Peppol : au-delà de la facturation électronique – ce que tout expert-comptable devrait savoir

​En tant qu'expert comptable, vous associez probablement Peppol à la facturation électronique. Mais saviez-vous que ce réseau polyvalent offre bien plus ? Dans cet article, nous vous invitons à adopter une perspective plus large — au-delà du simple traitement des factures — pour explorer les nombreuses possibilités qu'offre Peppol.

En effet, grâce à ce réseau, vous pouvez non seulement recevoir des factures, mais également une variété d'autres documents d'affaires essentiels. Il est temps d'élargir votre vision et de tirer parti de tout le potentiel de Peppol.

Bonne lecture !

Le défi : transformer la simple gestion numérique des documents en un flux de travail véritablement efficace

En tant qu'expert comptable, vous ne souhaitez sûrement pas endosser le rôle de facteur numérique. L’image archaïque et dépassée d’un réceptionniste débordé qui passe des heures à trier et distribuer le courrier dans des casiers individuels évoque un scénario que nous préférerions éviter à l’ère numérique.

La boîte de réception Peppol de votre client — un terme que nous détaillerons plus loin — peut être submergée par un flot de documents divers. Bien que ces documents soient cruciaux pour votre client, en tant qu'expert comptable, vous préférez sans doute les tenir à l’écart de votre processus de travail, n’est-ce pas ? C'est pourquoi votre attention doit se concentrer sur l'essentiel : assurer la santé financière et la conformité de vos clients, tout en enregistrant correctement les factures.

Utiliser Peppol de manière trop large peut entraîner une surcharge numérique, d'où la nécessité de rester vigilant. En tant qu’expert-comptable vous voulez vous concentrer sur les analyses financières et la fourniture de conseils proactifs, plutôt que sur le tri de documents non pertinents. C'est pourquoi il est crucial d'utiliser Peppol judicieusement.

Concrètement, qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau de eDelivery qui connecte les entreprises et les gouvernements via une infrastructure standardisée. Le réseau facilite l’échange de divers types de documents, tels que :

• Factures (e-factures)
• Bons de commande
• Bons de livraison
• Contrats
• Autres documents juridiques

Peppol ne se limite donc pas aux documents financiers, il soutient divers processus commerciaux. En fait, Peppol peut être comparé à un opérateur mobile ou à votre réseau wifi domestique. De la même manière que vous pouvez envoyer différents types de messages via votre téléphone ou internet - comme des SMS, des messages WhatsApp, des emails ou même des emojis - vous pouvez échanger divers types de documents commerciaux via Peppol.

Le grand avantage de Peppol est qu’il offre un canal fiable et standardisé pour divers types de communications commerciales. Tout comme vous n’avez pas à vous soucier du format technique d’un SMS, Peppol garantit que les documents commerciaux sont échangés sans problème entre différents systèmes et entreprises. Cela rend le processus d’échange de documents beaucoup plus efficace et fiable - pour toutes les parties concernées.

“Peppol ouvre des opportunités de numérisation pour des processus variés, allant bien au-delà de la comptabilité, et intégrant des domaines comme la logistique et la gestion de l'énergie.”

Les types de documents dans Peppol : bien plus que de simples factures

Peppol prend en charge une large gamme de types de documents, chacun jouant un rôle spécifique dans le processus commercial. Voici les types les plus pertinents pour une PME belge, selon la documentation officielle de Peppol :

• Peppol BIS Billing UBL Invoice V3 et CreditNote V3 :
  Normes européennes conformes à EN16931
  
• Peppol Order transaction 3.0 :
  Pour l’échange de bons de commande
• Peppol Invoice Response transaction 3.0 :
  Pour répondre aux factures reçues
• Peppol Despatch Advice transaction 3.0 :
  Pour les avis de livraison
• Peppol Catalogue transaction 3.0 :
  Pour gérer les catalogues de produits

Ces types de documents ne sont qu’un échantillon des nombreuses possibilités, mais ils sont particulièrement pertinents pour les entreprises en Belgique. En effet, ces documents fournissent aux entrepreneurs une base solide pour numériser et rationaliser leurs processus commerciaux.

Dans votre rôle d'expert-comptable, il est également crucial de prendre une décision importante : où allez-vous gérer tous ces documents Peppol ?

Dans votre logiciel de comptabilité habituel ou dans une boîte de réception Peppol dédiée ? Il est temps de revoir vos méthodes de travail actuelles et de réfléchir si elles sont encore optimales à l’ère de Peppol. En faisant le bon choix, vous améliorez non seulement votre efficacité, mais aussi la qualité de votre service. La question est : comment adapter votre flux de travail ?

La gestion flexible des documents Peppol : Qui est vraiment responsable ?

La gestion d’une boîte de réception Peppol soulève souvent la question de responsabilité. En tant que comptable, vous pourriez hésiter à être en charge de tous les documents entrants de vos clients, car cela pose des questions critiques sur la continuité du flux de documents.

Imaginez : qu'arrive-t-il si un client décide de partir ? Serez-vous vraiment amené à le déconnecter de Peppol, interrompant ainsi toute sa chaîne de documents, avec des conséquences potentiellement graves pour ses opérations ?

Et si vous accueillez un nouveau client, mais ne parvenez pas à organiser correctement son flux de documents ? Cela pourrait entraîner des retards, des erreurs et des frustrations des deux côtés. De plus, si vous, en tant que comptable, choisissez de changer de logiciel, votre client devra-t-il réadapter toute sa méthode de travail ?

Ces scénarios soulignent l’importance d’une approche flexible et centrée sur le client pour gérer les documents Peppol. Il est capital d’avoir une solution qui maintienne à la fois la continuité et la flexibilité, permettant de connecter et de déconnecter les clients sans perturber leurs opérations. La solution appropriée ? Lucy, la plateforme Peppol simplifiée.

Lucy : votre partenaire de confiance pour la gestion des documents Peppol

Lucy est une plateforme spécialement conçue pour aider les PME et les comptables à gérer leurs documents Peppol. Plutôt que de vous laisser submerger par la paperasse des différents types de documents (factures, contrats, feuilles de temps, etc.), Lucy automatise votre processus et veille à ce que tous les documents arrivent au bon endroit, sans perturber votre flux de travail !

Lucy vous aide notamment de plusieurs façons efficaces :

• Grâce au traitement automatique des documents : Lucy trie automatiquement tous vos documents Peppol et les envoie directement aux départements concernés dans l’entreprise de votre client. Pratique !
  
  
• Grâce à son intégration avec votre logiciel de comptabilité : Lucy s’intègre facilement avec n’importe quel logiciel de comptabilité populaire, ce qui vous évite des étapes manuelles supplémentaires pour traiter les documents.
  
  
• Assurant la conformité et la sécurité : Lucy veille à ce que tous les documents respectent les dernières normes Peppol et qu’ils soient conformes aux exigences strictes en matière de sécurité.
  
  
• Offrant une vue en temps réel : Grâce à Lucy, vous et votre client avez une vue en temps réel sur tous les documents entrants. Que ce soit une facture ou une confirmation de commande : l’information est toujours à jour et immédiatement accessible.

Conclusion : Peppol, la colonne vertébrale des processus commerciaux modernes

Peppol est bien plus qu’un réseau de facturation électronique. Il offre aux comptables et aux entreprises une multitude de possibilités pour numériser et rationaliser les processus, couvrant des domaines tels que la gestion des ressources humaines et la logistique.

En choisissant les bonnes "couleurs" de la "palette" des documents numériques, chaque entrepreneur peut créer un paysage numérique unique et efficace qui s’adapte parfaitement à ses processus d’affaires.

Et en allant au-delà de la comptabilité et en exploitant la puissance opérationnelle d’une boîte de réception Peppol (comme Lucy), vous ferez un énorme pas en avant dans la numérisation de votre entreprise. Vers l’avenir !