​De terugbetaling van laadkosten aan een buitenlandse werknemer

Bij de terugbetaling van elektriciteitskosten voor het opladen van een bedrijfswagen gelden specifieke fiscale regels. De fiscus aanvaardt hierbij een systeem met een vast tarief per kWh, berekend per gewest op basis van de CREG-gegevens. Maar mag dit toegepast worden voor een buitenlandse werknemer?

Er moet steeds een onderscheid worden gemaakt tussen:

• een kosteloze verstrekking van elektriciteit (= elektriciteit die op naam van de werkgever wordt gefactureerd zodat de kosten rechtstreeks door de werkgever worden betaald aan de energieleverancier); en
• een terugbetaling van elektriciteitskosten (= de werknemer betaalt de elektriciteitskosten en de werkgever betaalt de kosten van de met de laadpaal ‘getankte’ elektriciteit terug).

Indien de werkgever opteert voor de terugbetaling van de elektriciteitskosten, aanvaardt de fiscus dat de terugbetaling van de elektriciteit op dezelfde wijze wordt behandeld als de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen met bijhorende tankkaart. Er dienen dan wel voorwaarden te worden voldaan:

• de werknemer beschikt over een laadpaal of homecharger;
• die over een specifiek communicatiesysteem beschikt dat aan de werkgever communiceert hoeveel elektriciteit er wordt verbruikt; en
• de van toepassing zijnde car policy voorziet bovendien in de terugbetaling van de met de homecharger ‘getankte’ elektriciteit.

Indien de voorwaarden zijn voldaan zal er slechts één voordeel van alle aard worden belast, namelijk het forfaitair geraamde voordeel van alle aard dat van toepassing is voor de elektrische bedrijfswagen. De terugbetaling van de elektriciteit doet in die omstandigheden geen bijkomend belastbaar voordeel ontstaan, voor zover uiteraard die terugbetaling uitsluitend betrekking heeft op de elektriciteit ‘getankt’ voor de ter beschikking gestelde elektrische bedrijfswagen.

De fiscus stelt als principe voorop dat de werkgever de werkelijke kosten van de ‘getankte’ elektriciteit moet terug betalen.

Echter, in de circulaire erkent de fiscus dat de berekening van de werkelijke elektriciteitskosten niet altijd evident is. Daarom aanvaardt de fiscus nu een terugbetaling op basis van een vast bedrag per kWh, maar enkel en alleen op voorwaarde dat dit vast bedrag per kWh niet meer bedraagt dan het CREG-tarief.

De fiscus heeft in de circulaire een formule uitgewerkt om dit vast tarief per kWh per gewest te berekenen aan de hand van de gegevens van de CREG (=Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas).

Voor het vierde kwartaal van 2025 bedraagt het maximaal vast tarief per kWh:

• Vlaams Gewest: 30,70 eurocent/kWh
• Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 33,56 eurocent /kWh
• Waals Gewest: 34,57 eurocent/kWh

Deze bedragen zijn recent ook digitaal gepubliceerd.

Voor de volgende kwartalen zal de fiscus het maximaal vast tarief per kWh publiceren aan de hand van een addendum bij deze circulaire.

Speciaal geval: verblijfplaats in het buitenland

Als een werknemer zijn feitelijke verblijfplaats in het buitenland heeft en zich van daaruit effectief naar zijn plaats van tewerkstelling in België begeeft, moet bij de toepassing van het maximale vaste tarief per kWh op kwartaalbasis aansluiting worden gemaakt bij het gewest (Vlaams of Waals Gewest) dat, in vogelvlucht gemeten, het dichtst bij de buitenlandse verblijfplaats is gelegen.

De werkgever kan er evenwel voor opteren om de terugbetaling van de verbruikte elektriciteit te verrichten zonder onderscheid naar de woon- of verblijfplaats van de betrokken werknemers. In dat geval is het maximale vaste tarief per kWh voor alle werknemers – met inbegrip van zij die hun feitelijke verblijfplaats in het buitenland hebben – gelijk aan

het laagste tarief dat in één van de gewesten voor het betrokken kwartaal van toepassing is. Een dergelijke keuze impliceert een uniforme toepassing en geldt noodzakelijkerwijze voor het volledige kalenderjaar.

De gekozen regeling dient te worden vastgelegd in de car policy van de onderneming en/of de individuele overeenkomst betreffende de terbeschikkingstelling van de bedrijfswagen, teneinde rechtszekerheid te waarborgen en mogelijke betwistingen te vermijden.

Bron: Circulaire 2024/C/77 over de terugbetaling van elektriciteitskosten door de werkgever voor het thuis opladen van een bedrijfswagen, N. Wellemans, “Alternatieve verloning – Hoe het loon van uw werknemers optimaliseren?”, LeA uitgevers, 2025, 586. Informatie ontvangen van de fiscus naar aanleiding van een vraag gesteld door de Unie van Erkende Sociale Secretariaten, 27 maart 2025.