Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique (ou e-facturation) devient de plus en plus populaire pour les entreprises de toutes tailles à travers le monde. Bien que la e-facturation ait connu une croissance rapide ces dernières années, de nombreuses entreprises bénéficient de la facturation électronique depuis plus de 30 ans. Mais qu'est-ce exactement que la e-facturation et pourquoi tant d'entreprises font-elles la transition ?

Qu'est-ce que la e-facturation ? Définition de la facturation électronique

La e-facturation, abréviation de facturation électronique, est une approche numérisée de l'ensemble du processus de facturation. De la création de la facture, à l'échange, au traitement, à l'archivage. Chaque étape du parcours de facturation est numérisée, rendant plus facile pour les fournisseurs et les acheteurs d'accélérer leurs processus de facturation.

Qu'est-ce qu'une e-facture ?

Une e-facture économise le papier et élimine le traitement manuel, car le processus est entièrement numérique.

En utilisant un outil de e-facturation, une e-facture est créée dans un format électronique structuré. Le format de la e-facture peut varier entre de nombreuses normes différentes – de XML à EDIFACT en passant par CSV. Pourquoi utiliser des formats structurés ? Pour que la facture puisse être facilement échangée puis traitée dans les systèmes ERP et comptables. Tous les processus pour faciliter le travail des équipes des comptes à payer (AP) et des comptes clients (AR).

Ce que la e-facturation n'est pas

Il peut être facile de penser que la e-facturation est juste une facture envoyée électroniquement, par exemple une facture envoyée en PDF, cependant ce n'est pas le cas.

Dans l'exemple du PDF, il s'agit de ce qui est classé comme des données de facture non structurées et non une e-facture car le destinataire ne peut généralement pas traiter automatiquement le fichier PDF, ni l'expéditeur ne peut suivre complètement le fichier.

Les factures papier ou les factures papier scannées OCR par exemple, n'ont pas été créées à l'aide de données structurées. Cependant, certains fournisseurs de e-facturation de premier plan peuvent travailler avec des données structurées et non structurées pour les transformer en e-factures.

Ce format permet de traiter automatiquement la facture d'une entreprise à une autre sans aucun contrôle manuel.

Quels sont les avantages de la e-facturation ?

La e-facturation, comme la facturation traditionnelle, est une partie clé de toute relation acheteur-fournisseur. Elle représente une approche moderne pour les équipes des comptes à payer (AP) et des comptes clients (AR) de bénéficier de l'automatisation des processus, mettant en œuvre des mesures qui améliorent l'efficacité globale et permettent de nombreuses économies de coûts.

Les avantages ne s'arrêtent pas là :

• Simplifie les procédures et économise du temps - Alors que les processus de facturation traditionnels sont fortement basés sur le papier, manuels, chronophages et sujets aux erreurs humaines, la e-facturation simplifie la procédure et économise beaucoup de temps. Cette rationalisation du processus est précieuse pour les entreprises, avec la possibilité d'économiser sur les coûts. Par exemple, selon l'IOFM (Institute of Finance & Management), les coûts de traitement des factures peuvent varier entre 1 $ et 21 $.
• Pleine visibilité - Les principaux fournisseurs de e-facturation sont capables de suivre quand une facture a été envoyée, reçue, ouverte, consultée et même payée. L'importance de cette fonction ne doit pas être sous-estimée lors du choix d'un fournisseur car elle permet aux entreprises d'avoir une vue à 360° de leur processus.
• Paiements plus rapides - La e-facturation est automatique, précise et instantanée sans besoin d'impression et d'envoi physique. Avec moins d'étapes dans le parcours et moins de données à saisir, les entreprises peuvent bénéficier de cycles de paiement plus rapides et plus précis. De plus, certains outils de e-facturation vous permettent d'ajouter un bouton de paiement numérique à votre facture, rendant encore plus facile pour votre destinataire de payer.
• Travail faisant "sens" - Pour les employés, beaucoup moins d'erreurs se produisent, et les employés peuvent profiter d'une manière de travailler innovante sans avoir à saisir des données et à faire correspondre des documents financiers – tout se fait via un parcours unique, au lieu d'étapes individuelles.
• Sécurité renforcée - En matière de sécurité, les transferts de fichiers cryptés et les réseaux sécurisés aident le processus de e-facturation à devenir plus sûr par rapport à son homologue manuel.

Comment fonctionne la e-facturation ?

La e-facturation peut sembler compliquée, mais elle est en fait assez simple à utiliser. Sa simplicité signifie que les entreprises de toutes formes et tailles peuvent utiliser et bénéficier des processus de e-facturation.

Comment créer une e-facture

Pour créer votre e-facture, commencez par utiliser des outils tels que votre système ERP ou un logiciel de e-facturation dédié. Les logiciels de e-facturation de premier plan sont extrêmement simples à utiliser. Tout ce que vous avez à faire est d'entrer quelques champs de facturation, qui peuvent souvent être pré-remplis en fonction de votre fournisseur de e-facturation.

Comment envoyer une e-facture

Les e-factures sont généralement envoyées de deux manières différentes. La première est via une connexion point à point entre l'expéditeur et le destinataire pour échanger les documents - souvent connue sous le nom d'échange de données électroniques (EDI).

Deuxièmement, et devenant plus populaire ces derniers temps, est un modèle de réseau tel que Crossnet de Unifiedpost Group. Crossnet connecte plusieurs acheteurs et vendeurs et permet de convertir et d'échanger différents formats de e-facturation. À notre avis, c'est la seule voie à suivre pour l'économie de réseau moderne.

Pour l'une ou l'autre solution, vous avez besoin de seulement trois choses pour envoyer votre facture à votre destinataire.

• Adresse du destinataire - Tout comme vous auriez besoin de l'adresse du destinataire pour une facture papier, l'envoi d'une facture électronique nécessite également une adresse. Lors de l'utilisation de factures électroniques, vous utilisez généralement un identifiant tel qu'un numéro de TVA ou un GLN. Certains réseaux, comme le réseau Peppol, offrent des recherches d'adresses centralisées. Ici, vous pouvez facilement rechercher votre destinataire et échanger votre facture en quelques clics.
• Format de la facture - Comme mentionné précédemment, les factures électroniques existent sous divers formats, tels que XML et EDI. Ces formats structurés peuvent être traités et convertis sans problème par les principaux fournisseurs de e-facturation. Par exemple, une entreprise peut choisir de générer et d'envoyer une e-facture XML, mais le destinataire peut choisir de recevoir la e-facture dans le format de son choix. Ce processus de conversion rend l'échange de e-factures encore plus simple pour chaque entreprise impliquée.
• Infrastructure - Pour que les documents électroniques soient transmis via les fournisseurs de e-facturation, l'expéditeur et le destinataire doivent disposer de systèmes compatibles. Cette compatibilité peut être aussi simple que d'avoir une boîte aux lettres électronique pour l'échange transparent de documents.

Exigences légales

Il y a un nombre croissant d'exigences légales en matière de e-facturation à travers le monde. De nombreux gouvernements visent activement à combler leur écart de TVA. En introduisant la facturation électronique obligatoire, les gouvernements peuvent prouver la validité de chaque facture.

Différents gouvernements auront différentes règles et différents standards de e-facturation dans leurs mandats, par exemple, quelles entreprises doivent se conformer, quels formats et modèles de e-facturation elles doivent utiliser, etc. Pour rester à jour, Unifiedpost Group a développé un guide de conformité fiscale détaillant les pays qui ont actuellement des mandats de e-facturation en place.

Comment commencer avec la facturation électronique?

Explorez vos options et apprenez-en plus sur l'automatisation de vos processus de facturation en utilisant la solution de facturation d'Unifiedpost Group.

• Pour les petites entreprises, la facturation électronique est disponible via Banqup.
• Pour les grands acheteurs souhaitant numériser leurs processus de documents entrants, optez pour Collect.
• Et pour les grands vendeurs, visant également à être conformes fiscalement, optez pour Channel.

Explorez la meilleure solution pour répondre aux besoins de votre entreprise.