De digitale ondertekening van notariële akten in België: een nieuw, algemeen systeem sinds 8 april 2024

Sinds 8 april 2024 is er een belangrijke stap gezet in de digitalisering van het notariaat in België. Bijna alle notariële akten kunnen nu digitaal ondertekend worden. Deze verandering maakt juridische processen aanzienlijk eenvoudiger, zowel voor particulieren als bedrijven. In dit artikel leggen we uit wat een notariële akte precies is, welke rol de notaris speelt, hoe de digitalisering van het beroep geëvolueerd is en welke soorten akten elektronisch ondertekend kunnen worden. Ook wordt uitgelegd hoe een elektronische akte werkt, met praktische voorbeelden.

FAQ: Alles wat u moet weten over het nieuwe systeem van digitale ondertekening van notariële akten

1. Wat is een notariële akte en welke rol speelt de notaris in dit proces?

Een notariële akte is een officieel document dat door een notaris wordt opgesteld en geauthenticeerd. Deze akte heeft een verhoogde juridische waarde, omdat het de rechtszekerheid van de transactie waarborgt. Notariële akten zijn nodig voor belangrijke transacties zoals de verkoop van onroerend goed, schenkingen, testamenten, oprichtingen van vennootschappen, enz.

De rol van de notaris is essentieel in dit proces. Hij of zij controleert de geldigheid van de documenten, zorgt ervoor dat alle partijen de inhoud van het contract begrijpen en ermee instemmen, en bewaart de akten om hun duurzaamheid en afdwingbaarheid tegenover derden te garanderen.

2. Hoe is de digitalisering van het notariaat geëvolueerd?

De digitalisering van het notariaat begon enkele jaren geleden met de geleidelijke invoering van digitale tools zoals online databases, het elektronisch beheren van documenten en de digitale ondertekening van bepaalde akten. De digitalisering werd versneld door de COVID-19-pandemie, die de noodzaak van oplossingen voor telewerken en digitale ondertekening benadrukte.

Sinds 8 april 2024 is er een nieuwe, grote stap gezet: bijna alle notariële akten kunnen nu digitaal worden ondertekend, zelfs op afstand, via tools zoals eID of itsme. Dit biedt een ongekende flexibiliteit voor klanten, terwijl de juridische veiligheid behouden blijft.

3. Welke akten kunnen elektronisch ondertekend worden en welke niet?

Sinds 8 april 2024 kunnen bijna alle notariële akten digitaal ondertekend worden, met enkele uitzonderingen. Hier zijn de belangrijkste categorieën:

• Akten die elektronisch ondertekend kunnen worden:
• Verkoopaktes van onroerend goed
• Schenkingen
• Oprichtingen, statutenwijzigingen en ontbindingen van vennootschappen
• Hypotheken
• Notariële volmachten
• Akten die niet elektronisch ondertekend kunnen worden:
• Testamenten
• Akten van laatste wilsbeschikking
• Akten die zeer persoonlijke beslissingen omvatten, waarvoor fysieke aanwezigheid vereist is

4. Hoe werkt de ondertekening van een notariële akte elektronisch?

De digitale ondertekening van een notariële akte werkt eenvoudig en veilig:

• Aanwezig in het notariskantoor: U kunt de akte ondertekenen door fysiek aanwezig te zijn in het kantoor van de notaris, waarbij u gebruik maakt van uw eID of de itsme-app.
• Videoconferentie: Als u niet fysiek aanwezig kunt zijn, kunt u deelnemen aan de ondertekening via videoconferentie vanuit een ander notariskantoor of zelfs vanuit huis. Ook hierbij gebruikt u uw eID of itsme voor de ondertekening.
• Voor vennootschapsakten: Notariële akten voor vennootschappen (zoals oprichting, statutenwijzigingen, enz.) kunnen worden ondertekend via het platform Manage My Business, waar alles online gebeurt, van opstelling tot ondertekening.

De notaris authenticeert de akte digitaal, net zoals hij dat zou doen met een papieren document, en registreert de akte vervolgens in de centrale database van notariële akten.

Voorbeeld van verschillende situaties

Voorbeeld 1: Verkoop van een woning op afstand

Paul en Marie, die in het buitenland wonen, verkopen hun huis in België. Dankzij het digitale ondertekeningssysteem kunnen ze de verkoopakte ondertekenen vanuit hun huis in het buitenland met behulp van de itsme-app, terwijl ze via videoconferentie in contact staan met hun notaris in Brussel. Ze hoeven dus niet te reizen, terwijl de juridische zekerheid van de notariële akte behouden blijft.

Voorbeeld 2: Oprichting van een vennootschap op afstand

Julie, een onderneemster in Wallonië, wil een nieuwe vennootschap oprichten. Ze gebruikt het platform Manage My Business om de oprichtingsformaliteiten af te handelen. Ze ondertekent vervolgens de statuten van de vennootschap elektronisch met haar eID vanuit haar kantoor. De notaris valideert en registreert de akte zonder dat Julie naar het kantoor hoeft te gaan.

Voorbeeld 3: Testament (niet geschikt voor digitale ondertekening)

Jean wil zijn testament laten opstellen. Omdat dit type akte een grote mate van vertrouwen en persoonlijke interactie vereist, moet hij fysiek naar zijn notaris gaan om het document persoonlijk te ondertekenen. Digitale ondertekening is in dit geval niet toegestaan.

Adviezen en aanbevelingen voor het gebruik van het digitale ondertekeningssysteem

1. Bereid uw digitale identificatiemiddelen voor: Zorg ervoor dat uw eID up-to-date is of dat de itsme-app is ingesteld voordat u een notariële akte digitaal ondertekent. Deze tools zijn essentieel voor een veilige ondertekening.
2. Controleer de compatibiliteit van de akte: Zorg ervoor dat de akte die u wilt ondertekenen elektronisch ondertekend kan worden. Sommige persoonlijke akten, zoals testamenten, moeten nog steeds fysiek ondertekend worden.
3. Maak gebruik van videoconferenties: Als u niet fysiek naar het notariskantoor kunt komen, kunt u vragen om de ondertekening via videoconferentie bij te wonen en op afstand te ondertekenen.
4. Plan op tijd: Hoewel de digitale ondertekening het proces versnelt, moet u toch voldoende tijd inplannen voor de ondertekening van uw akte, vooral als er meerdere partijen bij betrokken zijn.

In conclusie, de digitalisering van de notariële sector met de algemene invoering van de digitale ondertekening van notariële akten is een grote stap richting de vereenvoudiging van juridische processen in België. Dit systeem waarborgt maximale juridische veiligheid, terwijl het burgers en bedrijven meer flexibiliteit en efficiëntie biedt.