Hoe beheerst u uw kasstroom beter?

Geld is voor een onderneming net zo vitaal als zuurstof voor de mens en op dezelfde manier als niemand aandacht besteedt aan de lucht die we inademen totdat deze dreigt te ontbreken, schenken veel ondernemers pas aandacht aan hun kaspositie als die schaars wordt en een kwestie van overleving wordt.

De kwetsbaarheid van de financiële gezondheid van zelfstandigen, micro-ondernemingen (TPE) en KMO’s werd pijnlijk duidelijk tijdens de gezondheidscrisis, toen verschillende onderzoeken, waaronder dat van de Nationale Bank van België, gepubliceerd in juni 2021 en getiteld « Liquiditeit en solvabiliteit van Belgische bedrijven in het licht van de COVID-19-crisis: een evaluatie na de eerste golf », de zwakte van hun liquiditeiten aan het licht brachten, waardoor ze gemiddeld slechts zo’n twee maanden konden volhouden.

Het goede nieuws is dat er geen noodlot is, maar vooraleer over oplossingen te spreken, is het belangrijk de belangrijkste oorzaken van een zwakke kaspositie vast te stellen.

Deze wordt doorgaans verklaard door:

1. de verwarring tussen kaspositie en winst. Paradoxaal genoeg gaan bedrijven niet failliet omdat ze onvoldoende winstgevend zijn, maar eerder door een gebrek aan liquiditeit. De wet spreekt in dit verband van aanhoudende stopzetting van betalingen en van een geschudde kredietwaardigheid;
2. De onderkapitalisatie van het bedrijf, het tekort aan werkkapitaal, oftewel eigen vermogen en langlopende schulden;
3. De mismatch in financieringsmiddelen. Langlopende investeringen worden gefinancierd met kortlopende kredieten;
4. Een terugval in de activiteiten die niet wordt gecompenseerd door een vermindering van de uitgaven, vaak gekenmerkt door overcapaciteit en hoge vaste kosten;
5. Een « onbeheersbare » groei van de activiteit;
6. Een structurele daling van de rentabiliteit die de zelffinancieringscapaciteit negatief beïnvloedt;
7. Klanten die « wanbetalers » of zelfs « defaillanten » zijn;
8. Een slechte beheersing van de behoeften aan werkkapitaal, dat hoofdzakelijk bestaat uit vorderingen op maximaal één jaar, voorraden en leveranciers.

Hoe deze kaspositieproblemen aanpakken?

Vooruitdenken is het sleutelwoord.

Met je neus in het werk staan is gevaarlijk, maar tijdens een crisis kan dat desastreus zijn.

Ontwikkel de reflex om maandelijks je resultaten te volgen, je financieel plan bij te werken, een financieringstabel te gebruiken en vooral een kasstroomoverzicht op te stellen, een onmisbaar instrument waarmee je de gezondheid van je kaspositie kunt voorspellen.

Leer een balans en een resultatenrekening lezen, dat zal je enorm helpen om de financiële stromen te begrijpen. Vraag het aan je bedrijfsrevisor of boekhouder; die zal blij zijn dat iemand interesse toont in zijn vakgebied.

Om je kaspositie te verbeteren, zal je je vaste kapitaal verhogen (eigen vermogen en langlopende schulden) en je werkkapitaalbehoeften verminderen, het kapitaal dat nodig is om je operationele cyclus draaiende te houden, van de aankoop van grondstoffen tot de betaling door je klanten.

Wat kun je concreet doen om je ontvangsten te verhogen en je uitgaven te verminderen?

Hier zijn enkele pragmatische pistes die je kunt verkennen:

1. Verhoog je zelffinancieringscapaciteit door de winstgevendheid van je verkopen te verbeteren.
2. Verkort de gemiddelde betalingstermijn van vorderingen via een strikte procedure, beginnend bij de beoordeling van de kredietwaardigheid van je klanten, het gebruik van kredietlimieten, het zo snel mogelijk uitsturen van je facturen tot factoring, wat een optie kan zijn om te overwegen, hoewel dit kosten met zich meebrengt.
3. Zoek andere bronnen van ontvangsten, zoals bankleningen/aandeelhoudersleningen, kapitaalverhogingen en andere alternatieve financieringen (overheidssteun, crowdfunding, ...)
4. De verkoop van niet-productieve en/of nutteloze activa kan je ook helpen liquiditeiten te genereren.

Omgekeerd, om uitgaven te verminderen en/of te vertragen, onderhandel je met je leveranciers over langere betalingstermijnen, verminder je je uitgaven en optimaliseer je je voorraadniveaus via een strikte beheer van omloopsnelheden, veiligheidsvoorraden, enzovoort.

Het kasstroomoverzicht is een hoeksteen van je systeem om je liquiditeiten te verbeteren. Dit onmisbare instrument zal je helpen om

te anticiperen op overschotten en/of tekorten in de kaspositie;

1. te bepalen hoe lang je saldo debet of credit zal blijven en voor welk bedrag;
2. te beslissen om overschotten te beleggen of tekorten te financieren, en voor welke duur;
3. ontvangsten, uitgaven en het resulterende kassaldo op een tijdlijn te visualiseren;
4. de kasbehoeften op korte termijn te schatten;
5. corrigerende maatregelen te nemen.

Om dit overzicht op te stellen, heb je enerzijds de verwachte inkomende stromen nodig, die vooral bestaan uit verwachte klantenbetalingen, eventuele leningen (banken, aandeelhouders, ...) en andere ontvangsten (eventuele huur, dividenden ...) en anderzijds de verwachte uitgaande stromen, onder meer uit te betalen leveranciers, lonen en sociale lasten, vennootschapsbelasting, btw en andere uitgaven zoals schuldaflossingen.

Wat ontvangsten betreft, hoe beter je inzicht hebt in het betalingsgedrag van je klanten en in eventuele seizoensinvloeden van je activiteiten, hoe nauwkeuriger je toekomstige instromen kunt voorspellen.

Uitgaven zijn van nature beter beheersbaar zolang je boekhouding up-to-date is. Bij krapte in je kaspositie kun je prioriteiten stellen rekening houdend met eventuele boetes voor laattijdige betalingen.

Concreet start dit overzicht met de kaspositie op een bepaald moment t, bijvoorbeeld 1 januari 2022, en houdt het rekening met alle verwachte ontvangsten en uitgaven in de daaropvolgende weken. Klanten- en leveranciersafspraken zullen je erg van pas komen bij het samenstellen van je kasstroomoverzicht.

Een gouden regel: hoe meer druk er staat op je kaspositie, hoe nauwer je controle zal zijn. Het is niet ongewoon dat in crisissituaties het kasstroomoverzicht dagelijks geüpdatet wordt.

Het is inderdaad veel werk, maar dankzij deze aanpak houd je je neus niet meer in het werk en word je niet meer door gebeurtenissen overrompeld. De controle over je kaspositie geeft je de noodzakelijke anticipatie om tijdig en met rust de juiste maatregelen te nemen.

Als je je kaspositie niet beheert, zal je kaspositie voor jou zorgen. Preventie is dus beter dan genezen.