De Commissie voor Boekhoudkundige Normen kreeg herhaaldelijk vragen voorgelegd over de aanvangsdatum van het boekjaar van een nieuwe vennootschap opgericht al dan niet naar aanleiding van een fusie of splitsing.
Onderhavig advies bepaalt vooreerst de aanvangsdatum van het boekjaar ingeval van de oprichting van een nieuwe vennootschap. Het onderzoekt vervolgens de impact van de overname van de verbintenissen aangegaan namens een vennootschap die op die datum in oprichting is. Het analyseert ten slotte de aanvangsdatum van het boekjaar van nieuwe vennootschappen opgericht naar aanleiding van een fusie, een splitsing, een inbreng van een algemeenheid of een bedrijfstak.
Naar mening van de Commissie start het boekjaar van een vennootschap op de datum waarop ze haar rechtspersoonlijkheid verwerft.
Vennootschappen verkrijgen hun rechtspersoonlijkheid vanaf de dag dat ze het uittreksel van hun oprichtingsakte neerleggen ter griffie van de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft.2,3
Hoewel de vennootschap bestaat vanaf haar oprichting4, verwerft ze pas een eigen juridische individualiteit, onafhankelijk van die van de oprichters, vanaf de voornoemde neerlegging ter griffie.
De Commissie wijst er echter op dat een bepaalde praktijk als aanvang van het boekjaar de datum van de oprichting van de vennootschap neemt, m.a.w. de datum van het verlijden van de authentieke akte voor de vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en de datum van het verlijden van de authentieke akte of de ondertekening van de onderhandse akte voor de vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid.5
De Commissie is van oordeel dat dit geen geschikte praktijk is. Voor zover het uittreksel uit de oprichtingsakte moet worden neergelegd binnen vijftien dagen na de dagtekening van de definitieve akte6 en binnen deze termijn wordt neergelegd, aanvaardt de Commissie als een tolerantie dat het begin van het boekjaar kan worden vastgelegd op de datum waarop de vennootschap wordt opgericht. De Commissie benadrukt hierbij dat deze termijn van vijftien dagen in de praktijk stilaan verdwijnt, omdat de notarissen gebruik maken van de elektronische neerlegging van het uittreksel uit de oprichtingsakte.
De Commissie herinnert eraan dat de nieuwe vennootschap, die haar jaarrekening voor de eerste keer neerlegt7, de datum van neerlegging van het uittreksel uit haar oprichtingsakte ter griffie moet aanduiden op de eerste pagina van de neer te leggen jaarrekening bij de Balanscentrale en niet de datum van het verlijden of de ondertekening van haar oprichtingsakte noch de datum van publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
De Commissie herinnert er eveneens aan dat het boekjaar, krachtens het periodiciteitsbeginsel8, normaal gezien een duur van twaalf maanden moet hebben. Uitzonderlijk kan een boekjaar een duur van minder of meer dan twaalf maanden hebben, waarbij deze duur nooit langer kan zijn dan vierentwintig maanden min één kalenderdag.9
Volgens artikel 60 van het W.Venn. zijn, tenzij anders is overeengekomen, de promotoren die zich verbinden in naam van de vennootschap in oprichting, persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk, behalve wanneer de vennootschap binnen twee jaar na het ontstaan van de verbintenis het uittreksel uit haar oprichtingsakte ter griffie neerlegt en zij bovendien die verbintenis binnen twee maanden na deze neerlegging overneemt. Indien deze twee cumulatieve voorwaarden vervuld zijn, “wordt de verbintenis geacht van het begin af door de vennootschap te zijn aangegaan”.
In dat opzicht, heeft het Hof van Cassatie voor recht verklaard dat “de overname ten aanzien van de promotor geldt als een ontbindende voorwaarde waardoor hij wordt bevrijd van de aangegane verbintenissen en wordt geacht nooit eigenaar te zijn geweest van de in naam van de vennootschap in oprichting verworven goederen”10.
Naar mening van de Commissie, heeft de terugwerkende kracht inherent aan de ontbindende voorwaarde voorzien door artikel 60 van het W.Venn. geen weerslag op het begin van het boekjaar, dat behouden blijft op de datum waarop de rechtspersoonlijkheid wordt verworven. Ze heeft daarentegen tot gevolg dat alle opgenomen actief- en passiefbestanddelen, met inbegrip van de afschrijvingen, waardeverminderingen en door de promotor gevormde voorzieningen, zijn rechten en verplichtingen alsook zijn desbetreffende opbrengsten en kosten worden opgenomen in de boekhouding van de vennootschap tegen de waarde waarvoor ze in de boekhouding van de promotor voorkwamen op het tijdstip dat de verbintenis wordt overgenomen. De jaarrekening over het eerste boekjaar van de vennootschap zal dus alle activa, passiva, kosten, opbrengsten, rechten en verplichtingen omtrent de overgenomen verbintenissen opnemen.
Het aangaan van verbintenissen onder ontbindende voorwaarde in naam van een vennootschap in oprichting moet volgens de Commissie door de promotor geboekt worden alsof hij ze in zijn naam en voor zijn eigen rekening was aangegaan. Het gebruik van de rekeningen 074 Goederen en waarden gehouden voor rekening of ten bate en voor risico van derden en 075 Crediteuren wegens goederen en waarden gehouden voor rekening of ten bate en voor risico van derden is niet geschikt, aangezien deze verbintenissen niet worden aangeduid als “de goederen en waarden die de vennootschap […] voor rekening of ten bate en op risico van derden onder zich houdt, [en evenmin als] de daartegenoverstaande verplichtingen”11.
De Commissie is van mening dat op deze manier de beginselen van een regelmatige boekhouding worden nageleefd, en dat zo in het bijzonder wordt gegarandeerd dat de boekingen overeenkomen met de realiteit van de uitgedrukte verrichtingen, dat de verrichtingen van begin tot einde worden opgevolgd en de onveranderlijkheid van de boekingen wordt verzekerd12.13
In hoofde van de promotor worden de overname van de activa en passiva met betrekking tot de overgenomen verbintenis en de overname van de desbetreffende opbrengsten en kosten van het lopende boekjaar van de promotor of van een niet definitief afgesloten voorgaand boekjaar, boekhoudkundig uitgedrukt door de tegenboeking ervan.
Omwille van het definitieve karakter van de goedgekeurde jaarrekening, worden de opbrengsten en kosten - betreffende de overgenomen verbintenis - van de definitief afgesloten boekjaren van de promotor daarentegen via een overdracht opgenomen in de resultaten van het niet definitief afgesloten boekjaar van de promotor. Een boekjaar wordt definitief afgesloten door de goedkeuring van de jaarrekening over dat boekjaar door de algemene vergadering van de promotor.14
Deze overboeking naar het resultaat gebeurt via de rekeningen 743 Diverse bedrijfsopbrengsten of 764 Andere niet-recurrente bedrijfsopbrengsten en 643 Diverse bedrijfskosten of 664 Andere niet-recurrente bedrijfskosten. Indien de overgenomen opbrengsten en kosten verband houden met de gewone bedrijfsuitoefening van de promotor, dan dient het bestuursorgaan deze aan te merken als diverse bedrijfsresultaten; in het tegenovergestelde geval dient het bestuursorgaan ze aan te merken als niet-recurrente bedrijfsresultaten.15
Het bestuursorgaan kan, indien het dit relevant acht, de rekeningen 743/764 en 643/664 onderverdelen volgens de aard van de overgenomen opbrengsten en kosten. De Commissie is van mening dat het gebruik van rekening 760 Terugneming van [niet-recurrente] afschrijvingen niet geschikt is aangezien de overboeking naar het resultaat naar aanleiding van de overname van de verbintenis niet kan worden aangemerkt als een “met toepassing van artikel 64, § 1, derde lid [en van artikel 61, § 1, lid 3 KB W.Venn.] verrichte terugneming [...] van afschrijvingen die tijdens een vorig boekjaar werden geboekt”16.
Bij de nieuwe vennootschap gebeurt de opname van de opbrengsten en kosten met betrekking tot de overgenomen verbintenis, over al dan niet definitief afgesloten boekjaren van de promotor, door de inresultaatname op de datum van hun overname.
De overname van de opbrengsten en kosten van het lopende boekjaar van de promotor of van een niet definitief afgesloten voorgaand boekjaar, gebeurt via de inresultaatname ervan volgens de aard van de overgenomen opbrengsten en kosten.
De overname van de opbrengsten en kosten van definitief afgesloten boekjaren van de promotor gebeurt daarentegen door middel van een overboeking naar het resultaat via de rekeningen 743 Diverse bedrijfsopbrengstenof 764 Andere niet recurrente bedrijfsopbrengsten en 643 Diverse bedrijfskosten of 664 Andere niet recurrente bedrijfskosten. Indien de overgenomen opbrengsten en kosten verband houden met de gewone bedrijfsuitoefening van de nieuwe vennootschap, dan dient het bestuursorgaan deze aan te merken als diverse bedrijfsresultaten; in het tegenovergestelde geval dient het bestuursorgaan ze aan te merken als niet-recurrente bedrijfsresultaten.17
Het bestuursorgaan van de nieuwe vennootschap kan, indien het dit relevant acht, de rekeningen 743/764 en 643/664 onderverdelen volgens de aard van de overgenomen opbrengsten en kosten. De Commissie is van mening dat het gebruik van rekening 660 Niet-recurrente afschrijvingen niet geschikt is aangezien de overboeking naar het resultaat naar aanleiding van de overname van de verbintenis niet kan worden aangemerkt als een uitzonderlijke afschrijving in de zin van artikel 61, § 1, lid 5 en artikel 64, § 1, lid 2 KB W.Venn.18.
Voorbeeld
Een promotor die zijn boekjaar afsluit per kalenderjaar verwerft op 1 september 20X0 een onroerend goed voor 100.000 EUR namens een vennootschap in oprichting en neemt dit onmiddellijk in gebruik voor de vennootschap in oprichting. Het onroerend goed wordt afgeschreven over een periode van 33 jaar. Deze verwerving wordt gefinancierd door middel van een banklening, gecontracteerd op 31 augustus 20X0, van 100.000 EUR met een looptijd van 15 jaar en een maandelijkse rente van 100 EUR. Vanaf 1 november 20X0 verhuurt de promotor een deel van het onroerend goed aan een derde tegen een maandelijkse huur van 300 EUR. Op 1 december 20X0 neemt de promotor onderhoudskosten voor het onroerend goed van 500 EUR ten laste.
De kosten van het boekjaar 20X0 voor het onroerend goed19 bedragen meer dan de ontvangen huurprijs voor datzelfde boekjaar20. Het overschot van de kosten ten opzichte van de opbrengsten van boekjaar 20X0 bedraagt 1.310,10 EUR21.
De jaarrekening over het boekjaar 20X0 wordt goedgekeurd door de algemene vergadering van de promotor op 15 mei 20X1.
Op 1 september 20X1 wordt de vennootschap opgericht en op dezelfde dag wordt het uittreksel van haar oprichtingsakte neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel. Dezelfde dag neemt de vennootschap het onroerend goed en de daartegenoverstaande verplichtingen over.
Bij de promotor, vertaalt de overname zich als volgt:
Bij de nieuwe vennootschap, vertaalt de overname zich als volgt:
De boekingen worden als volgt verricht22:
De fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap en de splitsing door oprichting van nieuwe vennootschappen zijn respectievelijk voltrokken zodra de nieuwe vennootschap is opgericht26 en zodra de nieuwe vennootschappen zijn opgericht27.
Boekhoudkundig worden de fusie en splitsing echter van kracht op de datum, respectievelijk vermeld in het fusievoorstel “vanaf welke de handelingen van de te ontbinden vennootschappen boekhoudkundig geacht worden te zijn verricht voor rekening van de nieuwe vennootschap”28 en in het splitsingsvoorstel “vanaf welke de handelingen van de te splitsen vennootschap boekhoudkundig geacht worden te zijn verricht voor rekening van een van de nieuwe vennootschappen”29.
Zoals het Hof van Cassatie er heeft aan herinnerd in zijn arrest van 12 juni 2014, “de krachtens deze wetsbepalingen te vermelden datum beoogt enkel een boekhoudkundige en niet een verbintenisrechtelijke retroactiviteit van de fusie of splitsing”30.
Volgens de Commissie heeft deze boekhoudkundige retroactiviteit tot gevolg dat het boekjaar van de vennootschap(pen) opgericht naar aanleiding van een fusie/splitsing aanvangt op de datum dat de fusie/splitsing boekhoudkundig van kracht wordt en niet, in afwijking van het bovenvermelde principe, randnr. 3, op de datum waarop de rechtspersoonlijkheid wordt verworven.
Naar het oordeel van de Commissie kan dergelijke retroactiviteit niet verder reiken dan de laatste balansdatum waarop de jaarrekening van de overgenomen vennootschappen of van de gesplitste vennootschap is afgesloten, ongeacht of deze werd neergelegd of niet.31 Bovendien mag de duur van het boekjaar, krachtens het periodiciteitsbeginsel, nooit langer zijn dan vierentwintig maanden min één kalenderdag.32
De Commissie meent dat deze boekhoudkundige retroactiviteit zorgt voor een beter begrip van de fusie/splitsing in de jaarrekening. De jaarrekening van de nieuwe vennootschap(pen) start immers op de datum dat de fusie/splitsing boekhoudkundig van kracht wordt en de jaarrekening van de overgenomen vennootschappen of van de gesplitste vennootschap wordt de dag hiervoor afgesloten. Bovendien kan de boekhoudkundige neutraliteit van de fusie/splitsing het best gerespecteerd worden door de retroactieve start van het boekjaar.33 De Commissie verwijst in dit verband naar haar adviezen 2009/634 en 2009/835 m.b.t. de boekhoudkundige verwerking van respectievelijk fusies en splitsingen.
In navolging van de fusies en splitsingen, vermeldt het voorstel van inbreng van algemeenheid of bedrijfstak de “<i>datum vanaf welke de verrichtingen van de vennootschap die de inbreng doet, boekhoudkundig geacht worden te zijn verricht voor rekening van een van de verkrijgende vennootschappen</i>”37.
De Commissie is van mening dat hieruit volgt dat het boekjaar van de vennootschap(pen) opgericht naar aanleiding van de inbreng van een algemeenheid of een bedrijfstak van start gaat op de datum dat de inbreng boekhoudkundig van kracht wordt en niet, in afwijking van het bovenvermelde principe, randnr. 3, op de datum waarop de rechtspersoonlijkheid wordt verworven. Bovendien mag de duur van het boekjaar, krachtens het periodiciteitsbeginsel, nooit langer zijn dan vierentwintig maanden min één kalenderdag.38
De boekhoudkundige neutraliteit van de inbreng van een algemeenheid of van een bedrijfstak kan het best gerespecteerd worden door de retroactieve start van het boekjaar.39 De Commissie verwijst hiervoor naar haar advies 2009/15 betreffende de boekhoudkundige verwerking van de inbreng van een algemeenheid en van een bedrijfstak.40