7 onmisbare vragen over vakantie die je moet stellen

Vakantie! Ook dit jaar hebben jij en je werknemers wellicht weer vragen over vakantie opnemen. Als werkgever ben je daar in elk geval maar beter goed op voorbereid. Het antwoord op zeven veelgestelde vragen.

1. Mijn medewerker wil eenzijdig bepalen wanneer hij of zij vakantie neemt. Mag dat?

Neen. Je werknemer kan pas vakantie opnemen na goedkeuring van de werkgever. We raden aan om in je arbeidsreglement de nodige spelregels te voorzien rond de aanvraag van vakantie (hoe, wanneer, aanvraagtermijnen, voorrangsregels). In de vakantiewetgeving staan er enkele regels:

2. Verschillende medewerkers willen dezelfde vakantieperiode opnemen, maar dat is organisatorisch niet haalbaar. Wat nu?

Collega’s maken vaak informeel vakantie-afspraken onder elkaar. Dat kan natuurlijk perfect, maar met formele afspraken vermijd je achteraf discussies. Stel regels op rond minimumbezetting, een beurtrolsysteem of deadlines om de voorkeur voor langere vakantieperiodes door te geven. Met duidelijke afspraken zorg jij ervoor dat je onderneming blijft draaien, terwijl je werknemers hun vakantie (zo veel mogelijk) opnemen zoals ze willen. Sommige ondernemingen geven de voorkeur aan collectieve vakantieperiodes en vermijden daardoor jaarlijks terugkerende frustraties op het vlak van vakantieplanning.

Bots je deze zomer tegen planningsproblemen aan, leg dan nieuwe vakantieregels vast via je arbeidsreglement voor volgend jaar. Zo weten werknemers tijdig waar ze aan toe zijn.

3. Mijn werknemer wordt ziek vóór de start van de vakantie. Is hij of zij die vakantiedagen kwijt?

De gewone spelregels rond ziekte gelden: je werknemer moet jou tijdig verwittigen én tijdig een ziektebriefje binnenbrengen (waarop de volledige ziekteperiode wordt geattesteerd). Ziektedagen die tijdens de vakantie vallen, verliezen hun vakantiekarakter en worden ziektedagen. Je werknemer heeft dan het recht om niet-genoten vakantiedagen later in het jaar op te nemen.

4. Mijn werknemer wordt ziek tijdens de vakantie. Wat gebeurt er met die vakantiedagen?

Sinds 1 januari 2024 mag je werknemer ook die vakantiedagen later in het jaar opnemen, als hij of zij jou verwittigt, tijdig (binnen de twee dagen na de start van de arbeidsongeschiktheid) een ziektebriefje kan voorleggen en aangeeft of hij of zij op een ander adres verblijft tijdens de ziekteperiode. Deze aanpak geldt trouwens niet enkel voor arbeidsongeschiktheid, maar ook voor enkele andere vormen van afwezigheid. Je vindt alle info in dit blogartikel.

5. Mijn werknemer zit vast in het buitenland door een geannuleerde vlucht. Wat nu?

Als de vlucht geannuleerd is door een plotse en onvoorziene gebeurtenis, is er sprake van overmacht. Dan is je werknemer gewettigd afwezig, maar zonder recht op loon. Soms is er wel recht op een uitkering tijdelijke werkloosheid, als de overmacht uitdrukkelijk erkend is door de RVA. Een aangekondigde staking is geen overmacht; je werknemer is dan ongewettigd afwezig.

Jullie kunnen samen beslissen welk karakter de extra afwezigheidsdagen krijgen: bijvoorbeeld wettelijke vakantiedagen, adv-dagen, recup of extralegale vakantie. Zijn alle vakantierechten al uitgeput, dan behoort ook onbetaald verlof tot de mogelijkheden. Een andere optie is om te telewerken van op de vakantiebestemming, als dat kan.

In elk geval moet je medewerker je tijdig verwittigen van zijn afwezigheid en de achterliggende reden. Anders is er sprake van ongerechtvaardigde en dus onbetaalde afwezigheid.

6. Mijn medewerker kan niet op reis vertrekken omdat zijn/haar vlucht werd geschrapt. Moet ik de vakantie intrekken?

Je werknemer kan de vakantie niet uit eigen beweging intrekken. De goedgekeurde vakantieperiode gaat dus gewoon door. De kans is groot dat je medewerker vraagt om de startdatum van zijn vakantie te verplaatsen. Je kunt dan voet bij stuk houden, bijvoorbeeld omdat de vakantiepuzzel van de onderneming al is gelegd, of je zoekt samen naar een oplossing die voor beiden haalbaar is.

7. Kan mijn medewerker vakantiedagen overdragen naar het volgende jaar?

In principe moet je werknemer alle vakantiedagen opnemen vóór 31 december van dat jaar. Vanaf december 2024 komt er een uitzondering op dat principe. Alleen vanwege onderstaande redenen kunnen jullie de mogelijkheid bekijken om vakantiedagen over te dragen naar de twee volgende jaren, en enkel indien de werknemer de vakantie écht niet kon opnemen voor het einde van het jaar. Als dat het geval is, mag je dat als werkgever niet weigeren – je werknemer is overigens niet verplicht om de vakantie over te dragen. Ga tijdig in gesprek met je werknemer over de aanpak van de resterende vakantiedagen.