Onbetaalde facturen: gratis herinnering en beperkte vergoeding

Financiële problemen of gewoonweg vergeten te betalen? Een onbetaalde factuur kan al snel oplopen tot flinke aanmaningskosten. Maar dat behoort binnenkort tot het verleden : onbetaalde facturen. ​

In het kort

> Verplichte gratis eerste herinnering

Vanaf 1 september 2023 is de eerste herinnering die een onderneming naar een consument voor een onbetaalde factuur stuurt, gratis als de overeenkomst op of na 1 september 2023 werd afgesloten. Voor contracten die voor die datum zijn afgesloten, geldt een overgangsperiode tot 1 december 2023.

Maar als het gaat over een overeenkomst met een regelmatige levering van goederen of diensten (bijvoorbeeld een jaarabonnement op een krant met maandelijkse betaling, enz.) dan is een gratis herinnering beperkt tot drie keer per jaar. Van zodra je als consument voor een vierde factuur een herinnering ontvangt, dan kan je gevraagd worden om vergoeding te betalen. Die is maximaal 7,50 euro plus de portokosten die gelden op het moment van verzending.

Vanaf de 1e herinnering heb je minimaal 14 kalenderdagen de tijd om je schuld te betalen. Tijdens die periode mogen geen kosten of interesten worden aangerekend.

De eerste herinnering moet het volgende vermelden:

• de verschuldigde hoofdsom en het vergoedingsbedrag dat gevorderd wordt in geval van niet-betaling binnen 14 dagen;
• de naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser;
• een beschrijving van de goederen of diensten die het voorwerp zijn van de schuld en de datum van opeisbaarheid van de schuld;
• de termijn waarbinnen de factuur moet worden betaald voordat er een vergoeding wordt geëist.

Betaalde je na de periode van 14 dagen de factuur nog steeds niet, dan kan de onderneming jou een tweede herinnering sturen. Daaraan kan wel onder bepaalde voorwaarden een vergoeding en interest voor te late betaling aangerekend worden.

> Maximale vergoedingen en interesten

Vergoedingen en interesten voor betalingsachterstand moeten duidelijk worden vermeld in de overeenkomst of de algemene voorwaarden.

Ze zijn wettelijk begrensd naargelang het bedrag van de schuld. Ze kunnen enkel bestaan uit een forfaitaire vergoeding en/of een verwijlinterest. De forfaitaire vergoeding is bedoeld om de schuldeiser te vergoeden voor alle kosten van de minnelijke invordering van de onbetaalde schuld. De verwijlinterest is er om de schuldeiser te vergoeden voor het feit dat hij niet binnen de overeengekomen termijn over het bedrag kon beschikken.

De forfaitaire vergoeding mag de volgende bedragen niet overschrijden:

• 20 euro als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk aan 150 euro is;
• 30 euro plus 10 % van het verschuldigde bedrag als dat bedrag tussen 150,01 en 500 euro ligt;
• 65 euro plus 5 % van het verschuldigde bedrag als dat bedrag hoger is dan 500 euro (met een maximum van 2.000 euro).

De verwijlinteresten die kunnen worden aangerekend, mogen niet hoger zijn dan de interesten tegen de referentierentevoet vermeerderd met acht procentpunt (zoals bedoeld in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, die voor het tweede halfjaar van 2023 maximaal 12 % bedraagt). Ook die interesten worden berekend op het verschuldigde bedrag.

Eerste gratis ingebrekestelling en minimale wachttermijn van 14 kalenderdagen

> Bij onbetaalde schuld, verplichting tot eerste gratis herinnering

Moet u een onderneming geld? Vanaf 1 december 2023 moet die onderneming u eerst verplicht een gratis herinnering sturen. Pas daarna mag ze u een schadevergoeding aanrekenen voor een niet op tijd betaalde schuld.

U moet die herinnering schriftelijk of per duurzame drager krijgen en ze moet minimaal de volgende elementen bevatten:

1. het te betalen bedrag en de contractueel vastgestelde schadevergoeding bij niet-tijdige betaling na de termijn van veertien kalenderdagen;
2. de naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser;
3. een beschrijving van het geleverde goed of de verstrekte dienst waarvoor niet betaald is, en de datum waarop de schuld kan opgeëist worden;
4. de minimale wachttermijn van 14 dagen (+ 3 werkdagen bij verzending per post), waarbinnen de schuld moet betaald worden vooraleer enige kost, interest of vergoeding mag worden aangerekend.

De eerste herinnering is gratis.

Hebt u een overeenkomst voor regelmatige levering van goederen of diensten, zoals een jaarabonnement bij een krant met maandelijkse betalingen? Dan moet de betrokken onderneming u drie gratis herinneringen (dus voor niet-betaling van drie vervaldata) per jaar sturen. Voor de bijkomende herinneringen mag voor dat type van overeenkomst niet meer aangerekend worden dan 7,50 euro per herinnering, vermeerderd met de op dat ogenblik geldende portkosten.

> Wachttermijn van 14 kalenderdagen vooraleer u een schadevergoeding en verwijlintresten mogen aangerekend worden

Na de verzending van de herinnering moet de onderneming ten minste 14 kalenderdagen wachten voor ze u een schadevergoeding of de verwijlintresten mag aanrekenen. Dat laat u toe om een vergetelheid recht te zetten en stelt u in staat om de juistheid van het gevorderde bedrag na te gaan en alsnog te betalen of, integendeel, het te betwisten.

Als u vragen heeft over die schuld moet de onderneming onmiddellijk op een duurzame drager alle bewijsstukken van de schuld verstrekken en alle nodige informatie geven over hoe u de schuld kan betwisten.

Bij een verzending per post begint de termijn van 14 kalenderdagen pas te lopen op de derde werkdag na de verzending door de post. De post wordt immers niet meer dagelijks geleverd. Als de herinnering echter langs elektronische weg wordt verzonden, vangt de termijn van 14 kalenderdagen aan op de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering werd verzonden.

Kmo’s mogen bij niet-betaling na die 14 kalenderdagen verwijlinteresten aanrekenen vanaf de dag na verzending van de herinnering. Andere ondernemingen mogen enkel verwijlintresten aanrekenen vanaf de dag na de wachttermijn van minimum 14 kalenderdagen.

Een kmo is iedere onderneming die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

• jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50;
• jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro;
• balanstotaal: 4.500.000 euro.

> Specifieke regelingen voor energie-, telecom en -waterleveringsovereenkomsten

Voor sommige overeenkomsten, zoals energieovereenkomsten of telecomovereenkomsten, gelden andere regels.

• Energieovereenkomsten

Zowel het Vlaamse, het Waalse als het Brusselse Gewest voorzien in een procedure bij niet-tijdige betaling. Die gewestelijke procedures hebben als specifieke regeling voorrang op de nieuwe algemene regeling bij niet-betaling.

• Telecomovereenkomsten

Al sinds 1 juli 2018 geldt voor overeenkomsten voor elektronische communicatie een eerste gratis herinnering bij niet-betaling, en een maximumbedrag van 10 euro voor de daaropvolgende herinneringen.

• Levering van water

Zowel het Vlaamse als het Waalse Gewest voorzien in een specifieke procedure bij niet-betaling van de waterfactuur. Die specifieke regeling is van toepassing.

>Dwingende wetgeving en bewijslast op de onderneming

De wet bepaalt uitdrukkelijk dat de onderneming de bewijslast heeft om aan te tonen dat ze alle verplichtingen heeft nageleefd.

Iedere clausule die de onderneming zou vrijstellen van zijn verplichtingen, is verboden en nietig.

Plafonnering van schadevergoeding bij niet-betaling geldschuld

Als u niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, dan mag de onderneming daarvoor vergoed worden. Die vergoeding wordt in de contractvoorwaarden vastgelegd. Ze moet in verhouding staan tot de schade die de onderneming erdoor lijdt.

De bedragen worden nu aan maxima onderworpen. De schadebedingen bij niet-betaling van geldschulden kunnen enkel de vorm aannemen van een verwijlinterest en/of een forfaitair bedrag.

> De verwijlinteresten

De verwijlinteresten mogen niet hoger zijn dan de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten (zoals bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties). Die interesten worden berekend op de nog te betalen (hoofd)som. De actuele interestvoet, die maximum mag aangerekend worden (inclusief de vermeerdering met acht procentpunten), vindt u op de volgende webpagina Wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransactiesvan de Federale Overheidsdienst Financiën.
​Voor het tweede semester van 2023 bedraagt de maximale intrestvoet 12 %.​

> De forfaitaire vergoeding

Die moet uitdrukkelijk bepaald zijn, en het bedrag mag niet hoger zijn dan:

• 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150 euro;
• 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is;
• 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

Voorbeeld:bij een niet-betaald bedrag van 1.000 euro mag de schuldeiser dus maximaal 65 + 5 % van 500 euro, dus in totaal 90 euro aan forfaitaire vergoeding vragen.

Er kunnen u als consument geen andere bedragen aangerekend worden dan die maximale verwijlinterest en/of forfaitaire vergoeding.

Een rechter kan daarnaast nog altijd besluiten dat een schadebeding, al beantwoordt het aan die bedragen, niet in verhouding staat met een redelijke raming van de potentiële schade, en onrechtmatig is.

Vanaf wanneer gelden de nieuwe regels?

De nieuwe regels gaan in

• vanaf 1 september 2023 voor nieuwe overeenkomsten
• vanaf 1 december 2023 voor (oude) overeenkomsten die eerder afgesloten zijn, wanneer de betalingsachterstand ontstaat na die datum.

Bron Fod Economie, O8/2023