Kosten eigen aan de werkgever – gewijzigde ficheverplichtingen

De fiscus wil een beter zicht krijgen op de terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever of vennootschap.

Om controles hierop te faciliteren, breiden een aanvulling van het artikel 57 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (hierna: “WIB 92”) en een circulaire over de tussenkomst van de werkgever voor thuiswerk (Circulaire 2021/C/20) de gekende fiscale ficheverplichtingen in belangrijke mate uit.

De hierna besproken wijzigingen zijn van toepassing op vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022 en zijn ook toepasselijk op bedrijfsleiders.

Kosten eigen aan de werkgever

Een kost eigen aan de werkgever is een kost die door een werknemer wordt gemaakt maar die een beroepskost is voor de werkgever.

Vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever zijn in principe vrijgesteld van belasting in hoofde van de werknemer. Voor de werkgever is deze vergoeding een aftrekbare beroepskost.

De terugbetaling van dergelijke kosten kan gebeuren op grond van werkelijke bewijsstukken (= variabele kostenvergoeding) maar veel werkgevers opteren voor een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding (= vaste kostenvergoeding).

De huidige fiche verplichting

De forfaitaire kostenvergoedingen moeten op vandaag (opdat zij aftrekbaar zijn in hoofde van de werkgever) verplicht op de fiscale fiche 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders) vermeld worden. Het niet naleven van deze verplichtingen kan gesanctioneerd worden met: de niet-aftrekbaarheid als beroepskost en/of de toepassing van de aanslag geheime commissielonen.

Strikt genomen is er (op grond van artikel 57, 3° WIB92) momenteel geen rapporteringsverplichting voor de terugbetalingen op basis van werkelijkebewijsstukken.

Het bericht aan de schuldenaars maakt evenwel het volgende onderscheid en legt daarenboven ook voor variabele kostenvergoedingen een verplichte vermelding op:

* Als de werkgever diverse kostenvergoedingen toekent, moet hij een combinatie van de verschillende vermeldingen opnemen.

Aangekondigde wijzigingen

In de Circulaire 2021/C/20 gaf de fiscus eerder dit jaar aan dat voor vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022 steeds het totale bedrag van de vergoedingen in de fiscale fiche vermeld zal moeten worden. De circulaire heeft dan wel specifiek betrekking op kostenterugbetalingen in het kader van thuiswerk, maar de verplichting zou volgens de fiscus toepasselijk zijn voor alle terugbetalingen (vaste of variabele) van eigen kosten van de werkgever.

Door middel van een wetswijziging (wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen) werd ondertussen ook artikel 57 WIB92 aangevuld. Het tweede lid van het artikel bepaalt nu dat ook variabele vergoedingen verplicht opgenomen moeten worden in de fiscale fiches.

Bijgevolg zullen zowel vaste als variabele vergoedingen vermeld moeten worden op de fiscale fiches en de samenvattende opgave en zal ook altijd het betaalde bedrag meegedeeld moeten worden.

Het is voorlopig nog wachten op de praktische uitwerking van het artikel 57 WIB 92 en het vernieuwde bericht aan de schuldenaars bij de fiscale fiches 281.10 en 281.20.

Het niet opnemen van een variabele vergoeding zal evenwel geen impact hebben op de aftrekbaarheid in hoofde van de werkgever. De administratie kan wel een administratieve boete opleggen. Bovendien zal de niet-vermelding van 'variabele vergoedingen' niet de toepassing van de aanslag geheime commissielonen tot gevolg hebben.

Verhoogde controle op kostenvergoedingen

De memorie van toelichting bij de wet van 27 juni 2021 bepaalt dat de ruimere ficheverplichting bijdraagt tot de controle op eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen en terugbetalingen op basis van bewijsstukken en op de eventuele aftrek als beroepskost van kosten die door de werkgever worden terugbetaald.

Voor werkgevers of vennootschappen die discussies hierover met de fiscus wensen te vermijden, is het aangeraden om een ruling bij de dienst voorafgaande beslissingen aan te vragen.

Bij vragen of opmerkingen, gelieve contact op te nemen met de auteurs van dit artikel.

Laurine Vanherck - Associate (laurine.vanherck@tiberghien.com)

Liana Willemse – Associate (liana.willemse@tiberghien.com)