FAQ COVID-19: houden van de ondernemingsraad

De commissaris vervult zijn opdracht ten aanzien van de ondernemingsraad overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) en van het koninklijk besluit van 27 november 1973.

Deze opdracht wordt vervuld in het kader van de wet van 20 september 1948 houdende organisatie van het bedrijfsleven waarvan artikel 15bis bepaalt dat in elke onderneming waar een ondernemingsraad werd opgericht in uitvoering van deze wet, met uitzondering van de gesubsidieerde onderwijsinstellingen, één of meer bedrijfsrevisoren worden benoemd.

Overeenkomstig 3:83 WVV voor de vennootschappen (art. 3:98 WVV voor de verenigingen en art. 3:99 voor de stichtingen) en artikel 15bis van de wet van 20 september 1948 houdende organisatie van het bedrijfsleven, heeft de bedrijfsrevisor de volgende opdrachten ten aanzien van de ondernemingsraad:

• verslag uitbrengen over de jaarrekening en over het jaarverslag;
• de getrouwheid en volledigheid certificeren van de verstrekte economische en financiële informatie (EFI);
• de EFI ontleden en verklaren;
• indien nodig de leemten melden;

Het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie (gewijzigd door een KB van 28 april 2020) heeft een tijdelijke versoepeling van de regels voor organisatie van algemene vergaderingen en vergaderingen van bestuursorganen ingevoerd.

Deze regeling kan worden toegepast op alle algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen, evenals op vergaderingen van de bestuursorganen die worden gehouden tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 of die moeten worden opgeroepen in deze periode. Indien nodig kan de Koning, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, deze einddatum nog steeds verlengen in functie van de evolutie van de Covid-19-pandemie, wat het geval zou moeten zijn als de periode van lockdown wordt verlengd.

Dit koninklijk besluit behandelt evenwel niet de organisatie van de vergaderingen van de ondernemingsraden.

De wetgever heeft namelijk geen specifiek regime ontwikkeld qua termijnen en voorwaarden die in acht moeten worden genomen met het oog op het houden van de jaarlijkse vergadering van ondernemingsraden.

Een overleg tussen de betrokken partijen zal daarom determinerend zijn, met dien verstande dat de vergadering van de ondernemingsraad die de bespreking van de jaarinformatie tot voorwerp heeft moet plaatsvinden vóór de datum van de algemene vergadering die de jaarrekening goedkeurt (op grond van art. 16 van het KB van 27 november 1973 houdende reglementering van de economische en financiële inlichtingen te verstrekken aan de ondernemingsraden).

Het is aan elke vennootschap om zich intern te organiseren, zodat leden van de ondernemingsraad en de bedrijfsrevisor er gebeurlijk vanop afstand aan kunnen deelnemen via elektronische communicatie.

Bron: ICCI, mei 2020