prise en main de l’outil et de la facilité de saisie des données.

Couverture fonctionnelle

Les fonctionnalités diffèrent d’une solution à l’autre et ne vous seront pas toutes nécessaires. Une analyse approfondie de vos besoins (voir ci-dessus) vous permettra de mieux différencier les fonctions qui vous seront indispensables de celles qui ne le seront pas. Aussi, la plupart des solutions “Online” ou “On-premise” acceptent que d’autres outils (par ex : outil de pilotage, tableaux de bord) viennent se greffer afin d’offrir aux utilisateurs la couverture fonctionnelle attendue.

Tarification

Les modèles de tarification peuvent varier d’une solution à une autre et des coûts cachés peuvent apparaître. Afin de pouvoir estimer au mieux le coût total, nous vous conseillons d’analyser les prix sous plusieurs angles :

Utilisateur(s)

Le prix des logiciels comptables est souvent calculé sur la base du nombre d’utilisateurs. La tentation est grande de comparer les différentes possibilités en se basant uniquement sur ce coût et d’éventuellement choisir celui dont le prix par poste est le moins cher. Pourtant, gardez à l’esprit que ce coût ne peut représenter qu’une partie du coût total. Sachez en outre que les différences de prix sont souvent dérisoires comparées au coût d’un employé... ou des cafés que celui-ci consomme en un mois.

Fonctionnalités

Les éditeurs présentent souvent une tarification découpée en paquets fonctionnels. Par exemple, l’abonnement de type “Starter” comprend les fonctionnalités A et B, alors que l’abonnement “Business” proposent les fonctionnalités A, B, C et D. L’objectif principal de ce type de tarification est, en termes officiels, de “vous permettre d’essayer la solution à moindre coût et d’ensuite adopter le plan qui vous convient le mieux”. Dans les faits, il est probable que vous deviez adopter un plan supérieur à celui initialement envisagé afin de pouvoir bénéficier de “la” fonctionnalité dont vous avez besoin mais que vous n’aviez pas identifiée au préalable. Il est donc crucial de lister les fonctionnalités dont vous aurez besoin à moyen et long terme afin d’identifier le type d’abonnement le plus adapté.

Volumétrie

Le volume d’unités traitées peut rapidement avoir un impact important sur le prix que vous payerez. Ce paramètre peut porter sur plusieurs points tels que le nombre de factures traitées, le volume de données hébergés, le nombre de contacts, etc. Anticipez donc au mieux la volumétrie actuelle et future liées à l’activité de votre département financier afin de pouvoir calculer précisément le coût de votre futur logiciel comptable.

Services additionnels

Quel est le niveau de formation nécessaire pour les utilisateurs ? Comment les données de votre ancien système seront-elles transférées vers votre nouveau logiciel de comptabilité ? Quel support obtiendrez-vous après la mise en place de votre solution ? Ces différents points peuvent nécessiter l’achat de services supplémentaires auprès de l’éditeur ou de l’intégrateur et leurs coûts peuvent être élevés. Afin d’appréhender efficacement le processus d’intégration de votre logiciel comptable, n’hésitez pas à consulter notre eBook “Réussir l’intégration de son logiciel comptable”.

Durée d’engagement

Les durées contractuelles minimales et maximales peuvent varier d’un éditeur à un autre : certains vous laisseront la liberté de souscrire à un abonnement mensuel tandis que d’autres peuvent exiger un engagement d’au moins un an. Sachez néanmoins que les conditions contractuelles ne définissent que partiellement votre niveau d’engagement. Pensez à prendre en compte les difficultés techniques et opérationnelles pour changer de solution comptable au profit d’une autre. Autrement dit, le transfert des données entre logiciels étant complexe, vous serez très certainement lié au contrat de votre logiciel pendant une année fiscale au minimum.

Conclusion

La sélection d’un logiciel comptable repose sur une bonne connaissance de vos besoins et sur une analyse comparative poussée. Il est néanmoins important de garder à l’esprit que votre choix de logiciel portera ses fruits si son intégration est réalisée de manière professionnelle avec des intervenants de qualité. Veillez donc à bien vous entourer, en interne et en externe, et n’hésitez pas à solliciter votre réseau afin de bénéficier du retour d’expérience de celui-ci.

Pour télécharger notre checklist, cliquez ici.

Source : Empashere