Circulaire 2023/C/61 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Personenbelasting publiceerde op 19/06/2023 de Circulaire 2023/C/61 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen.

Impact van de gewijzigde invulling van de 'dagelijkse forfaitaire vergoeding' door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en bedragen van toepassing vanaf 15.02.2023.

BIJLAGEN: 2

Inhoudstafel

I. Inleiding

II. Bespreking

1. Basisprincipes en vaststelling van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

A. Buitenlandse dienstreizen

B. Beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen

2. Aard van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

3. Eventuele verminderingen toe te passen op de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

A. Kosten van bepaalde maaltijden of kleine uitgaven vervat in de terugbetaalde of ten laste genomen huisvestingskosten

B. Dagen van vertrek en terugkeer

4. Voorbeelden

III. Inwerkingtreding

IV. Bijlagen

I. INLEIDING

1. Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun werkgever of vennootschap verplaatsingen maken naar het buitenland, worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever of vennootschap.

Wanneer een onderneming aan haar werknemers en bedrijfsleiders in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een niet-belastbare terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt.

2. De voorwaarden en het belastingstelsel van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen die worden toegekend voor dienstreizen in het buitenland (1), worden besproken in de circulaires Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006 en Ci.RH.241/598.417 (AAFisc 23/2011) van 15.04.2011.

(1) Onder dienstreis in het buitenland wordt verstaan, een opdracht van korte duur in het buitenland, meer bepaald van maximum 30 kalenderdagen.

3. De voorwaarden en het belastingstelsel van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van kosten veroorzaakt door beroepsmatige verblijven van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, worden besproken in de circulaire Ci.RH.241/609.972 (AAFisc Nr. 38/2013) van 10.10.2013.

4. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking heeft met het ministerieel besluit van 10.01.2023 (2) de invulling gewijzigd van de 'dagelijkse forfaitaire vergoeding' die zij per land vaststelt en die op fiscaal vlak geldt als een vergoeding vastgesteld volgens ernstige normen (3). In tegenstelling tot voorheen worden de ontbijtkosten niet langer geacht begrepen te zijn in de dagelijkse forfaitaire vergoeding zoals vastgesteld door dit ministerieel besluit.

(2) Ministerieel besluit van 10.01.2023 houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen (BS 15.02.2023 – Numac: 2023030326).
(3) Zie randnummer 6 hierna.

Deze circulaire bespreekt de impact van die gewijzigde invulling van de 'dagelijkse forfaitaire vergoeding' op de fiscale richtlijnen die werden gegeven in voormelde circulaires.

5. Daarnaast worden de volgende bijlagen bij deze circulaire toegevoegd:

- de lijst van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen vastgesteld per land en van toepassing vanaf 15.02.2023 (bijlage 1)

- een overzichtstabel van de forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen (zoals van toepassing vanaf 15.02.2023) (bijlage 2).

II. BESPREKING

1. Basisprincipes en vaststelling van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

6. Verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders die in het kader van hun beroepswerkzaamheid in opdracht van hun werkgever of vennootschap worden uitgezonden naar het buitenland, kunnen worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap wanneer deze het dubbele bewijs levert:

- dat de vergoeding is bestemd tot het dekken van kosten die hem eigen zijn

- dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Wanneer het bedrag van de verblijfsvergoeding op forfaitaire basis wordt berekend, verliest ze niet de aard van een terugbetaling van werkelijke kosten, wanneer dat bedrag is vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.

In dit verband mag worden aangenomen dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen, zoals die per land zijn vastgesteld voor ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, overeenkomstig ernstige normen zijn bepaald (4). Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen:

- bedragen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 1

- bedragen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 2.

(4) Zie bijlage 1 bij het MB 10.01.2023 (BS 15.02.2023 - Numac: 2023030326) voor de bedragen van toepassing vanaf 15.02.2023. Deze bedragen zijn ook opgenomen als bijlage bij deze circulaire.

A. BUITENLANDSE DIENSTREIZEN

7. Wat de buitenlandse dienstreizen betreft, kunnen de bedragen van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 1 ('carrière Hoofdbestuur'), onder bepaalde voorwaarden worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap (5).

(5) Zie de circulaires Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006 en Ci.RH.241/598.417 (AAFisc 23/2011) van 15.04.2011.

8. Onder buitenlandse dienstreis wordt hier verstaan, een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is, met een maximum van 30 kalenderdagen.

9. Het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding (categorie 1) mag in de volgende gevallen als een niet-belastbare eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking worden genomen:

- voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op dienstreis.

- voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal, met een afwezigheid van minstens 10 uren. De duur van dergelijke dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling tot het uur van terugkeer naar daar.

Wanneer het een buitenlandse dienstreis betreft waarbij verschillende landen worden aangedaan, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.

10. Er wordt aan herinnerd dat het toepassingsgebied van de circulaires m.b.t. buitenlandse dienstreizen beperkt is tot werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de 'carrière Hoofdbestuur' van de FOD Buitenland Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Het moet bijgevolg gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Vallen bijgevolg niet onder het toepassingsgebied van die circulaires, de belastingplichtigen voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit. In die omstandigheden worden de verplaatsingen van en naar het buitenland niet als een dienstreis aangemerkt in de zin van die circulaires.

B. BEROEPSMATIGE VERBLIJVEN IN HET BUITENLAND VAN MEER DAN 30 DAGEN

11. Wat de beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen betreft, kunnen de bedragen van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 2 (ambtenaren 'op post'), onder bepaalde voorwaarden worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap (6).

(6) Zie de circulaire Ci.RH.241/609.972 (AAFisc Nr. 38/2013) van 10.10.2013.

12. Het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding (categorie 2) mag als een niet-belastbare terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld, een dag tussen twee overnachtingen op buitenlandse opdracht.

Wanneer het een buitenlandse opdracht betreft waarbij verschillende landen worden aangedaan, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.

13. Er wordt aan herinnerd dat:

- de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoeding voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot 24 maanden

- de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.

2. Aard van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

14. De dagelijkse forfaitaire vergoeding, vastgesteld per land door de FOD Buitenland Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking dekt de volgende kosten (7):

- de lunch- en dinerkosten

- de drank- en snackkosten

- de plaatselijke vervoerkosten

- de telefonische communicatiekosten

- de kosten in verband met andere contante uitgaven.

(7) Art. 2, MB 10.01.2023 (BS 15.02.2023 - Numac: 2023030326).

15. In tegenstelling tot wat voorheen van toepassing was, worden de ontbijtkosten dus niet langer geacht begrepen te zijn in de 'dagelijkse forfaitaire vergoeding' zoals vastgesteld door voormelde FOD (8).

(8) Volgens art. 4, MB 10.01.2023 (BS 15.02.2023 - Numac: 2023030326) zijn de ontbijtkosten, samen met de overnachtingskosten, vervat in de hotelkosten. De hotelkosten worden door de voormelde FOD gedekt door een maximale logementsvergoeding. De maximale logementsvergoeding wordt betaald op basis van de werkelijke kosten per nacht, na overlegging van bewijsstukken en tot de per land vastgestelde maxima.

16. De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt niet:

- de huisvestingskosten

- de verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken en terug.

3. Eventuele verminderingen toe te passen op de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding

A. KOSTEN VAN BEPAALDE MAALTIJDEN OF KLEINE UITGAVEN VERVAT IN DE TERUGBETAALDE OF TEN LASTE GENOMEN HUISVESTINGSKOSTEN

17. De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever of vennootschap, mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever of vennootschap.

18. Wanneer de huisvestingskosten (9) door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen, en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven (10) omvatten, moeten de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen naargelang het geval worden verminderd:

- met 35 % voor het middagmaal

- met 45 % voor het avondmaal

- met 20 % voor de kleine uitgaven.

(9) De huisvestingskosten zijn niet begrepen in de dagelijkse forfaitaire vergoeding (zie randnummer 16).
(10) Onder kleine uitgaven wordt hier begrepen, drank- en snackkosten, plaatselijke vervoerkosten, telefonische communicatiekosten en andere contante uitgaven.

19. Aangezien de ontbijtkosten niet langer worden geacht begrepen zijn in de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, moet er geen procentuele vermindering gebeuren wanneer de ontbijtkosten zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever of de vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen.

De vermindering met 15 % van de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor het ontbijt, zoals vermeld:

- in randnummer 18 van de circulaire Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006

- in randnummer 12 van de circulaire Ci.RH.241/609.972 (AAFisc Nr. 38/2013) van 10.10.2013

is dus, vanaf 15.02.2023 niet meer van toepassing.

Door de gewijzigde invulling van de dagelijkse forfaitaire vergoeding, bedraagt de procentuele vermindering voor de kleine uitgaven vanaf 15.02.2023 20 % i.p.v. 5 %, zoals vermeld in de hiervoor opgesomde randnummers van de circulaires van 11.05.2006 en 10.10.2013.

B. DAGEN VAN VERTREK EN TERUGKEER

20. Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, en voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op deze halve dagvergoeding moeten de onder randnummer 18 vermelde procentuele verminderingen niet worden toegepast (11).

(11) Zie ook randnummer 19 van de circulaire Ci.RH.241/534.514 (AOIF 17/2006) van 11.05.2006 en randnummer 13 van de circulaire Ci.RH.241/609.972 (AAFisc Nr. 38/2013) van 10.10.2013.

4. Voorbeelden

21. Voorbeeld 1

Pieter maakt in opdracht van zijn werkgever een dienstreis naar Canada met overnachting in Ottawa. Hij vertrekt op maandag 18.09.2023 vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) en keert terug op zaterdag 23.09.2023. Het ontbijt en het avondmaal zijn inbegrepen in de overnachtingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van 326,40 euro, berekend uitgaande van de lijst van toepassing vanaf 15.02.2023 als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits de dienstreis meerdere dagen duurt en de toegekende vergoeding als volgt werd berekend:

- dag van vertrek 18.09.2023: 102 euro x ½ = 51 euro (12)

- 19.09.2023 tot 22.09.2023: (102 – 45 %)/dag x 4 dagen = 224,40 euro (13)

- dag van aankomst 23.09.2023: 102 euro x ½ = 51 euro (12)

- Totaal: 326,40 euro.

(12) Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer ten belope van de helft als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op deze halve dagvergoeding moeten geen procentuele verminderingen voor maaltijden of kleine uitgaven worden toegepast.
(13) De dagelijkse forfaitaire vergoeding van 102 euro moet worden verminderd met 45 %, aangezien de kosten voor diner worden geacht begrepen te zijn in dit bedrag van 102 euro. Er moet geen vermindering gebeuren voor de ontbijtkosten aangezien deze niet worden geacht begrepen te zijn in het bedrag van 102 euro.

22. Voorbeeld 2

Katrien wordt door haar werkgever uitgezonden naar Spanje en Portugal voor het uitvoeren van een marktonderzoek. Zij vertrekt vanuit Brussel (haar vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje met overnachting in Madrid van 01.06.2023 tot 21.06.2023. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de overnachtingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.

Op 21.06.2023 reist zij door naar Portugal waar zij in Lissabon verblijft van 21.06.2023 tot 08.07.2023. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten.

Op 09.07.2023 is zij terug in België.

Het betreft een zending naar het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen. De toegekende vergoeding van 1.293 euro mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt, aangezien zij als volgt werd berekend:

- dag van vertrek 01.06.2023: 47 euro x ½ = 23,50 euro (14)

- 02.06.2023 tot 21.06.2023: (47 – 45 %)/dag x 20 dagen = 517 euro (15) (16)

- 22.06.2023 tot 08.07.2023: 43 euro/dag x 17 dagen = 731 euro

- dag van aankomst 09.07.2023: 43 euro x ½ = 21,50 euro (14)

- Totaal: 1.293 euro.

(14) Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer ten belope van de helft als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op deze halve dagvergoeding moeten geen procentuele verminderingen voor maaltijden of kleine uitgaven worden toegepast.
(15) De dagelijkse forfaitaire vergoeding van 47 euro moet worden verminderd met 45 %, aangezien de kosten voor diner worden geacht begrepen te zijn in dit bedrag van 47 euro. Er moet geen vermindering gebeuren voor de ontbijtkosten aangezien deze niet worden geacht begrepen te zijn in het bedrag van 47 euro.
(16) Voor het bepalen van de toepasselijke dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding in geval het een buitenlandse opdracht betreft waarbij verschillende landen worden aangedaan, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.

III. INWERKINGTREDING

23. De gewijzigde bepalingen zijn van toepassing vanaf 15.02.2023.

IV. BIJLAGEN

24. Bijlage 1: de lijst van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen van categorie 1 en categorie 2, vastgesteld per land door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en van toepassing vanaf 15.02.2023.

Bijlage 2: overzichtstabel van de forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen (zoals van toepassing vanaf 15.02.2023).

Interne ref.: 736.195

Bron: Fisconetplus​