Indemnités de séjour 2026: repas, forfait mensuel et nuitée à ajuster au 1er septembre

1. Rappel : notre décodage des frais de séjour du 11 mars 2026

Notre article du 11 mars 2026 détaillait les montants applicables depuis le 1er mars 2026 (21,64 euros par jour, 16 fois 21,64 euros par mois, 162,35 euros par nuit) et concluait que ces forfaits sont un outil utile à deux conditions cumulatives : la réalité professionnelle du déplacement et la cohérence du montant avec la norme admise par l'administration. Cette conclusion reste intacte. Le présent dossier la prolonge sur un point précis : que faire, concrètement, lorsque la norme bouge deux fois dans la même année ? Notre article de mars, toujours en ligne sur le blog Deg & Partners, reste la porte d'entrée pour les principes ; le présent dossier en reprend et en précise les règles pratiques.

Le cadre juridique, lui, ne change pas. Les sommes obtenues en remboursement de dépenses propres à l'employeur ne constituent pas une rémunération imposable¹. Lorsque ce remboursement prend la forme d'un forfait, il doit reposer sur une norme sérieuse ; pour les missions en Belgique, l'administration admet comme telle les indemnités que l'État octroie à son propre personnel, fixées par l'arrêté royal du 13 juillet 2017².

2. Ce que change la circulaire 2026/C/83 au 1er septembre 2026

La circulaire 2026/C/83, datée du 9 septembre 2026, publie trois plafonds applicables à partir du 1er septembre 2026³. Chacun progresse d'environ 2 % par rapport aux montants du 1er mars, eux-mêmes déjà relevés par rapport à 2025. Le tableau ci-dessous reprend les trois derniers paliers, tels qu'ils figurent dans l'annexe de la circulaire.

Deux enseignements pratiques en découlent. D'abord, les montants de la circulaire sont des maximums : l'employeur peut verser moins, il ne peut pas verser davantage sans que l'excédent ne devienne, en principe, de la rémunération imposable, sauf à prouver des frais réels. Ensuite, la date de la circulaire est postérieure à la date d'application : un forfait de septembre calculé sur l'ancien plafond reste parfaitement correct, mais l'entreprise qui souhaite aligner sa politique sur le nouveau plafond peut le faire dès le 1er septembre, en régularisant au besoin les paies de septembre déjà clôturées.

3. Indemnité journalière de repas : la norme de 22,08 euros et ses trois conditions

3.1. Une norme maintenue par tolérance depuis 2024

Depuis le 1er janvier 2024, les fonctionnaires fédéraux ne perçoivent plus d'indemnité journalière de séjour pour leurs missions en Belgique : elle a été supprimée au profit des chèques-repas⁴. L'administration fiscale a toutefois accepté que le montant de base de 10 euros par jour continue de servir de norme sérieuse pour le secteur privé. Ce montant subsiste comme « montant virtuel journalier » utilisé pour calculer le forfait mensuel, et il continue d'être indexé : c'est lui qui atteint 22,08 euros au 1er septembre 2026⁵.

Depuis 2024, le forfait repas de 22,08 euros n'est plus le reflet d'une indemnité versée par l'État : c'est une norme fiscale maintenue par tolérance. Ses conditions doivent donc être respectées à la lettre.

3.2. Les trois conditions à vérifier pour chaque déplacement

La tolérance n'est accordée que si trois conditions sont réunies⁶. Le déplacement de service doit durer au moins 6 heures. Le repas ne peut pas être pris en charge par l'employeur ou par un tiers, par exemple un client qui invite le travailleur à déjeuner. Enfin, aucun autre avantage ne peut couvrir les frais de repas : l'accès, pendant la mission, à un restaurant d'entreprise lié à l'employeur suffit à exclure le forfait. Un restaurant d'entreprise au siège n'exclut en revanche pas le forfait d'un consultant en mission chez un client à Gand. Une demi-journée chez un client ou un lunch offert lors d'une formation sont autant de situations où le forfait n'a pas lieu d'être.

3.3. Chèques-repas : l'imputation obligatoire de la part patronale

Lorsque des chèques-repas sont octroyés pour les jours de déplacement, l'intervention de l'employeur dans le chèque doit être portée en diminution du forfait⁷. La question a gagné en importance depuis que l'intervention patronale maximale dans le titre-repas électronique a été portée à 8,91 euros pour les titres attribués à partir du 1er janvier 2026⁸. L'imputation porte sur l'intervention patronale effective : 8,91 euros est un maximum, de sorte que 13,17 euros est le forfait le plus bas qui puisse subsister.

4. Forfait mensuel des fonctions itinérantes : passer à 353,28 euros

Le forfait mensuel vise les travailleurs dont la fonction implique des prestations régulières en dehors de l'entreprise : délégués commerciaux, techniciens de maintenance, inspecteurs. Il est plafonné à 16 fois le montant virtuel journalier, soit 353,28 euros par mois pour une prestation à temps plein depuis le 1er septembre 2026⁹. Ses règles, rappelées dans notre article de mars, viennent de l'arrêté royal du 13 juillet 2017 : le nombre de jours est le même pour tous les travailleurs qui exercent la même fonction, il se calcule sur la moyenne des prestations à temps plein de l'année précédente et il est revu chaque année. Le forfait n'est pas dû pendant une interruption continue de 30 jours, hors congés annuels. Et contrairement au forfait repas, il n'est pas soumis à la condition des 6 heures par déplacement⁹.

Le plafond de 16 jours est fixé pour une prestation à temps plein : pour un travailleur à temps partiel, ce maximum est réduit au prorata du régime de travail. Une entreprise qui avait aligné ses forfaits sur 346,24 euros en mars peut les porter à 353,28 euros à partir de septembre, sans aller au-delà.

5. Nuitée en Belgique : l'indemnité d'hébergement de 165,60 euros

L'indemnité complémentaire pour frais d'hébergement atteint 165,60 euros par nuit³. Elle couvre le logement que le travailleur paie lui-même lorsqu'il doit passer la nuit en Belgique en dehors de son domicile, à plus de 75 km, pour les besoins de la mission : ce seuil de distance, fixé par l'arrêté royal du 13 juillet 2017, ne figure pas dans la circulaire mais s'impose dès lors qu'elle renvoie à l'indemnité équivalente de l'État¹⁰. Si l'hôtel est réservé et réglé par l'entreprise, ou offert par un client, le forfait n'a plus d'objet.

5.1. Et l'ONSS ?

Les montants de la circulaire sont des plafonds fiscaux. Pour les travailleurs salariés, l'ONSS applique ses propres règles aux séjours en Belgique : il retient notamment un forfait de 35 euros par nuit, qui couvre le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner, et il considère comme rémunération les sommes qui excèdent les frais réellement exposés¹¹. « Non imposable » ne veut donc pas dire « net de cotisations » : dans l'exemple d'Ostende, sans factures d'hôtel, le solde du forfait d'hébergement risque d'être soumis aux cotisations sociales. Le dirigeant d'entreprise, qui n'est pas assujetti à l'ONSS, n'est pas concerné par ce point.

6. Dirigeant d'entreprise et fiches 281.10 / 281.20 : les deux angles morts

6.1. Le dirigeant d'entreprise en mission

La circulaire 2026/C/83 vise les indemnités qu'un employeur octroie aux « membres de son personnel »¹². Le gérant ou l'administrateur qui se déplace pour sa société n'est pas un travailleur salarié, mais le principe des dépenses propres vaut aussi pour lui : la société peut lui rembourser forfaitairement des frais qui lui incombent. L'administration organise d'ailleurs la mention de ces remboursements sur la fiche 281.20 des dirigeants d'entreprise, comme sur la fiche 281.10 des travailleurs¹³. Le Code des impôts exclut d'ailleurs expressément des rémunérations des dirigeants les remboursements de frais propres à la société, et l'administration applique mutatis mutandis aux dirigeants ses règles de justification¹. La circulaire 2026/C/83 ne visant pas le dirigeant en toutes lettres, l'application de ses plafonds procède d'une analogie : elle suppose les mêmes conditions et une documentation des missions aussi rigoureuse que pour un travailleur.

6.2. Des fiches 2026 à trois barèmes

Depuis les revenus de 2022, les forfaits fondés sur des normes sérieuses doivent être mentionnés pour leur montant sur les fiches 281.10 et 281.20¹³. Les fiches des revenus de 2026 agrégeront donc des indemnités calculées sur trois barèmes successifs : jusqu'au 28 février, du 1er mars au 31 août, puis à partir du 1er septembre. Un paramétrage de paie qui distingue ces périodes facilite la justification en cas de question de l'administration.

7. Tableau de décision : quel forfait de séjour verser au 1er septembre 2026 ?

8. Recommandations pratiques pour la mise à jour de vos frais de séjour

Commencez par vérifier la date à laquelle votre secrétariat social ou votre logiciel de paie a intégré les montants du 1er septembre 2026 : 22,08 euros, 353,28 euros et 165,60 euros. Profitez-en pour relire votre politique de déplacements : si elle cite des montants en euros plutôt qu'un renvoi aux plafonds administratifs, elle devra être réécrite à chaque indexation, et 2026 en a déjà connu deux.

Contrôlez ensuite les cumuls. Les jours de mission donnant lieu à un chèque-repas, à un repas offert ou à l'accès, sur place, à un restaurant d'entreprise appellent un forfait réduit ou nul. Pour les fonctions itinérantes, mettez à jour la moyenne de jours de déplacement qui justifie le forfait mensuel. Supprimez de vos paramétrages le critère de 25 km, qui n'existe plus depuis 2024 pour le forfait repas, et vérifiez le seuil de 75 km pour les nuitées. Pour les dirigeants d'entreprise, documentez les missions comme pour les travailleurs. Enfin, assurez-vous que les fiches 281.10 et 281.20 des revenus de 2026 reprendront les montants effectivement remboursés. Nos équipes peuvent vous accompagner dans cette revue.