Huwelijks-, geboorte- of andere akte opvragen? Voortaan mogelijk via Just-on-web

De digitalisering van justitie zet zich gestaag voort. Just-on-web, het digitaal platform van justitie, heeft er opnieuw een bouwsteen bij. Voortaan kunnen burgers uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand geheel digitaal raadplegen en downloaden. Dat is een grote stap vooruit, zowel voor de burger als de gemeenten die voor de documenten instaan.

Indien burgers een uittreksel van hun geboorte- of huwelijksakte wilden opvragen of raadplegen, moest dat via het digitaal loket van zijn of haar gemeente. Uniformiteit was er niet en bovendien beschikt niet elke gemeente over een digitaal loket. Daardoor moesten toch nog heel wat mensen aankloppen bij de Dienst Burgerzaken op het gemeentehuis. Nodeloos omslachtig en inefficiënt dus. Daar is nu verandering in gekomen. Voor vice-eersteminister en minister van Justitie Vincent Van Quickenborne en staatssecretaris voor Digitalisering Mathieu Michel is de digitale omwenteling namelijk een van de prioriteiten van justitie.

Alle diensten van de FOD Justitie komen samen op het digitale platform Just-on-web

Met enkele muisklikken beschikbaar

Vanaf vandaag kunnen burgers daar ook de uittreksels van akten van de burgerlijke stand online opvragen, zowel akten waarin ze hoofdbetrokkene zijn of waarin ze zijn opgenomen. Het gaat om akten van geboorte, huwelijk, prenatale erkenning, (voor)naamsverandering, adoptie, levenloos geboren kind tot registratie van wijziging van het geslacht. De documenten zijn eenvoudig te vinden na het inloggen met itsme, eID of eIDAS. Burgers hoeven zich dus niet langer te verplaatsen naar de Dienst Burgerzaken van hun gemeente om een uittreksel uit de burgerlijke stand op te vragen voor zichzelf of hun aanverwanten.

Niet elk uittreksel of afschrift is meteen opvraagbaar op Just-on-web. Wanneer een uittreksel niet beschikbaar is, kan via het platform worden aangevraagd om het elektronisch op te laden. Reden hiervoor is dat de centrale digitale databank werd opgestart op 31 maart 2019. Sindsdien voeren alle 581 Belgische gemeenten en 102 consulaire posten de akten digitaal in zonder dat daarbij nog inkt en papier bij te pas komt. Hoewel er al meer dan 9.8 miljoen oude akten werden ingevoerd in de database, zijn nog niet álle oude akten beschikbaar. Wanneer een uittreksel wordt opgevraagd dat nog niet werd gedigitaliseerd, wordt er een notificatie gestuurd naar de gemeente waar de oorspronkelijke akte werd opgesteld. De gemeente dient het gevraagde document vervolgens toe te voegen in de databank. Vanaf het moment dat het document beschikbaar is, wordt de burger daarvan op de hoogte gebracht via e-mail of via de eBox. Indien men niet beschikt over een actieve eBox, dient men zich opnieuw aan te melden om het gewenste document op te halen.

Al 1.5 miljoen elektronische akten aangemaakt sinds oprichting

Sinds de opstart in maart 2019 zijn maar liefst 1.500.665 elektronische akten van burgerlijke stand aangemaakt, 17.948.237 raadplegingen gebeurd, 9.5 miljoen afgeleverde afschriften of uittreksels van akten en 53.961 elektronisch verwerkte vonnissen. Bij het opstellen van een geboorte- of huwelijksakte komt geen pen en papier meer kijken. De ambtenaren in het gemeentehuis en in Belgische consulaten tekenen de akten digitaal en slaan ze op in de databank. De ambtenaar levert uittreksels en afschriften digitaal af. Burgers kunnen de elektronische versie verder verspreiden waarheen nodig, of alsnog overgaan tot printen.

Vincent Van Quickenborne, minister van Justitie

Met het online toegankelijk maken van de documenten zorgen we opnieuw voor een verdere digitalisering van de centrale diensten van Justitie. De applicatie past perfect binnen onze visie om Justitie toegankelijk te maken voor iedereen, en is daarbovenop beschikbaar in de drie landstalen alsook in het Engels. Uittreksels en akten van de burgerlijke stand zijn documenten die iedereen wel eens nodig heeft. Dankzij het voorhanden maken van deze documenten via het digitale platform, faciliteren we zowel de werklast van het gemeentepersoneel, als de toegang tot de documenten voor de burgers. Op die manier maken we Justitie steeds menselijker, sneller en straffer.

Mathieu Michel, staatssecretaris voor Digitalisering

Het is niet aan de burger om de last van de complexiteit van het institutionele en procedurele landschap in dit land te dragen. Dankzij de digitalisering is het nu mogelijk om veel administratieve procedures thuis uit te voeren, vanaf een computer, tablet of smartphone. Het goede nieuws is dat het nu voor iedere burger mogelijk is om via Just-on-web volledig digitaal uittreksels en afschriften van documenten van de burgerlijke stand te verkrijgen. Een digitaal administratief proces is een vereenvoudigd proces.

Bron : Fod Justitie, 3 januari 2023