Circulaire 2024/C/89 relative au transfert des avoirs dormants à la Caisse des Dépôts et Consignations

L'Administration générale de la Trésorerie - Caisse des Dépôts et Consignations a publié ce 23/12/2024 la Circulaire 2024/C/89 relative au transfert des avoirs dormants à la Caisse des Dépôts et Consignations.

Table des matières

1. Introduction

2. Comptes dormants

3. Contrats d’assurances dormants

4. Coffres dormants

4.1. Transfert de données spécifiques aux coffres dormants

4.2. Invitation à livrer

4.3. Livraison des enveloppes scellées et/ou des inventaires

4.4. Transport, responsabilité et frais

4.5. Gestion du coffre par Finshop

4.6. Espèces dans un coffre dormant

4.7. Locataire qu’il n’est pas possible d’identifier

5. Epargne-pension

6. Obligations dans le cadre des règlements de succession

6.1. Notification dans le cadre des droits de succession

6.2. Notification dans le cadre de l’article 160 de la Loi-Programme du 29 mars 2012 et l’article 23quater de l’arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967

7. Obligation en matière de blanchiment d’argent

8. Conservation

8.1. Avoirs dormants transférés

8.2. Avoirs dormants enregistrés à la CDC

8.3. Dossiers de restitution concernant des avoirs dormants traités par la CDC

9. Principes de confidentialité

10. Varia

1. Introduction

Depuis 2008, la Caisse des Dépôts et Consignations (ci-après, CDC) est responsable de la réception, de la gestion et de la restitution des avoirs dormants. Il s’agit d’avoirs provenant de comptes, de contrats d’assurance et de coffres dont les ayants droit n’ont pu être retrouvés par les institutions financières et les entreprises d’assurance. Pour le transfert, la gestion et la restitution de ces avoirs, l’application e-DEPO est utilisée. Cela permet d’une part, aux institutions financières de créer un dossier en ligne et de télécharger des pièces justificatives, et d’autre part, aux titulaires de consulter leur dossier et de demander desremboursements.

Cette circulaire a pour objectif de déterminer et de décrire la collaboration entre les diverses parties en ce qui concerne le transfert et la gestion des avoirs dormants et des données y afférentes. Elle vaut comme complément, d’une part de la législation et de la réglementation applicable, et d’autre part des manuels d’utilisation disponibles sur le site internet du SPF Finances : e-DEPO Avoirs dormants pour les banques et les assureurs | SPF Finances (belgium.be).

2. Comptes dormants

Concernant les comptes dormants déposés à la CDC, l’objectif est d’avoir des données fiables et définitives, et d’enregistrer les ayants droit sur base de leur numéro d’identification au Registre national (NN) ou au Registre bis. Pour tous ces dossiers, qui représentent la majorité des cas, l’établissement dépositaire devra créer un nouveau dossier dans l’application e-DEPO au sein de la catégorie « Avoirs dormants ».

Certains dossiers devront être créés au sein de la catégorie « Autre consignation ». Il s’agit des dossiers :

• pour lesquels l’ayant droit ne peut être identifié de façon précise (1)
• pour lesquels l’ayant droit ne dispose pas d’un numéro d'identification au Registre national ;

(1) Conformément aux dispositions de la loi du 24 juillet portant des dispositions diverses (I).

Les établissements dépositaires doivent transmettre uniquement les informations utiles à la CDC afin de rembourser correctement les ayants droit. Les données nécessaires sont :

1° le numéro du registre national ou, à défaut, le nom, le prénom et la date de naissance du titulaire ;

2° l’identification du montant versé à la CDC ;

3° l’identification de l’établissement dépositaire.

En ce qui concerne les dossiers d’un montant égal ou inférieur à 60€, ainsi que les dossiers dont le titulaire n’est pas identifiable (2) , il ne sera pas nécessaire de fournir les informations susmentionnées.

(2) Conformément à l’article 23, 21° de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

Le transfert se fait au plus tôt un mois après l’envoi de la lettre avec accusé de réception, visée à l’article 26, § 1er, alinéa 3, de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

Les versements des fonds s’effectuent dossier par dossier en utilisant la communication structurée qui est indiquée. En cas de communication et/ou montant différent de celui demandé, le versement sera refusé et renvoyé vers le compte émetteur. Si le compte émetteur a entre-temps été clôturé, le remboursement fera retour et l’établissement dépositaire devra communiquer un autre numéro de compte pour que la CDC puisse lui renvoyer correctement le montant.

Les fonds doivent être versés dans un délai de 5 jours ouvrables bancaires qui prend cours à partir de la date de création du dossier. Si le versement n’est pas effectué dans un délai de 30 jours calendrier, le dossier est annulé et les fonds ne peuvent plus être versés. En cas d’annulation du dossier, l’établissement dépositaire devra procéder à la création d’un nouveau dossier sur l’application e-DEPO et verser les fonds.

Lorsque la CDC reçoit les fonds, ceux-ci sont automatiquement placés dans le dossier et l’application e-DEPO crée le document « Reconnaissance de dépôt ». L’application envoie un nouvel e-mail pour confirmer la bonne réception des fonds. La reconnaissance de dépôt peut être consultée et téléchargée dans le dossier disponible sur e-DEPO.

La gestion des titres déposés sur des comptes-titres dormants est exercée conformément à la loi du 24 juillet2008 portant des dispositions diverses (I), et à l’arrêté royal du 1er septembre 2016 exécutant le chapitre V : Les comptes, coffres et contrats d'assurances dormants de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I) (3)

(3) Modifié en dernier lieu par l’arrêté royal du 5 novembre 2023 modifiant l’arrêté royal du 1er septembre 2016 exécutant le chapitre V : Les comptes, coffres et contrats d’assurances dormants, de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

A titre d’exemple, ci-dessous plusieurs cas pouvant se présenter :

Cas n°1 : Le titulaire est identifié avec son NN (4)

(4) NN : Numéro d’identification au Registre national ou au Registre bis.

L’ayant droit doit être enregistré dans l’application e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°2 : Le titulaire est identifié sur base de son nom, prénom, ainsi que d’autres informations (5) permettant son identification dans le Registre national

(5) Conformément aux dispositions prévues dans la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

L’établissement dépositaire doit rechercher le NN de l’ayant droit dans le Registre national et l’enregistrer dans l’application e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit alors être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°3 : Le titulaire ne dispose pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé par l’établissement dépositaire

L’établissement dépositaire, malgré ses recherches, n’a pas pu trouver le NN de l’ayant droit. Le dossier doit alors être créé dans la catégorie « Autre consignation ». Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer la nature des fonds déposés ainsi que les données de l’ayant droit en possession dans l’ordre suivant, séparées par « ; » : Nom ; prénom ; sexe ; date de naissance ; adresse.

Si une donnée n’est pas connue, il faut laisser un espace vide.

Cas n° 4 : Le titulaire est décédé et l’établissement dépositaire dispose de son NN

Afin d’éviter de léser tout héritier et tenant compte de la difficulté pour l’établissement dépositaire de les identifier, il est demandé de renseigner la personne décédée comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers. Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°5 : Le titulaire est décédé et l’établissement dépositaire n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé

Afin d’éviter de léser tout héritier et tenant compte de la difficulté pour l’établissement dépositaire de les identifier, il est demandé de renseigner la personne décédée comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers.

Etant donné que l’établissement dépositaire ne dispose pas dans ce cas-ci du NN de l’ayant droit, il convient de créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ».

Cas n°6 : Il existe plusieurs ayants droit qui sont tous identifiables de par leur NN

Il n’y a pas de limite au nombre d’ayants droit qu’il est possible d’enregistrer dans un dossier e-DEPO. Le dossier peut donc être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n° 7 : Il existe plusieurs ayants droit et aucun n’est identifiable avec son NN

Etant donné le manque d’informations, il faut ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Il convient d’indiquer le nombre total d’ayants droit ainsi que les informations disponibles pour chaque ayant droit dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ».

Cas n° 8 : Il existe plusieurs ayants droit dont certains sont identifiables avec leur NN

Comme pour chaque cas où des informations sont manquantes, il faut ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre consignation ».

Les ayants droit avec NN doivent être renseignés dans l’écran « Autres parties prenantes ». Les ayants droit sans NN doivent être indiqués dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ». Il faut également indiquer le nombre total d’ayants droit.

Cas n°9 : Les ayants droit ne disposent pas de la même part dans les fonds déposés

La répartition du montant entre les ayants droit n’est pas un critère déterminant pour le choix de la catégorie qui reste déterminé par l’identification des ayants droit sur base d’un NN. Si tous les ayants droit peuvent être identifiés sur base d’un NN, alors le dossier est à créer dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Il est également demandé d’indiquer la répartition à appliquer dans le champ « Type de fonds » en identifiant les ayants droit avec leur NN.

Si les NN ne sont pas connus, alors le dossier est à créer dans la catégorie « Autre consignation ».Les données doivent alors être complétées dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ».

3. Contrats d’assurances dormants

Concernant les contrats d’assurances dormants déposés à la CDC, l’objectif est d’avoir des données fiables et définitives et d’enregistrer les ayants droit sur base de leur NN. Pour tous ces dossiers qui représentent la majorité des cas, l’entreprise d’assurance devra créer un nouveau dossier dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Les entreprises d’assurance doivent transmettre uniquement les informations utiles à la CDC afin de rembourser correctement les ayants droit.

Les données nécessaires sont :

1° l’identification du contrat d’assurance dormant ;

2° le numéro du registre national du (des) ayant(s) droit ;

3° l’identification du montant à verser à la CDC.

Certains dossiers devront être créés dans la catégorie « Autre consignation ». Il s’agit des dossiers pour lesquels des informations sont manquantes. À titre d’exemple :

- si des taxes sont encore dues avant de pouvoir procéder au remboursement ;

- si l’ayant droit ne peut être identifié de façon précise ;

- si l’ayant droit ne dispose pas d’un NN belge ou celui-ci n’est pas connu.

Dans cette dernière catégorie, le travail pour la CDC restera manuel car l’ayant droit ne pourra être remboursé automatiquement.

Le transfert se fait au plus tôt un mois après l’envoi de la lettre avec accusé de réception, visée à l’article 36, § 1er, alinéa 3, de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

Le transfert des montants assurés n’est pas considéré comme un paiement ou une reconnaissance de l’exécution des obligations fiscales ou des retenues de toute nature qui doivent être effectuées selon la loi par la compagnie d’assurance sur les prestations assurées transférées à la CDC.

La CDC n’effectue aucun prélèvement anticipé. Toutes les impositions qui n’ont pas été retenues par la compagnie d’assurance doivent donc l’être par la CDC au moment de l’éventuelle restitution.

Les éventuels impôts et taxes applicables ne sont pas retenus par l'entreprise d'assurance, mais sont inclus dans les montants que l’entreprise verse à la CDC.

Les versements des fonds s’effectuent dossier par dossier en utilisant la communication structurée qui est indiquée. En cas de communication et/ou montant différent de celui demandé, le versement sera refusé et renvoyé vers le compte émetteur. Si le compte émetteur a entre-temps été clôturé, le remboursement fera retour et l’entreprise d’assurance devra communiquer un autre numéro de compte pour que la CDC puisse lui renvoyer correctement le montant.

Les fonds doivent être versés dans un délai de 30 jours. Si le versement n’est pas effectué dans le délai imparti, le dossier est annulé et les fonds ne peuvent plus être versés.

Lorsque la CDC reçoit les fonds, ceux-ci sont automatiquement placés dans le dossier et l’application e-DEPO crée le document « Reconnaissance de dépôt ». L’application e-DEPO envoie un nouvel e-mail pour confirmer la bonne réception des fonds. La reconnaissance de dépôt peut être consultée et téléchargée dans le dossier e-DEPO.

A titre d’exemple, ci-dessous plusieurs cas pouvant se présenter :

Cas n°1 : Le contrat est à terme et le preneur (= bénéficiaire) est identifié avec son NN

L’ayant droit est le preneur qui doit donc être enregistré dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°2 : Le contrat est à terme et le preneur (= bénéficiaire) est identifié sur base de son nom et prénom ainsi que d’autres informations permettant son identification dans le Registre national

L’ayant droit est le preneur. L’assureur doit rechercher le NN du preneur dans le Registre national et l’enregistrer dans e-DEPO sur base de son NN.

Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°3 : Le contrat est à terme et le preneur (= bénéficiaire) n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé par l’assureur

L’assureur, malgré ses recherches, n’a pas pu trouver le NN de l’ayant droit qui est le preneur. Il doit donc créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ».

Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer la nature des fonds déposés (« assurance dormante ») ainsi que les données de l’ayant droit en votre possession dans l’ordre suivant séparée par « ; » : nom ; prénom ; sexe ; date de naissance ; adresse.

Cas n°4 : L’assuré est décédé et le bénéficiaire est identifié avec son NN

Dans ce cas-ci, c’est le bénéficiaire qui doit être enregistré dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°5 : L’assuré est décédé et le bénéficiaire est identifié sur base de son nom et prénom ainsi que d’autres informations qui permettent son identification dans le Registre national

L’assureur doit rechercher le NN du bénéficiaire dans le Registre national et l’enregistrer dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°6 : L’assuré est décédé et le bénéficiaire est désigné par une clause générique avec une possibilité pour l’assureur de récupérer son identification dans le Registre national

L’assureur doit rechercher le bénéficiaire dans le Registre national et l’enregistrer dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°7 : L’assuré est décédé et le bénéficiaire n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé par l’assureur

L’assureur, malgré ses recherches, n’a pas pu trouver le NN du bénéficiaire. Il doit donc créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Si l’assureur dispose d’informations sur l’ayant droit, il se réfère à la structure établie dans le cas n°3 pour l’échange de données.

S’il s’agit d’une clause générique et que l’assureur n’a aucune information sur l’ayant droit, alors il convient d’indiquer la clause générique dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » et introduire les données du preneur ou de l’assuré, en fonction de la formulation de la clause générique :

- soit dans l’écran « Autres parties prenantes » si le preneur ou l’assuré est identifiable sur base de son NN.

- soit dans ce même champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » si le preneur ou l’assuré n’est pas identifiable sur base de son NN.

Cas n°8 : L’assuré est décédé et a désigné sa succession comme bénéficiaire. L’assuré est identifiable sur base de son NN

Afin d’éviter de léser tout héritier et tenant compte de la difficulté pour l’assureur de les identifier, il est demandé de renseigner le preneur comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers.

Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°9 : L’assuré est décédé et a désigné sa succession comme bénéficiaire. L’assuré n’est pas identifiable sur base de son NN

Afin d’éviter de léser tout héritier et tenant compte des difficultés pour l’assureur de les identifier, il est demandé de renseigner le preneur comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers.

Etant donné que l’assureur ne dispose pas dans ce cas-ci du NN du preneur, il convient de créer le dossier dans la catégorie « Autre consignation ».

Cas n°10 : L’assuré est décédé et le bénéficiaire est désigné par une clause générique conditionnelle (6)

(6) L’on entend par clause générique conditionnelle notamment les termes « mon épouse, à défaut : ma succession »

1) L’assuré est marié et l’assureur connait le NN de l’épouse qui est en vie :

Dans ce cas-ci, c’est l’épouse en tant que bénéficiaire qui doit être enregistrée dans le dossier sur base de son NN comme bénéficiaire unique. Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

2) L’assuré est marié et l’assureur connait le NN de l’épouse qui est décédée après l’assuré.

L’assureur ne dispose pas d’information au sujet des héritiers de l’épouse :

Comme pour toute succession, la CDC n’exige pas de l’assureur qu’il renseigne les héritiers de la personne décédée. Le dossier doit donc être enregistré sur base du NN de l’épouse. La CDC se chargera de vérifier la répartition équitable du montant entre les différents héritiers de celle-ci. Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°11 : Il existe plusieurs ayants droit qui sont tous identifiables avec leur NN

Il n’y a pas de limite au nombre d’ayants droit qu’il est possible d’enregistrer dans un dossier. Le dossier peut donc être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».

Cas n°12 : Il existe plusieurs ayants droits et aucun n’est identifiable avec leur NN

Comme pour chaque cas où des informations sont manquantes, il faut ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre consignation ». Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer la nature des fonds déposés (« assurance dormante »).

Pour chaque ayant droit, il convient d’indiquer les informations à disposition dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ».

Cas n°13 : Il existe plusieurs ayants droit dont certains uniquement sont identifiables avec leur NN

Comme pour chaque cas où des informations sont manquantes, il faut ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre consignation ».

Les ayants droit avec NN doivent être renseignés dans l’écran « Autres parties prenantes ». Les ayants droit sans NN doivent être indiqués dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ». Il faut également indiquer dans ce champ le nombre total d’ayant droit, ainsi que la nature des fonds déposés (« assurance dormante »).

Cas n°14 : L’assureur n’est pas en mesure de déterminer le montant des taxes à soustraire du montant à verser à la CDC

Le dossier peut être créé avec le montant brut de l’assurance.

Comme le dossier n’est pas complet, il doit être créé dans la catégorie « Autre consignation ».

Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer que le montant des taxes doit encore être déterminé et soustrait du montant à rembourser à l’ayant droit. Il est également demandé d’ajouter la nature des fonds déposés (« assurance dormante ») ainsi que toutes les informations nécessaires disponibles pour permettre à la CDC de réaliser correctement son travail. En cas d’informations insuffisantes, la CDC prendra contact avec l’assureur au moment du remboursement du dossier à l’ayant droit.

Les règles standards concernant les ayants droit s’appliquent : dans ce même champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » s’ils ne sont pas identifiables avec un NN, dans l’écran « autres parties prenantes » s’ils sont identifiables avec un NN.

4. Coffres dormants

4.1. Transfert de données spécifiques aux coffres dormants

Les établissements loueurs doivent transmettre uniquement les informations utiles à la CDC et à Finshop afin d’assurer un suivi optimal des coffres dormants.

Les données relatives aux coffres dormants doivent être communiquées par le biais d’un dossier partagé sécurisé dans OneDrive, créé pour chaque établissement loueur. Ce dossier partagé est accessible entre l’établissement loueur concerné, la CDC et Finshop. La CDC est chargée de la création des dossiers partagés IN & OUT.

Un dossier partagé IN est créé pour le transfert des données de l’établissement loueur vers la CDC et Finshop.

Un dossier partagé OUT est créé pour le transfert des invitations à livrer en provenance de Finshop à destination de l’établissement loueur (7)

(7) A noter que le dossier partagé OUT ne permet pas à l’établissement loueur d’y déposer des documents.

Les données nécessaires sont :

1° l’identification de l’établissement loueur ;

2° le numéro de registre national ou, à défaut, le nom, le prénom et la date de naissance du locataire ;

3° le code d’identification du coffre dormant qui doit permettre à l’établissement loueur de retrouver notamment la référence du procès-verbal d’ouverture du coffre ou du document qui en tient lieu, la date à laquelle le coffre est devenu dormant, la date de l’ouverture du coffre.

Dans les cas où le titulaire n’est pas identifiable, les enveloppes scellées des coffres dormants sont transférées au nom de la CDC.

Les données à caractère personnel relatives à l’identification du titulaire sont conservées par Finshop pour une durée d’un an après le transfert du produit de la vente à la Caisse.

L’établissement loueur doit également charger en annexe une copie du PV de l’inventaire du coffre dormant lors du transfert des données.

4.2. Invitation à livrer

Lorsque l’établissement loueur communique les données de coffres dormants et que celles-ci ont été correctement chargées dans le dossier partagé, Finshop reçoit une notification de la CDC lui indiquant le nombre de nouveaux fichiers chargés dans le dossier partagé. Finshop consulte alors ces différents documents afin de prendre connaissance de la copie de l’inventaire annexée.

À la suite de cette consultation, Finshop invitera l’établissement loueur, par le biais du dossier partagé OUT, à venir livrer les enveloppes scellées en déterminant la date et le lieu. Le lieu déterminé doit être sélectionné dans la liste des différentes adresses mentionnées au point 4.3 de la présente circulaire.

Si la date de livraison fixée par Finshop ne convient pas à l’établissement loueur, celui-ci doit prendre contact dès que possible avec Finshop, afin de pouvoir convenir d’une nouvelle date de livraison. L’établissement loueur peut prendre contact avec Finshop par e-mail, aux adresses électroniques suivantes :

- Finshop Bruxelles : Finshop.brussels@minfin.fed.be

- Finshop Gembloux : finshop.gembloux@minfin.fed.be

- Finshop Bornem : finshop.bornem@minfin.fed.be

Lorsque le transfert des plis scellés nécessite plusieurs transports, conformément à la réglementation applicable en matière de transport de biens de valeurs, l’établissement loueur doit prendre contact avec Finshop afin de planifier les différentes dates nécessaires, après réception de l’invitation à livrer.

Les établissements loueurs peuvent transférer à Finshop les espèces contenues dans les coffres dormants par le biais des enveloppes scellées, conformément aux dispositions légales applicables.

4.3. Livraison des enveloppes scellées et/ou des inventaires

Le service public fédéral compétent Finshop réceptionne les enveloppes scellées et leur inventaire.

L’établissement loueur ou son préposé doit se présenter au moment fixé par Finshop pour la livraison à l’adresse indiquée dans l’invitation à livrer, sauf si une autre date a été convenu entre les parties, parmi l’une des adresses ci-dessous, uniquement entre 8h30 et 12h00 :

Si un établissement loueur se présente à un autre moment que celui qui a été fixé dans l’invitation à livrer, Finshop ne pourra pas garantir que la livraison puisse avoir lieu à ce moment.

La livraison doit être effectuée par coffre dormant et des livraisons partielles ne seront pas acceptées. Le contenu d'un coffre inséré dans une ou plusieurs enveloppes scellées forme un tout indivisible. Elles sont livrées par coffre en une fois à Finshop. Une exception est prévue dans le cas où plusieurs transporteurs sont nécessaires à des dates de livraisons différentes.

Lors de la livraison, un inventaire sous format papier doit être remis pour chaque coffre. L’inventaire doit être joint à l’enveloppe scellée. Si le contenu de plusieurs coffres est livré au même moment, la ou les enveloppe(s) d’un seul coffre doit (doivent) être livrée(s) en même temps que l’inventaire de ce coffre, et non pas d’une part toutes les enveloppes et d’autre part tous les inventaires. Cette obligation n’est plus requise si l’inventaire a déjà été communiqué à Finshop lors du transfert des données du coffre ou pour les coffres ayant été ouverts par les établissements loueurs avant 2009. L’inventaire se trouvant à l’intérieur du pli scellé, Finshop en prendra connaissance au jour de l’ouverture dudit pli.

Si la livraison d’un coffre est incomplète, elle ne sera pas acceptée et le récépissé de ce coffre ne sera pas délivré. Les enveloppes devront être immédiatement reprises par l’établissement loueur, qui devra alors contacter Finshop afin de déterminer une nouvelle date ultérieure pour la livraison du contenu de ce coffre.

Les enveloppes qui ne sont pas scellées ou dont le seau est brisé seront refusées par Finshop. L’on entend par « sceau brisé » le caractère visible permettant de s’assurer de l’intégrité du pli.

L’accusé de réception est remis à l’établissement loueur ou à son préposé après vérification par Finshop du caractère intact des sceaux des enveloppes. Considérant les aspects logistiques de Finshop et des établissement loueurs, la vérification du contenu des enveloppes et des inventaires qui y sont liées, est effectuée par Finshop dans un délai de 60 jours calendrier, à dater du jour de la réception.

Dans les cas où le contenu du coffre ne correspond pas à l’inventaire, Finshop doit prévenir, par écrit, l’établissement loueur dans les plus brefs délais.

Si des pièces qui doivent être livrées sont exceptionnellement grandes, lourdes et/ou difficilement maniables et ne peuvent être déplacées qu’à l’aide d’un chariot élévateur, l’établissement loueur doit en avertir Finshop suffisamment à l’avance. S’il ne l’a pas fait, il ne pourra être garanti que les pièces puissent être livrées à la date de livraison prévue.

Dans le cas où un coffre dormant contient une œuvre d’art nécessitant un suivi particulier pour garantir l’état tout au long du transfert du lieux de l’établissement loueur jusqu’à l’adresse de livraison, il est autorisé de faire appel à un huissier de justice, chargé de constater l’état de l’œuvre d’art au moment de la livraison. Pour ces situations exceptionnelles, l’établissement loueur devra prévenir Finshop de la présence d’un huissier de justice lors de la livraison, en respectant un préavis de 7 jours calendrier. Pour cette catégorie, l’accusé de réception est délivré par Finshop après l’établissement d’un PV par l’huissier de justice attestant de l’état de l’œuvre.

4.4. Transport, responsabilité et frais

L'établissement loueur garantit le transport et l'assurance de celui-ci.

Les frais du transport sont à charge de l’établissement loueur.

Les modalités du transport des enveloppes scellées sont déterminées par l’établissement loueur lui-même, en tenant évidemment compte des mesures de sécurité nécessaires et des contraintes liées à la réception par Finshop (cf. rubrique 4.2 et 4.3 de la présente circulaire).

La responsabilité de Finshop pour les enveloppes scellées commence au moment de la remise de l'accusé de réception à l'établissement loueur ou à son préposé.

4.5. Gestion du coffre par Finshop

Après réception des plis scellés et vérification du contenu selon le PV de l’inventaire annexé, Finshop procède à la réalisation du contenu.

Si la réalisation du contenu aboutit à l’obtention d’une contre-valeur, Finshop doit créer un dossier dans l’application e-DEPO et verser la contre-valeur à la CDC.

Si aucune contre-valeur n’est obtenue, Finshop ne doit pas procéder à la création d’un dossier dans e-DEPO.

4.6. Espèces dans un coffre dormant

Les espèces qui ont été trouvées dans un coffre dormant peuvent être placées sur un compte au nom du locataire et ce compte est immédiatement considéré comme un compte dormant.

Si le locataire est décédé au moment de l’ouverture du coffre dormant et si aucun compte n’existe, l’établissement loueur peut en ouvrir un au nom de la succession du locataire.

Dans le cas où les espèces sont transférées sur un compte au nom du titulaire du coffre dormant, doit être joint en annexe de l’inventaire qui décrit le contenu du coffre, un décompte des espèces trouvées (y compris le montant en devises) dans lequel il est fait référence au compte sur lequel les espèces ont été placées.

Si des espèces ont été trouvé dans le coffre sur lequel des frais ont été retenus en application de l’article 6, alinéa 4 de l’arrêté royal du 1erseptembre 2016 (8), il faut ajouter en annexe les pièces justificatives de ces frais.

Le compte dormant est en même temps transféré, conformément aux règles générales concernant les comptes dormants.

(8) Arrêté royal du 1er septembre 2016 exécutant le chapitre V : Les comptes, coffres et contrats d’assurance dormants, de la loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

4.7. Locataire qu’il n’est pas possible d’identifier

Les enveloppes scellées des avoirs des coffres dont le titulaire n'est pas identifiable, sont transférées au nom de la CDC. Si le coffre contient des espèces, l’argent doit être versé sur un compte qui doit être transféré au nom de la CDC.

Pour le reste, les règles générales concernant le transfert des données et des enveloppes sont applicables.

5. Epargne-pension

Les comptes d’épargne-pension sont indisponibles et donc aucun transfert à la CDC ne peut avoir lieu tant que les obligations fiscales qui y sont liées n’ont pas été remplies. L'aspect fiscal du compte d’épargne pension est essentiel pour juger de l'indisponibilité de ce compte.

Tant que l’on ne se situe pas au moment approprié pour remplir ces obligations fiscales, le compte doit être considéré comme indisponible. En effet, le versement, avant terme, aboutit à une conséquence fiscale, sauf en cas de (pré)pension ou de décès. Le paiement anticipé (sauf dans les deux cas prévus ci-avant) est une exception à la règle qui prévoit qu’il faut attendre que l’épargne-pension ait été taxée pour pouvoir en disposer.

Concrètement, cela signifie que l’établissement dépositaire doit tenir compte pour ces comptes d’épargne-pension des deux moments clés suivants, et ce indépendamment de l'âge de l'épargnant au moment de la clôture du compte.

Ceci implique ce qui suit :

- si le client dispose d’avoirs disponibles autres que le compte d’épargne pension et que ces avoirs sont considérés comme dormants au sens de la loi, seuls les avoirs disponibles pourront être transférés à la CDC dans les délais prévus par la loi. Le compte d’épargne pension sera ensuite transféré dès que le paiement de l’obligation fiscale aura été effectué.

- si le client ne dispose que d’un compte d’épargne-pension, la période de 5 ans commencera à courir après que les obligations fiscales auront été remplies. Le compte sera ensuite transféré à la CDC après la période de recherches de maximum 1 an.

En cas d’exemption des obligations fiscales, le compte devient dormant 5 ans après que les fonds sont devenus disponibles.

6. Obligations dans le cadre des règlements de succession

6.1. Notification dans le cadre des droits de succession

L’établissement dépositaire reste tenu de ses obligations en matière de succession et d’effectuer les notifications prévues aux articles 96 à 98 du Code des droits de succession, et à l’article 3.13.1.3.7. du Vlaamse Codex Fiscaliteit, jusqu’au transfert des avoirs dormants à la CDC. Cette notification est immédiatement libératoire conformément au Code des droits de succession, et est faite sans préjudice des autres obligations imposées à l’établissement dépositaire au titre de la législation sur les avoirs dormants.

Ultérieurement, lorsque ces fonds seront restitués aux héritiers éventuels et/ou au(x) bénéficiaire(s), cette obligation de notification incombera à la CDC.

6.2. Notification dans le cadre de l’article 160 de la Loi-Programme du 29 mars 2012 et l’article 23quater de l’arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967

En vertu de l’article 160 de la loi-programme (I) du 29 mars 2012, et de l’article 23quater de l’arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, celui qui libère des avoirs au nom d'un défunt, conformément à l'article 4.59 du Code civil, peut être tenu personnellement responsable du paiement des obligations fiscales et sociales si, préalablement à cette libération, il n’a pas été satisfait à l’obligation de notification imposée.

Le transfert d’avoirs dormants par les institutions financières à la CDC conformément à la législation sur les avoirs dormants ne doit pas être compris comme une libération des avoirs aux héritiers du titulaire décédé conformément à l'article 4.59 du Code civil et ne donne pas lieu à cette notification obligatoire.

Ces obligations sont également valables pour la CDC, de sorte que lors de la libération effective de ces avoirs à ou aux ayant(s) droit, la CDC fera le nécessaire.

7. Obligation en matière de blanchiment d’argent

Les établissements dépositaires, les établissements loueurs et les compagnies d’assurances sont tenus de respecter leurs obligations en matière de prévention contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme jusqu’au transfert des avoirs.

En cas de soupçon, les avoirs ne peuvent pas être transférés à la CDC, ou livrés à Finshop dans le cas des coffres dormants, sans autorisation préalable de la CTIF.

8. Conservation

8.1. Avoirs dormants transférés

Les informations concernant les avoirs dormants qui sont transmises à la CDC sont conservées pendant une durée de 10 ans par les établissements dépositaires.

Ils conservent également les informations concernant le transfert des données et les fonds transférés pendant une durée de 10 ans.

8.2. Avoirs dormants enregistrés à la CDC

Les données et les avoirs qui ont été transférés sont conservés à la CDC pendant une durée de 30 ans à partir de la date de leur réception par la CDC.

8.3. Dossiers de restitution concernant des avoirs dormants traités par la CDC

Les demandes de restitution d’avoirs dormants introduites par un ayant droit et les dossiers qui sont établis à la suite de ces demandes sont conservés pendant une durée de 10 ans par la CDC (à partir de la date de remboursement).

Les demandes de renseignement ou les demandes de restitution qui ne peuvent être reliées par la CDC à un avoir dormant au moment où ces demandes sont formulées ne sont pas archivées.

9. Principes de confidentialité

L’information relative au transfert des avoirs dormants et aux données qui les concernent sera traitée de façon strictement confidentielle par toutes les parties intervenantes et mentionnées dans cette circulaire.

10. Varia

Sauf si la loi y déroge, tous les montants transférés à la CDC par les établissements dépositaires sont des montants nets en ce sens que le précompte mobilier, toutes les autres impositions connues et/ou coûts (coûts d’inspection, de recherche, de conversion ou de transfert) doivent être retenus préalablement du montant à transférer par la partie qui effectue le transfert. La CDC ne rembourse en aucun cas ces frais au cédant.

Les espèces en devises sont converties en euros par l’établissement dépositaire. Si le montant total après conversion et déduction des frais est inférieur ou égal à 60 euros, les avoirs dormants sont transférés à la CDC sans information. Les droits du titulaire sur ces avoirs s’éteignent par le transfert à la CDC. La CDC reverse au Trésor ces avoirs.

Pour le calcul du montant de 60 euros (visé aux articles 26 § 4, 28 § 3 et 38, alinéa 6, de la loi du 24 juillet 2008) (9), on additionne tous les avoirs en compte d’un même titulaire auprès d’un même établissement dépositaire. Les devises et les titres sont évalués en euros. Si un titulaire possède un compte en espèce, un compte en devise et un compte-titres, tous les avoirs sont additionnés.

(9) Loi du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (I).

Alexandre DE GEEST

Administrateur général de l’Administration générale de la Trésorerie