Circulaire 2024/C/89 betreffende de overdracht van slapende tegoeden aan de Deposito- en Consignatiekas

De Algemene Administratie van de Thesaurie – Deposito- en Consignatiekas publiceerde op 23/12/2024 de Circulaire 2024/C/89 betreffende de overdracht van slapende tegoeden aan de Deposito- en Consignatiekas.

Inhoudstafel

I. Inleiding

2. Slapende rekeningen

3. Slapende verzekeringsovereenkomsten

4. Slapende safes

4.1. Overdracht van gegevens die specifiek zijn voor slapende safes

4.2. Uitnodiging tot levering

4.3. Levering van de verzegelde omslagen en/of inventarissen

4.4. Transport, aansprakelijkheid en kosten

4.5. Beheer van de safe door Finshop

4.6. Speciën in een slapende safe

4.7. Huurder die niet identificeerbaar is

5. Pensioensparen

6. Verplichtingen bij erfopvolgingsregelingen

6.1. Kennisgeving op grond van het Wetboek der Successierechten

6.2. Kennisgeving in het kader van artikel 160 van de programmawet van 29 maart 2012 en artikel 23quater van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967

7. Verplichting met betrekking tot het witwassen

8. Bewaring

8.1. Overgedragen slapende tegoeden

8.2. Slapende tegoeden geregistreerd bij de DCK

8.3. Dossiers over de teruggave van slapende tegoeden die door de DCK worden behandeld

9. Vertrouwelijkheidsbeginselen

10. Varia

I. Inleiding

Sinds 2008 is de Deposito- en Consignatiekas (hierna ‘DCK’ genoemd) verantwoordelijk voor de ontvangst, het beheer en de teruggave van de slapende tegoeden. Dit zijn tegoeden die afkomstig zijn van rekeningen, verzekeringsovereenkomsten en safes waarvan de rechthebbenden niet konden worden opgespoord door financiële instellingen en verzekeringsondernemingen. De applicatie e-DEPO wordt gebruikt voor de overdracht, het beheer en de teruggave van deze tegoeden. Hierdoor kunnen financiële instellingen online een dossier aanmaken en bewijsstukken uploaden, en kunnen houders hun dossier raadplegen en terugbetalingen aanvragen.

Het doel van deze circulaire is de samenwerking tussen de verschillende partijen met betrekking tot de overdracht en het beheer van slapende tegoeden en daarmee verband houdende gegevens te identificeren en te beschrijven. Deze circulaire vormt een aanvulling op enerzijds de toepasselijke wet- en regelgeving en anderzijds de gebruikershandleidingen die beschikbaar zijn op de website van de FOD Financiën: e-DEPO Slapende tegoeden voor banken en verzekeraars | FOD Financiën (belgium.be).

2. Slapende rekeningen

Het is de bedoeling om voor de slapende rekeningen die bij de DCK zijn gedeponeerd, over betrouwbare en definitieve gegevens te beschikken en de rechthebbenden te registreren op basis van hun identificatienummer in het Rijksregister (NN) of bisregister. Voor al deze dossiers, die de meerderheid van de gevallen uitmaken, moet de instelling-depositaris een nieuw dossier aanmaken in de applicatie e-DEPO binnen de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Sommige dossiers moeten worden aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’. Het gaat om dossiers:

• waarvoor de rechthebbende niet precies kan worden geïdentificeerd (1)
• waarvoor de rechthebbende geen identificatienummer in het Rijksregister heeft.

(1) Overeenkomstig de bepalingen van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I).

De instellingen-depositaris moeten aan de DCK alleen de informatie verstrekken die nuttig is om de rechthebbenden correct terug te betalen.

Die noodzakelijke gegevens zijn:

1° het rijksregisternummer of, bij gebrek daaraan, de naam, voornaam en geboortedatum van de houder,

2° de identificatie van het aan de DCK overgedragen bedrag,

3° de identificatie van de instelling-depositaris.

Bovenstaande informatie is niet nodig voor dossiers ter waarde van 60 euro of minder en voor dossiers

waarvan de houder niet identificeerbaar (2) is.

(2) Overeenkomstig artikel 23, 21°, van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I).

De overdracht vindt niet eerder plaats dan één maand na de verzending van de aangetekende brief met

ontvangstbewijs, zoals bedoeld in artikel 26, § 1, derde lid, van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse

bepalingen (I).

De stortingen van de gelden worden per dossier verricht met behulp van de aangegeven gestructureerde

mededeling. In geval van een andere mededeling en/of een ander bedrag dan wat er is gevraagd, wordt de

storting geweigerd en teruggestuurd naar de rekening van herkomst. Indien de rekening van herkomst

inmiddels gesloten is, wordt de terugbetaling teruggestort en moet de instelling-depositaris een ander rekeningnummer meedelen, zodat de DCK het bedrag correct aan de instelling-depositaris kan overmaken.

De gelden moeten worden gestort binnen vijf bankwerkdagen vanaf de datum waarop het dossier is

aangemaakt. Indien de storting niet binnen 30 kalenderdagen is verricht, wordt het dossier geannuleerd en

kunnen de gelden niet meer worden gestort. Indien het dossier wordt geannuleerd, moet de instelling-depositaris een nieuw dossier aanmaken in de applicatie e-DEPO en de gelden storten.

Wanneer de DCK de gelden ontvangt, worden deze automatisch in het dossier opgenomen en maakt de

applicatie e-DEPO het document ‘Bewaargevingsbewijs’ aan. De applicatie stuurt een nieuwe e-mail om de

goede ontvangst van de gelden te bevestigen. Het bewaargevingsbewijs kan worden geraadpleegd en

gedownload in het beschikbare dossier in e-DEPO.

Effecten op slapende effectenrekeningen worden beheerd overeenkomstig de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I) en het koninklijk besluit van 1 september 2016 tot uitvoering van hoofdstuk V: slapende rekeningen, safes en verzekeringsovereenkomsten van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I) (3)

(3) Laatst gewijzigd bij het koninklijk besluit van 5 november 2023 tot wijziging van het koninklijk besluit van 1 september 2016 tot uitvoering van hoofdstuk V: De slapende rekeningen, safes en verzekeringsovereenkomsten, van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I).

Bij wijze van voorbeeld kunnen zich de volgende gevallen voordoen:

Geval nr. 1: De houder is geïdentificeerd aan de hand van zijn NN(4)

(4) NN: Identificatienummer in het Rijksregister of bisregister.

De rechthebbende moet in de applicatie e-DEPO worden geregistreerd op basis van zijn NN. Het dossier moet worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 2: De houder is geïdentificeerd op basis van zijn naam, voornaam en andere gegevens (5)

waarmee hij in het Rijksregister kan worden geïdentificeerd

(5) Overeenkomstig de bepalingen opgenomen in de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I).

De instelling-depositaris moet het NN van de rechthebbende opzoeken in het Rijksregister en hem in de

applicatie e-DEPO registreren op basis van dit NN. Het dossier moet dan worden aangemaakt in de

categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 3: De houder heeft geen Belgisch NN of de instelling-depositaris kan het NN niet vinden

De instelling-depositaris is er ondanks haar opzoekwerk niet in geslaagd het NN van de rechthebbende te

vinden. Het dossier moet dan worden aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’.

In het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten gelden’ moet de aard van de gedeponeerde

gelden worden ingevuld, samen met de gegevens van de rechthebbende die gekend zijn, in onderstaande

volgorde, gescheiden door het teken ‘;’: Naam; voornaam; geslacht; geboortedatum; adres.

Indien een bepaald gegeven niet gekend is, moet een spatie worden gelaten.

Geval nr. 4: De houder is overleden en de instelling-depositaris beschikt over zijn NN

Om eventuele erfgenamen niet te benadelen en aangezien het voor de instelling-depositaris moeilijk is om

hen te identificeren, wordt verzocht de overledene als rechthebbende in te vullen. De DCK zal zelf nagaan

of het bedrag eerlijk wordt verdeeld onder de verschillende erfgenamen.

Het dossier kan worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 5: De houder is overleden en de instelling-depositaris beschikt niet over een Belgisch NN

of het NN kan niet worden gevonden

Om eventuele erfgenamen niet te benadelen en aangezien het voor de instelling-depositaris moeilijk is om

hen te identificeren, wordt verzocht de overledene als rechthebbende in te vullen. De DCK zal zelf nagaan

of het bedrag eerlijk wordt verdeeld onder de verschillende erfgenamen.Aangezien de instelling-depositaris in dit geval niet over het NN van de rechthebbende beschikt, moet het dossier worden

aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’.

Geval nr. 6: Er zijn meerdere rechthebbenden die allen identificeerbaar zijn aan de hand van hun

NN

Er is geen limiet aan het aantal rechthebbenden dat in een dossier in e-DEPO kan worden geregistreerd.

Het dossier kan dus worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 7: Er zijn meerdere rechthebbenden van wie niemand identificeerbaar is aan de hand van

zijn NN

Aangezien hier informatie ontbreekt, moet het dossier worden geopend in de categorie ‘Andere

consignatie’.

In dit geval moeten het totale aantal rechthebbenden en de voor iedere rechthebbende beschikbare

gegevens worden ingevuld in het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten gelden’.

Geval nr. 8: Er zijn meerdere rechthebbenden van wie sommigen identificeerbaar zijn aan de hand

van hun NN

Zoals in alle gevallen waar informatie ontbreekt, moet het dossier worden geopend in de categorie ‘Andere

consignatie’.

De rechthebbenden met een NN moeten worden vermeld in het scherm ‘Andere betrokken partijen’. De

rechthebbenden zonder NN moeten worden vermeld in het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de

te storten gelden’. Ook het totale aantal rechthebbenden moet worden vermeld.

Geval nr. 9: De rechthebbenden beschikken niet over hetzelfde aandeel in de gedeponeerde gelden

De verdeling van het bedrag aan de rechthebbenden is geen doorslaggevend criterium voor de keuze van

de categorie, die nog steeds wordt bepaald door de identificatie van de rechthebbenden op basis van een

NN.

Indien alle rechthebbenden kunnen worden geïdentificeerd op basis van een NN, moet het dossier worden

aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Er wordt ook gevraagd om in het veld ‘Type gelden’ mee te delen hoe de gelden moeten worden verdeeld,

waarbij de rechthebbenden moeten worden geïdentificeerd aan de hand van hun NN.

Indien de NN’s niet gekend zijn, moet het dossier worden aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’.

De gegevens moeten dan worden ingevuld in het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten

gelden’.

3. Slapende verzekeringsovereenkomsten

Het is de bedoeling om voor de slapende verzekeringsovereenkomsten die bij de DCK zijn gedeponeerd, over

betrouwbare en definitieve gegevens te beschikken en de rechthebbenden te registreren op basis van hun

NN. Voor al deze dossiers, die de meerderheid van de gevallen uitmaken, moet de verzekeringsonderneming

een nieuw dossier aanmaken in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

De verzekeringsondernemingen moeten aan de DCK alleen de informatie verstrekken die nuttig is om de

rechthebbenden correct terug te betalen.

De noodzakelijke gegevens zijn:

1° de identificatie van de slapende verzekeringsovereenkomst,

2° het rijksregisternummer van de rechthebbende(n),

3° de identificatie van het aan de DCK te storten bedrag.

Sommige dossiers moeten worden aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’. Dit zijn dossiers

waarvoor informatie ontbreekt. Bijvoorbeeld:

- wanneer er nog heffingen verschuldigd zijn voordat de terugbetaling kan worden verricht;

- wanneer de rechthebbende niet nauwkeurig kan worden geïdentificeerd;

- wanneer de rechthebbende niet over een Belgisch NN beschikt of het NN niet gekend is.

De DCK moet de dossiers in die categorie verder handmatig afhandelen, aangezien de rechthebbende niet

automatisch kan worden terugbetaald.

De overdracht vindt niet eerder plaats dan één maand na de verzending van de aangetekende brief met

ontvangstbewijs, zoals bedoeld in artikel 36, § 1, derde lid, van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse

bepalingen (I).

De overdracht van de verzekerde bedragen wordt niet beschouwd als een betaling of een erkenning voor de

nakoming van fiscale verplichtingen dan wel voor de inhoudingen van welke aard ook die de

verzekeringsonderneming krachtens de wet moet uitvoeren op de aan de DCK overgedragen verzekerde

prestaties.

De DCK voert geen anticipatieve heffing uit. Bijgevolg dienen alle heffingen die niet door de

verzekeringsonderneming zijn ingehouden, door de DCK te worden ingehouden op het moment van eventuele terugbetaling.

Alle toepasselijke belastingen en heffingen worden niet door de verzekeringsonderneming ingehouden, maar zijn inbegrepen in de bedragen die de onderneming aan de DCK stort.

De stortingen van de gelden worden per dossier verricht met behulp van de aangegeven gestructureerde

mededeling. In geval van een andere mededeling en/of een ander bedrag dan wat er is gevraagd, wordt de

storting geweigerd en teruggestuurd naar de rekening van herkomst. Indien de rekening van herkomst

inmiddels gesloten is, wordt de terugbetaling teruggestort en moet de verzekeringsonderneming een ander

rekeningnummer meedelen, zodat de DCK het bedrag correct aan de verzekeringsonderneming kan

overmaken.

De gelden moeten binnen 30 dagen worden gestort. Indien de storting niet binnen de gestelde termijn wordt verricht, wordt het dossier geannuleerd en kunnen de gelden niet meer worden gestort.

Wanneer de DCK de gelden ontvangt, worden deze automatisch in het dossier opgenomen en maakt de

applicatie e-DEPO het document ‘Bewaargevingsbewijs’ aan. De applicatie e-DEPO stuurt een nieuwe e-mail om de goede ontvangst van de gelden te bevestigen. Het bewaargevingsbewijs kan worden geraadpleegd en gedownload in het e-DEPO-dossier.

Bij wijze van voorbeeld kunnen zich de volgende gevallen voordoen:

Geval nr. 1: De overeenkomst is verlopen en de verzekeringnemer (= begunstigde) is geïdentificeerd aan de hand van zijn NN

De rechthebbende is de verzekeringnemer en moet dus in e-DEPO worden geregistreerd op basis van zijn

NN. Het dossier moet worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 2: De overeenkomst is verlopen en de verzekeringnemer (= begunstigde) is geïdentificeerd op basis van zijn naam, voornaam en andere gegevens waarmee hij in het Rijksregister kan worden geïdentificeerd

De rechthebbende is de verzekeringnemer. De verzekeraar moet het NN van de verzekeringnemer opzoeken in het Rijksregister en hem in e-DEPO registreren op basis van dit NN. Het dossier moet worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 3: De overeenkomst is verlopen en de verzekeringnemer (= begunstigde) beschikt niet over een Belgisch NN of het NN kan niet worden gevonden door de verzekeraar

De verzekeraar is er ondanks zijn opzoekwerk niet in geslaagd het NN van de rechthebbende, die de

verzekeringnemer is, te vinden. Hij moet het dossier dus aanmaken in de categorie ‘Andere consignatie’.

In het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten gelden’ moet de aard van de gedeponeerde

gelden (‘slapende verzekeringsovereenkomst’) worden ingevuld, samen met de gegevens van de

rechthebbende die gekend zijn, in onderstaande volgorde, gescheiden door het teken ‘;’:

naam; voornaam; geslacht; geboortedatum; adres.

Geval nr. 4: De verzekerde is overleden en de begunstigde is geïdentificeerd aan de hand van zijn

NN

In dit geval moet de begunstigde worden geregistreerd in e-DEPO op basis van zijn NN. Het dossier moet

worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 5: De verzekerde is overleden en de begunstigde is geïdentificeerd op basis van zijn naam,

voornaam en andere gegevens waarmee hij in het Rijksregister kan worden geïdentificeerd

De verzekeraar moet het NN van de begunstigde opzoeken in het Rijksregister en hem in e-DEPO

registreren op basis van dit NN. Het dossier moet worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 6: De verzekerde is overleden en de begunstigde is aangewezen door middel van een

algemene clausule, waarbij de verzekeraar de identificatie van de begunstigde kan terugvinden in

het Rijksregister

De verzekeraar moet de begunstigde opzoeken in het Rijksregister en hem in e-DEPO registreren op basis

van zijn NN. Het dossier moet worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 7: De verzekerde is overleden en de begunstigde beschikt niet over een Belgisch NN of

het NN kan niet worden gevonden door de verzekeraar

De verzekeraar is er ondanks zijn opzoekwerk niet in geslaagd het NN van de begunstigde te vinden. Hij

moet het dossier dus aanmaken in de categorie ‘Andere consignatie’. Indien de verzekeraar over informatie

over de rechthebbende beschikt, volgt hij de in geval nr. 3 vastgestelde structuur voor de uitwisseling van

gegevens.

Indien er een algemene clausule bestaat en de verzekeraar geen informatie heeft over de rechthebbende,

moet de algemene clausule worden vermeld in het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten

gelden’ en moeten de gegevens van de verzekeringnemer of de verzekerde worden ingevuld, en afhankelijk

van de bewoordingen van deze algemene clausule:

- ofwel in het scherm ‘Andere betrokken partijen’ indien de verzekeringnemer of de verzekerde

identificeerbaar is op basis van zijn NN,

- ofwel in ditzelfde veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten gelden’ indien de

verzekeringnemer of de verzekerde niet identificeerbaar is op basis van zijn NN.

Geval nr. 8: De verzekerde is overleden en heeft zijn nalatenschap aangewezen als begunstigde.

De verzekerde is identificeerbaar op basis van zijn NN

Om eventuele erfgenamen niet te benadelen en aangezien het voor de verzekeraar moeilijk is om hen te

identificeren, wordt verzocht de verzekeringnemer als rechthebbende in te vullen. De DCK zal zelf nagaan

of het bedrag eerlijk wordt verdeeld onder de verschillende erfgenamen.

Het dossier kan worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 9: De verzekerde is overleden en heeft zijn nalatenschap aangewezen als begunstigde.

De verzekerde is niet identificeerbaar op basis van zijn NN

Om eventuele erfgenamen niet te benadelen en aangezien het voor de verzekeraar moeilijk is om hen te

identificeren, wordt verzocht de verzekeringnemer als rechthebbende in te vullen. De DCK zal zelf nagaan

of het bedrag eerlijk wordt verdeeld onder de verschillende erfgenamen.

Aangezien de verzekeraar in dit geval niet over het NN van de verzekeringnemer beschikt, moet het dossier

worden aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’.

Geval nr. 10: De verzekerde is overleden en de begunstigde is aangewezen door middel van een

voorwaardelijke algemene clausule (6)

(6) Een voorwaardelijke algemene clausule bevat bijvoorbeeld de woorden ‘mijn echtgenote, bij gebrek daaraan: mijn nalatenschap’.

1) De verzekerde is gehuwd en de verzekeraar kent het NN van de levende echtgenote.

In dit geval moet de echtgenote als enige begunstigde in het dossier worden geregistreerd op basis van

haar NN. Het dossier kan worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

2) De verzekerde is gehuwd en de verzekeraar kent het NN van de echtgenote, die na de verzekerde

is overleden. De verzekeraar heeft geen informatie over de erfgenamen van de echtgenote.

Zoals bij elke nalatenschap vereist de DCK niet dat de verzekeraar de erfgenamen van de overledene

meedeelt. Het dossier moet dus worden geregistreerd op basis van het NN van de echtgenote. De DCK zal

zelf nagaan of het bedrag eerlijk wordt verdeeld onder de verschillende erfgenamen.. Het dossier kan

worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 11: Er zijn meerdere rechthebbenden die allen identificeerbaar zijn aan de hand van hun

NN

Het aantal rechthebbenden dat in een dossier kan worden geregistreerd, is niet beperkt.

Het dossier kan worden aangemaakt in de categorie ‘Slapende tegoeden’.

Geval nr. 12: Er zijn meerdere rechthebbenden van wie niemand identificeerbaar is aan de hand

van zijn NN

Zoals in alle gevallen waar informatie ontbreekt, moet het dossier worden geopend in de categorie ‘Andere

consignatie’. In het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten gelden’ moet de aard van de

gedeponeerde gelden (‘slapende verzekeringsovereenkomst)’ worden ingevuld.

Voor elke rechthebbende moet de beschikbare informatie worden ingevuld in het veld ‘Nuttige informatie

met betrekking tot de te storten gelden’.

Geval nr. 13: Er zijn meerdere rechthebbenden van wie slechts enkelen identificeerbaar zijn aan de

hand van hun NN

Zoals in alle gevallen waar informatie ontbreekt, moet het dossier worden geopend in de categorie ‘Andere

consignatie’.

De rechthebbenden met een NN moeten worden vermeld in het scherm ‘Andere betrokken partijen’. De

rechthebbenden zonder NN moeten worden vermeld in het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de

te storten gelden’. In dit veld moet ook het totale aantal rechthebbenden en de aard van de gedeponeerde

gelden (‘slapende verzekeringsovereenkomst’) worden ingevuld.

Geval nr. 14: De verzekeraar kan niet bepalen welk bedrag van de heffingen in mindering moet

worden gebracht op het aan de DCK te storten bedrag.

Het dossier kan worden aangemaakt met het brutobedrag van de verzekering.

Aangezien het dossier niet volledig is, moet het worden aangemaakt in de categorie ‘Andere consignatie’.

In het veld ‘Nuttige informatie met betrekking tot de te storten gelden’ moet worden vermeld dat het

bedrag van de belastingen nog moet worden bepaald en in mindering gebracht op het terug te betalen

bedrag. Er wordt eveneens gevraagd om de aard van de gedeponeerde gelden (‘slapende

verzekeringsovereenkomst’) en ook alle beschikbare noodzakelijke informatie te vermelden, waardoor de

DCK zijn werkzaamheden naar behoren kan uitvoeren. In geval van onvoldoende informatie neemt de DCK

contact op met de verzekeraar wanneer het dossier wordt terugbetaald aan de rechthebbende.

De standaardregels met betrekking tot rechthebbenden zijn van toepassing: in ditzelfde veld ‘Nuttige

informatie met betrekking tot de te storten gelden’ indien zij niet identificeerbaar zijn aan de hand van een

NN, op het scherm ‘Andere betrokken partijen’ indien ze wel identificeerbaar zijn aan de hand van een NN.

4. Slapende safes

4.1. Overdracht van gegevens die specifiek zijn voor slapende safes

De instellingen-verhuurder moeten alleen de nuttige informatie meedelen aan de DCK en Finshop om een

optimaal toezicht op de slapende safes te waarborgen.

De gegevens met betrekking tot slapende safes moeten worden meegedeeld via een beveiligde gedeelde map in OneDrive, die wordt aangemaakt voor elke instelling-verhuurder. Deze gedeelde map is toegankelijk voor de betrokken instelling-verhuurder, de DCK en Finshop. De DCK is verantwoordelijk voor het aanmaken van gedeelde bestanden IN & OUT.

Er wordt een gedeelde map IN aangemaakt voor de overdracht van gegevens van de instelling-verhuurder

naar de DCK en Finshop. Er wordt een gedeelde map OUT aangemaakt voor de overdracht van uitnodigingen

tot levering van Finshop naar de instelling-verhuurder (7)

(7) Houd er rekening mee dat de instelling-verhuurder in de gedeelde map OUT geen documenten kan opslaan.

De noodzakelijke gegevens zijn:

1° de identificatie van de instelling-verhuurder,

2° het rijksregisternummer of, bij gebrek daaraan, de naam, voornaam en geboortedatum van de

huurder,

3° de identificatiecode van de slapende safe waarmee de instelling-verhuurder de referte van het

proces-verbaal van opening van de safe of van het document dat het vervangt, de datum van het slapend

worden van de safe en de datum van opening van de safe moet kunnen terugvinden.

Wanneer de houder niet identificeerbaar is, worden de verzegelde omslagen van de slapende safes

overgedragen op naam van de DCK.

Finshop bewaart de persoonsgegevens met betrekking tot de identificatie van de houder gedurende een

periode van één jaar na de overdracht van de opbrengst van de tegeldemaking aan de DCK.

De instelling-verhuurder moet ook een kopie van het pv van de inventaris van de slapende safe als bijlage

uploaden wanneer de gegevens worden overgedragen.

4.2. Uitnodiging tot levering

Wanneer de instelling-verhuurder de gegevens van de slapende safes meedeelt en deze gegevens correct zijn geüpload naar de gedeelde map, ontvangt Finshop een melding van de DCK met vermelding van het aantal nieuwe bestanden dat is geüpload naar de gedeelde map. Finshop raadpleegt vervolgens deze verschillende documenten om kennis te nemen van de bijgevoegde kopie van de inventaris.

Na deze raadpleging nodigt Finshop de instelling-verhuurder uit, via de gedeelde map OUT, om de verzegelde omslagen te komen leveren door de datum en plaats te bepalen. De plaats moet worden gekozen uit de lijst met verschillende adressen die vermeld staan in punt 4.3 van deze circulaire.

Indien de door Finshop vastgestelde leveringsdatum de instelling-verhuurder niet schikt, moet deze zo

spoedig mogelijk contact opnemen met Finshop om een nieuwe leveringsdatum af te afspreken. De instelling-verhuurder kan per e-mail contact opnemen met Finshop op de volgende e-mailadressen:

- Finshop Brussel: Finshop.brussels@minfin.fed.be

- Finshop Gembloers: finshop.gembloux@minfin.fed.be

- Finshop Bornem: finshop.bornem@minfin.fed.be

Wanneer voor de overdracht van verzegelde omslagen meer dan één zending nodig is, moet in

overeenstemming met de geldende regels voor het vervoer van kostbaarheden de instelling-verhuurder na

ontvangst van de uitnodiging tot levering contact opnemen met Finshop om de verschillende noodzakelijke

data te kunnen plannen.

De instellingen-verhuurder kunnen de speciën in de slapende safes via verzegelde omslagen overdragen aan Finshop, in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen.

4.3. Levering van de verzegelde omslagen en/of inventarissen

De bevoegde federale overheidsdienst Finshop ontvangt de verzegelde omslagen en hun inventaris.

De instelling-verhuurder of haar aangestelde moet zich op het door Finshop vastgestelde tijdstip melden voor de levering op het in de uitnodiging tot levering vermelde adres, tenzij tussen de partijen een andere datum is overeengekomen, op een van de onderstaande adressen, uitsluitend tussen 8.30 u. en 12.00 u.:

Indien een instelling-verhuurder zich op een ander tijdstip dan in de uitnodiging tot levering is vermeld

aanmeldt, kan Finshop niet garanderen dat de levering op dat tijdstip kan plaatsvinden.

De levering moet plaatsvinden per slapende safe,deelleveringen worden niet aanvaard. De inhoud van een

safe die in één of meerdere verzegelde omslagen is verpakt, vormt een ondeelbaar geheel. Deze omslagen

worden in één keer per safe geleverd aan Finshop. Er wordt een uitzondering gemaakt wanneer meerdere

vervoerders nodig zijn op verschillende leveringsdata.

Bij de levering moet voor elke safe een inventaris op papier worden verstrekt. De inventaris moet bij de

verzegelde omslag worden gevoegd. Indien de inhoud van meerdere safes tegelijkertijd wordt geleverd,

moet(en) de omslag(en) van één enkele safe tegelijk met de inventaris van die safe worden geleverd, en niet

alle omslagen enerzijds en alle inventarissen anderzijds. Deze verplichting is niet langer vereist indien de

inventaris reeds aan Finshop is meegedeeld bij de overdracht van de gegevens van de safe of voor safes die

vóór 2009 door de instellingen-verhuurder zijn geopend. Aangezien de inventaris zich in de verzegelde omslag bevindt, neemt Finshop er kennis van op de dag van de opening van deze omslag.

Indien de levering van een safe onvolledig is, wordt deze niet aanvaard en wordt het ontvangstbewijs voor

deze safe niet afgegeven. De omslagen moeten onmiddellijk worden teruggenomen door de instelling-verhuurder, die vervolgens contact moet opnemen met Finshop om een nieuwe datum te bepalen voor de

levering van de inhoud van deze safe.

Omslagen die niet zijn verzegeld of waarvan de verzegeling is verbroken, worden door Finshop geweigerd. De term ‘verbroken verzegeling’ verwijst naar het zichtbare kenmerk dat de integriteit van de omslag waarborgt.

De ontvangstbevestiging wordt overhandigd aan de instelling-verhuurder of haar aangestelde nadat Finshop heeft gecontroleerd of de zegels op de omslagen intact zijn. Rekening houdend met de logistieke aspecten van Finshop en de instellingen-verhuurder wordt de controle van de inhoud van de omslagen en de bijhorende inventarissen door Finshop uitgevoerd binnen 60 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst.

Indien de inhoud van de safe niet overeenstemt met de inventaris, moet Finshop de instelling-verhuurder

hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stellen.

Indien de te leveren onderdelen uitzonderlijk groot, zwaar en/of moeilijk hanteerbaar zijn en alleen met een

vorkheftruck kunnen worden verplaatst, moet de instelling-verhuurder Finshop hiervan ruim van tevoren op

de hoogte stellen. Zo niet kan niet worden gegarandeerd dat de stukken op de geplande leveringsdatum

kunnen worden geleverd.

Indien een slapende safe een kunstwerk bevat dat speciaal toezicht vereist om de staat ervan te waarborgen tijdens de overbrenging van de lokalen van de instelling-verhuurder naar het leveringsadres, mag een beroep worden gedaan op een gerechtsdeurwaarder, die verantwoordelijk is voor het vaststellen van de stand van het kunstwerk op het tijdstip van levering. Voor deze uitzonderlijke situaties moet de instelling-verhuurder Finshop in kennis stellen van de aanwezigheid van een gerechtsdeurwaarder bij de levering, met een voorafgaande kennisgeving van zeven kalenderdagen. Voor deze categorie wordt de ontvangstbevestiging afgegeven door Finshop nadat de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal heeft opgesteld waarin de staat van het kunstwerk wordt bevestigd.

4.4. Transport, aansprakelijkheid en kosten

De instelling-verhuurder staat in voor het transport en de verzekering ervan.

De transportkosten zijn ten laste van de instelling-verhuurder.

De modaliteiten voor het vervoer van de verzegelde omslagen worden bepaald door de instelling-verhuurder zelf, waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met de nodige veiligheidsmaatregelen en de beperkingen die gepaard gaan met de ontvangst door Finshop (zie rubrieken 4.2 en 4.3 van deze circulaire).

De aansprakelijkheid van Finshop voor de verzegelde omslagen gaat in op het ogenblik van de afgifte van de

ontvangstmelding aan de instellingen-verhuurder of de door haar aangestelde persoon.

4.5. Beheer van de safe door Finshop

Na ontvangst van de verzegelde omslagen en controle van de inhoud aan de hand van het bijgevoegde proces-verbaal van de inventaris, gaat Finshop over tot de tegeldemaking van de inhoud.

Indien de tegeldemaking van de inhoud leidt tot het verkrijgen van een tegenwaarde, moet Finshop een

dossier aanmaken in de applicatie e-DEPO en de tegenwaarde betalen aan de DCK.

Indien er geen tegenwaarde wordt verkregen, moet Finshop geen dossier aanmaken in e-DEPO.

4.6. Speciën in een slapende safe

Speciën die in een slapende safe zijn gevonden, kunnen op een rekening op naam van de huurder worden

geplaatst en deze rekening wordt onmiddellijk als een slapende rekening beschouwd.

Indien de huurder overleden is op het ogenblik van de opening van de slapende safe en er geen rekening

bestaat, kan de instelling-verhuurder een rekening openen op naam van de nalatenschap van de huurder.

In het geval van een overdracht van speciën naar een rekening op naam van de houder van een slapende safe, moet in bijlage bij de inventaris waarin de inhoud van de safe wordt beschreven, een overzicht worden

gevoegd van de aangetroffen speciën (met inbegrip van het bedrag in deviezen), waarin wordt verwezen naar de rekening waarop de speciën zijn geplaatst.

Indien speciën zijn aangetroffen in de safe waarop kosten zijn verhaald op grond van artikel 6, vierde lid, van

het koninklijk besluit van 1 september 2016 (8) , moeten de bewijsstukken van deze kosten worden bijgevoegd.

(8) Koninklijk besluit van 1 september 2016 tot uitvoering van hoofdstuk V: slapende rekeningen, safes en

verzekeringsovereenkomsten van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I).

Tegelijkertijd wordt de slapende rekening overgedragen, in overeenstemming met de algemene regels voor

slapende rekeningen.

4.7. Huurder die niet identificeerbaar is

De verzegelde omslagen van de tegoeden van slapende rekeningen waarvan de houder niet identificeerbaar

is, worden overgedragen op naam van de DCK. Indien de safe speciën bevat, moet het geld worden gestort op een rekening die moet worden overgedragen op naam van de DCK.

Voor het overige zijn de algemene regels voor de overdracht van gegevens en omslagen van toepassing.

5. Pensioensparen

De pensioenspaarrekeningen zijn niet beschikbaar en kunnen daarom niet worden overgedragen aan de DCK

totdat aan de bijhorende fiscale verplichtingen is voldaan. Het fiscale aspect van de pensioenspaarrekening is essentieel om te beoordelen dat deze rekening onbeschikbaar is.

Zolang het niet het passende moment is om aan deze belastingverplichtingen te voldoen, moet de rekening

als onbeschikbaar worden beschouwd. De uitkering voor het einde van de looptijd heeft immers fiscale

gevolgen, behalve in het geval van (brug)pensioen of overlijden. De voorafbetaling (behalve in de twee

hierboven genoemde gevallen) vormt een uitzondering op de regel dat moet worden gewacht totdat de

pensioenspaargelden zijn belast om er over te beschikken.

Praktisch gezien betekent dit dat de instelling-depositaris voor deze pensioenspaarrekeningen rekening moet houden met de volgende twee belangrijke punten, ongeacht de leeftijd van de spaarder bij het sluiten van de rekening.

Dit houdt het volgende in:

- indien de klant andere beschikbare tegoeden heeft dan de pensioenspaarrekening en deze tegoeden

worden beschouwd als slapend in de zin van de wet, kunnen alleen de beschikbare tegoeden binnen de wettelijk gestelde termijnen aan de DCK worden overgedragen. De pensioenspaarrekening wordt

vervolgens overgedragen zodra de verschuldigde belasting is betaald.

- indien de klant alleen een pensioenspaarrekening heeft, gaat de periode van vijf jaar in nadat aan de

belastingverplichtingen is voldaan. De rekening wordt dan overgedragen aan de DCK na de

opzoekperiode van maximaal één jaar.

In geval van vrijstelling van belastingverplichtingen wordt de rekening slapend vijf jaar nadat de fondsen

beschikbaar zijn geworden.

6. Verplichtingen bij erfopvolgingsregelingen

6.1. Kennisgeving op grond van het Wetboek der Successierechten

De instelling-depositaris blijft gebonden aan haar verplichtingen op het gebied van erfopvolging en de

kennisgevingen als bedoeld in de artikelen 96 tot en met 98 van het Wetboek der Successierechten en

artikel 3.13.1.3.7. van de Vlaamse Codex Fiscaliteit, totdat de slapende tegoeden aan de DCK worden

overgedragen. Deze kennisgeving leidt tot de onmiddellijke vrijgave overeenkomstig het Wetboek der

Successierechten en doet geen afbreuk aan de andere verplichtingen waartoe de instelling-depositaris is

gebonden op grond van de wetgeving inzake slapende tegoeden.

Wanneer deze gelden vervolgens worden teruggegeven aan de potentiële erfgenamen en/of begunstigde(n), is de DCK verantwoordelijk voor deze kennisgevingsverplichting.

6.2. Kennisgeving in het kader van artikel 160 van de programmawet van 29 maart 2012 en artikel 23quater van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967

Op grond van artikel 160 van de programmawet (I) van 29 maart 2012 en artikel 23quater van het koninklijk

besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen kan wie op naam van een overledene tegoeden vrijgeeft overeenkomstig artikel 4.59 van het Burgerlijk Wetboek persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de betaling van fiscale en sociale verplichtingen indien voorafgaand aan deze vrijgave niet is voldaan aan de vereiste kennisgevingsverplichting.

De overdracht van slapende tegoeden door financiële instellingen aan de DCK overeenkomstig de wetgeving

inzake slapende tegoeden mag niet worden begrepen als een vrijgave van de tegoeden aan de erfgenamen

van de overleden houder op grond van artikel 4.59 van het Burgerlijk Wetboek en geeft geen aanleiding tot

een dergelijke verplichte kennisgeving.

Deze verplichtingen gelden ook voor de DCK, zodat wanneer deze tegoeden daadwerkelijk worden vrijgegeven aan een of meer rechthebbenden, de DCK de nodige stappen zal ondernemen.

7. Verplichting met betrekking tot het witwassen

Instellingen-depositaris, instellingen-verhuurder en verzekeringsondernemingen moeten hun verplichtingen

nakomen om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te voorkomen totdat de tegoeden

worden overgedragen.

Bij verdenkingen mogen de tegoeden niet worden overgedragen aan de DCK of in het geval van slapende safes worden geleverd aan Finshop, zonder voorafgaande toestemming van de CFI.

8. Bewaring

8.1. Overgedragen slapende tegoeden

De aan de DCK meegedeelde informatie over slapende tegoeden wordt door de instellingen-depositaris

gedurende een periode van tien jaar bewaard.

Ze bewaren ook informatie over de overdracht van gegevens en overgedragen gelden gedurende een periode van tien jaar.

8.2. Slapende tegoeden geregistreerd bij de DCK

De overgedragen gegevens en tegoeden worden door de DCK bewaard gedurende een periode van 30 jaar

vanaf de datum van ontvangst door de DCK.

8.3. Dossiers over de teruggave van slapende tegoeden die door de DCK worden behandeld

De aanvragen tot teruggave van slapende tegoeden die een rechthebbende indient en de dossiers die naar

aanleiding van deze aanvragen zijn opgesteld, worden bewaard door de DCK gedurende een periode van tien

jaar (vanaf de datum van terugbetaling).

Vragen om inlichtingen of aanvragen tot teruggave die de DCK niet aan slapende tegoeden kan koppelen op

het moment dat deze verzoeken worden gedaan, worden niet gearchiveerd.

9. Vertrouwelijkheidsbeginselen

Informatie over de overdracht van slapende tegoeden en de daarop betrekking hebbende gegevens wordt

door alle betrokken partijen strikt vertrouwelijk behandeld en in deze circulaire vermeld.

10. Varia

Tenzij de wet anders bepaalt, zijn alle bedragen die door instellingen-depositaris aan de DCK worden

overgedragen nettobedragen in die zin dat de roerende voorheffing, alle andere bekende belastingen en/of

kosten (inspectie, opzoekingen, conversie of overdracht) vooraf moeten worden ingehouden van het over te

dragen bedrag door de partij die de overdracht uitvoert. In geen geval betaalt de DCK deze kosten terug aan

de overdrager.

Speciën in deviezen worden door de instelling-depositaris omgezet in euro. Indien het totale bedrag na

omzetting en aftrek van kosten lager is dan of gelijk is aan 60 euro, worden de slapende tegoeden zonder

informatie overgedragen aan de DCK. De rechten van de houder op de bedoelde tegoeden doven uit door de

overdracht aan de DCK. De DCK stort deze tegoeden aan de Schatkist.

Voor de berekening van het bedrag van 60 euro (bedoeld in de artikelen 26, § 4, 28, § 3, en 38, zesde lid, van

de wet van 24 juli 2008) (9) worden alle slapende tegoeden op rekeningen van eenzelfde houder bij eenzelfde instelling-depositaris samengeteld. Deviezen en effecten worden gewaardeerd in euro. Indien een houder een rekening in speciën, een deviezenrekening en een effectenrekening heeft, worden alle tegoeden samengeteld.

(9) Wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I).

Alexandre DE GEEST

Administrateur-generaal van de Algemene Administratie van de Thesaurie