Onderteken uw documenten digitaal

Als boekhoudkantoor moet u doorheen het jaar tal van documenten ondertekenen, maar vooral ook laten ondertekenen. Gaande van inlichtingenfiches, publicatie van jaarrekeningen tot verslagen van Algemene Vergaderingen en veel meer. U maakt het dus beslist ook regelmatig mee dat uw klanten enkel de laatste pagina van een ingescand contract via e-mail terugsturen. Ook u verliest wellicht veel tijd met het heen en weer versturen van papieren contracten met de post. En misschien vergeten ook uw klanten bepaalde pagina’s te paraferen, of sturen zij u soms de verkeerde versie terug. Wanneer u wacht op een geldig ondertekend contract om een project te kunnen starten, is deze rompslomp met papieren contracten een vervelende hindernis.

Elektronische handtekening is het sluitstuk van digitale transformatie

Dit was tot voor kort niet anders voor boekhoudkantoor Acctive BVBA. Zo verloren zij soms maanden met het manueel opvolgen en najagen van deze te ondertekenen documenten. Daarom begon Lander Marrannes, Partner bij Acctive BVBA, aan een digitale transformatie van het kantoor. Zijn ultieme doelstelling? End-to-end de verschillende bedrijfsprocessen digitaliseren. Dankzij het efficiënt inzetten van digitale handtekeningen, werd de uitwisseling van papieren documenten met de klant in no time overbodig en dit in de 2 richtingen.

Dankzij Silverfin kwam Acctive BVBA in contact met eSignatures, de digitale handtekeningoplossing van Connective (www.connective.eu) . Hiermee hadden zij meteen de oplossing in huis waarmee werknemers en klanten op een gebruiksvriendelijke en betrouwbare manier digitale handtekeningen kunnen zetten die bovendien juridisch sluitend zijn.

“Reeds 3 jaar geleden begonnen we aan onze digital transformatie.Pas toen we in 2017 de digitale handtekeningoplossing eSignatures van Connective integreerden was de digitale cirkel echt rond. Documenten worden alleen nog digitaal uitgewisseld en daar waar handtekeningen nodig zijn, kan dit via tablet of desktop worden afgehandeld. Hun oplossing bleek aan al onze voorwaarden te voldoen en kon éénvoudig en snel worden geïmplementeerd.”

.beID: de meest veilige ondertekenmethode

Bij het digitaal ondertekenen van een document zet de ‘ondertekenaar’ zijn ‘elektronische handtekening’ door middel van het uitlezen van de .beID (de Belgische elektronische identiteitskaart). Deze gekwalificeerde handtekening heeft dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening. De eSignatures oplossing van Connective is erg intuïtief: “Het tekenproces is bijzonder simpel, waarbij enkele klikken volstaan om documenten veilig en legaal te ondertekenen. Het resultaat is erg duidelijk en schenkt de ondertekenaar vertrouwen.”, aldus Lander.

Via een oogopslag kan de status van de te ondertekenen documenten worden opgevolgd. Daarnaast kunnen herinneringen automatisch worden verstuurd. Overigens werkt de oplossing op eender welk toestel ongeacht of het nu om een Windows of een Apple compuer gaat. Door de open architectuur was het eenvoudig om met de bestaande infrastructuur van Acctive te koppelen.

“Daar waar onze klanten vroeger nog documenten per post moesten terugsturen en wat tot maanden kon duren krijgen wij nu de meeste documenten de dag zelf nog ondertekend terug. Tevens versterkt het ons imago van digitaal kantoor in de markt”, concludeert Lander.

WORD ZELF DIGITALE BOEKHOUDER IN NO-TIME!

Efficiënt. Proactief. Gebruiksvriendelijk. 3 onmiskenbare eigenschappen voor de digitale boekhouder van vandaag. Connective stoomt u daarom in no-time klaar voor de omschakeling naar een meer efficiënte, veilige, maar vooral digitale service. Dankzij Connective eSignatures kunt u uw documenten zoals het verslag van Raad van Bestuur, opdrachtenbrieven, anti-witwasdocumenten etc. voorzien van een eIDAS gecertifieerde elektronische handtekening. Zou dit niet het ideale digitale sluitstuk zijn voor uw klanten?

Vraag uw gratis proefversie aan van Connective eSignatures (https://connective.eu/connective-esignatures-trial) en onderteken al uw documenten voortaan met een eIDAS gecertifieerde elektronische handtekening. U krijgt tijdelijk toegang tot de volledige versie van de nieuwste release van Connective eSignatures. Geen creditcard vereist. Bezoek ook zeker onze stand tijdens Forum For The Future voor een demo.