Jaarrekeningen van zeer kleine vzw’s worden amper gepubliceerd en blijven slordig

Johan Christiaens (Hoogleraar vakgroep Accountancy, Bedrijfsfinanciering en Fiscaliteit UGent, erebedrijfsrevisor) en Justine Vandenbroucke (Master Bestuurskunde en Publiek Manegement UGent)

Grotere vzw’s voeren een dubbele boekhouding en leggen hun jaarrekening digitaal neer bij de Balanscentrale. De ca 100.000 zeer kleine vzw’s voeren een vereenvoudigde boekhouding en hun jaarrekening wordt nu nog altijd neergelegd op papier bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Tien jaar geleden werd aangetoond dat zeer vele vzw’s het niet nauw nemen bij de papieren publicatie van hun jaarrekening en dat ze amper de wettelijk voorziene regels respecteren, wat leidde tot slordige jaarrekeningen. Dit veldonderzoek van de Universiteit Gent werd in 2024 opnieuw uitgevoerd (prof. J. Christiaens en J. Vandenbroucke) om na te gaan in welke mate de neergelegde jaarrekeningen verbeterd zijn. Het blijkt dat na 10 jaar de pijnpunten op het vlak van zowel het neerleggen van de jaarrekening als de inhoud ervan zo goed als onveranderd zijn.

Zeer kleine vzw’s (vzw’s die maximaal 5 VTE’s, €391.000 andere dan niet-recurrente ontvangsten en €1.562.000 bezittingen en schulden hebben) voeren minstens een vereenvoudigde boekhouding en leggen hun jaarrekening neer op papier bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.

Het veldonderzoek besloeg in totaal 400 vzw’s in 8 griffies verdeeld over het Vlaamse en Waalse gewest. Het voorgaand onderzoek uit 2014 bekeek 353 vzw’s in 6 Vlaamse en Waalse griffies. Zoals in het vorig onderzoek kunnen vier groepen van zeer kleine vzw’s worden onderscheiden:

In onderstaande tabel worden de huidige resultaten en die van tien jaar geleden per groep naast elkaar geplaatst.

Meer dan de helft van de zeer kleine vzw’s respecteert de wetgeving niet

“Slapende” vzw’s zijn er die wettelijk gezien blijven bestaan, maar geen functionerend bestuursorgaan meer hebben en/of geen activiteiten meer ontwikkelen. Hun aantal is de afgelopen tien jaar gedaald, maar het is nog steeds alarmerend dat bijna 1 op 4 van de zeer kleine vzw’s geen contact meer opneemt met de griffie van de Ondernemingsrechtbank, noch hun jaarrekening neerlegt. Er werd geen document van ontbinding ingediend bij de griffie, dus de statutaire bestuurders zijn nog steeds aansprakelijk.

Uit de tweede groep van actieve vzw’s blijkt een sterke toename van 1 op 3 die geen jaarrekening neerlegt bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank ofschoon jaarlijks wettelijk verplicht. Deze categorie verschilt van de “slapende” vzw’s aangezien deze vzw’s wel nog statutaire wijzigingen neerleggen in tegenstelling tot de “slapende” groep.

Groepen 2 en 4 vertegenwoordigen samen 57% van de onderzochte organisaties, wat betekent dat meer dan de helft van alle zeer kleine vzw’s zich niet houdt aan de wetgeving betreffende de publicatieplicht.

De verschillende griffies

Het onderzoek werd uitgevoerd in de griffies van Oudenaarde, Gent, Dendermonde, Brugge, Kortrijk, Oostende, Doornik en Nijvel. Volgens de wetgeving is het raadplegen van jaarrekeningen in deze Ondernemingsrechtbanken publiek. Zelfs na 10 jaar blijft het opvallen dat er geen eenduidige regelgeving bestaat omtrent de procedures om dossiers in te kijken. Zo was de ene griffie veel toegankelijker en behulpzamer dan de andere griffie. Wat ook vragen oproept, is dat de griffies weinig samenwerken op het vlak van de toegankelijkheid van jaarrekeningen. Daarnaast bleek er in verschillende griffies ook niet onmiddellijk een procedure te bestaan voor vzw’s die lange tijd geen contact opnemen met de rechtbank.

Zeer kleine vzw mag dubbele boekhouding voeren

Een opvallende evolutie blijkt uit groep 3, nl. een daling van 16% naar 3% van de vzw’s die vrijwillig een dubbele boekhouding voeren en een jaarrekeningmodel voor grotere vzw’s op papier neerleggen.

Een mogelijke reden voor deze sterke daling, kan liggen bij het feit dat het bestuur van deze vzw’s niet meer bereid is om zoveel extra (onnodig) werk te leveren dat bij het invullen van het volledig jaarrekeningmodel hoort.

`

En de kwaliteit van de neergelegde jaarrekening?

Het is duidelijk: vele zeer kleine vzw’s blijven de wetgeving aan hun laars lappen, zonder enige verbetering over de laatste 10 jaar. Zij die dan toch hun jaarrekening neerleggen blijken die nog steeds vaak onvolledig of foutief op te stellen. Inhoudelijk ligt de overeenstemming met de wettelijke bepalingen behoorlijk laag. De problemen hebben vooral te maken met de kwaliteit en volledigheid. Zo bv. wordt de Staat van het vermogen door slechts 43% van de vzw’s ingevuld, waarbij het weergeven van de bijbehorende “rechten en verplichtingen” en de waarderingsregels te wensen overlaat.

Mogelijke verklaringen?

Er is geen verband tussen de mate waarin een zeer kleine vzw subsidies en schenkingen geniet en de kwaliteit van haar jaarrekening (de resource dependence theory speelt daarentegen wel een rol bij de grote vzw’s). Met andere woorden een zeer kleine vzw die meer subsidies krijgt, scoort niet beter in termen van kwaliteitsvolle jaarrekening. Net als subsidies bleek ook de grootte van de raad van bestuur geen belangrijke rol te spelen.

Digitalisering neerlegging jaarrekening?

Een prangende vraag is in welke mate een verplichte gedigitaliseerde neerlegging van de jaarrekening van zeer kleine vzw’s de bovengeschetste problemen kan oplossen.

De digitale neerlegging is trouwens wettelijk reeds geregeld, maar men slaagt er nog niet in om een passend softwaresysteem uit te werken.

Het ligt voor de hand dat middels een geïnformatiseerde omgeving de jaarrekening en haar neerlegging voor zeer kleine vzw’s systematisch kunnen worden verbeterd in vergelijking met de huidige papieren werkwijze. De consultatiemogelijkheden zullen ongetwijfeld toenemen, wat ook weer een belangrijke aansporing tot kwaliteitsverbetering inhoudt. Het spreekt uiteraard voor zich dat de nodige controleactiviteiten zullen moeten worden ingebouwd.

Op die wijze kunnen nuttige, eenvoudig consulteerbare jaarrekeningen beschikbaar worden, waarvoor de jaarrekening uiteindelijk dient.