Dit jonge accountantskantoor werkt volledig digitaal

Temps de lecture: 6 min |13 décembre 2022 à 05:59

Fidan en Agron Shala, oprichters van Plutus Accountants & Advisors, kozen ervoor om hun accountantskantoor 100% digitaal te laten zijn. Daar hadden ze zeer sterke argumenten voor. Benieuwd?

Is dit volledig digitaal werken bedoeld om jullie te onderscheiden van andere accountantskantoren?

We willen ons onderscheiden, maar we willen vooral het onze klanten makkelijker maken. Veel ondernemers zien hun boekhouding als een last: ze moeten documenten ergens klasseren en bewaren en die dan voor een bepaalde datum aan hun accountant bezorgen. Wij willen onze klanten helpen en dat gaat niet als je pas op het einde van een periode alle gegevens krijgt, want dan ben je nergens van op de hoogte.

Daarom willen wij met onze klanten interactief en op een transparante manier samenwerken. We moedigen ze aan om aankoopfacturen of kosten direct op te laden naar het portaal en binnen de 24u verwerken wij deze in hun boekhouding. Ze kunnen er ook hun verkoopfacturen in maken, deze kunnen door ons gemakkelijk opgevolgd worden.

Zeker voor een starter is het niet makkelijk om een verkoopfactuur te maken, vooral niet in complexe regelingen. Zelfs de kleinste onderneming komt tegenwoordig in aanraking met internationale verrichtingen, met verkopen aan het buitenland. Wij proberen onze klanten hier direct in bij te staan, dat gaat perfect via het portaal.

Ons concept is de klant begeleiden en de boekhouding in realtime bijwerken zodat de klanten steeds op de hoogte zijn van hun cijfers. Zo komen ze nooit voor verrassingen te staan. Wij kunnen alles mee opvolgen en ook op tijd mogelijke problemen detecteren, analyseren en eventueel corrigeren.

Is het moeilijk om klanten te overtuigen van de voordelen van een digitaal accountantskantoor?

Bij starters is dat heel makkelijk. De wereld van zelfstandig ondernemen is helemaal nieuw voor hen, ze zijn direct mee in ons verhaal.

Dan zijn er de zelfstandigen die al digitaal werken, maar die het gewoon waren om ieder kwartaal alles in één keer te uploaden. Die overtuigen we om dat met een grotere frequentie te doen. We vragen ook feedback. Een klant die alles digitaal deed, maar wel slechts één keer per kwartaal, doet dat nu dagelijks via zijn smartphone of laptop en hij vindt dat veel makkelijker. Hij hoeft niet meer te klasseren of de documenten ergens extern te bewaren.

Ondernemers die interesse hebben om met ons samen te werken, proberen we te overtuigen van ons digitaal verhaal. Als ze via onze website komen, weten ze dat al want daar staat dat we volledig digitaal werken.

We werken écht 100% digitaal, we maken geen uitzonderingen. Als dat absoluut niet gaat, dan zeggen we eerlijk dat ze best een andere boekhouder zoeken.

Wat is de grootste meerwaarde van digitaal werken?

Wij stellen ons altijd de vraag wat de meest efficiënte manier is om iets aan te pakken. Dat moet niet per se digitaal of elektronisch zijn. Als er nieuwe technologieën komen, dan schakelen we zo snel mogelijk over naar de meest efficiënte.

Het hoofddoel is dat het werk voor de klant én voor ons makkelijker wordt.

We zijn daar heel consequent in. Ons bureau is bijvoorbeeld bijna leeg, daar staan alleen computerschermen en toetsenborden op. We kopen ook geen papier, post-its of pennen. We hebben niet eens een pen om documenten te tekenen, dat gebeurt nu elektronisch!

We gebruiken bewust geen printers, maar enkel scanners. Het enige waar we die voor nodig hebben, is voor inhaalbewegingen. Voor als er een dossier binnenkomt van een klant die altijd op papier heeft gewerkt en nu wil overschakelen naar digitaal. Wij scannen dan alles in van het lopende boekjaar. Daarna kan de klant alle nieuwe documenten via het portaal uploaden.

Waarop letten jullie bij het kiezen van software voor jullie accountantskantoor?

De software voor intern gebruik moet flexibel zijn en frequent updaten. Het is ook absoluut noodzakelijk dat software aan elkaar gekoppeld kan worden. Dat maakt het werk voor ons veel makkelijker.

De software voor de klanten moet in de eerste plaats gebruiksvriendelijk zijn. Integraties zijn ook hier onontbeerlijk, zodat we hele stromen kunnen automatiseren. Financiële verrichtingen worden bijvoorbeeld niet meer manueel verwerkt op basis van PDF-uittreksels, deze worden volledig via CODA of PSD2 gesynchroniseerd.

Alle software moet ook cloud software zijn. Dat is super gemakkelijk: je kan overal op je tablet of op je laptop aan alle gegevens. Ook als je bij de klant bent en iets nodig hebt. We hoeven niets af te drukken. We brengen meestal een laptop en een extra scherm mee, we zetten dat voor de klant en dan kunnen we alles tonen. Dat werkt perfect met cloud software en het is ook minder belastend voor je hardware.

Jullie automatiseren zoveel mogelijk?

Onze klanten, zelfstandige ondernemers, willen dat alles zo efficiënt mogelijk gebeurt. Daarom proberen wij een manier van werken te vinden om de documentstromen zo makkelijk mogelijk te laten verlopen. Dat gaat zowel over de documenten die binnenkomen als over de documenten die gecreëerd worden.

Heel veel jonge ondernemers hebben bijvoorbeeld niet alleen een klassieke bankrekening, maar gebruiken ook online wallets en verschillende payment gateways zoals PayPal voor hun webshop. Ook hier zoeken wij naar de nodige oplossingen om een synchronisatie in de boekhouding mogelijk te maken.

Als accountant moet je eigenlijk steeds op de hoogte blijven van de software die op de markt zijn, zodat je de administratie zoveel mogelijk kan optimaliseren.

Inputwerk als taak voor de accountant zal bijna volledig verdwijnen, wat niet betekent dat ons beroep zal uitsterven. Onze taak zal dan bestaan uit fiscaal-juridisch advies, diepgaande analyses van de cijfers, optimaliseren van de administratie en de workflow binnen de onderneming. Hoe sneller je als accountantskantoor daarop kan inspelen, hoe beter.

Als accountant moet je dus technisch goed zijn?

Met de huidige ontwikkelingen in de digitale wereld en de opkomst van nieuwe technologieën moeten wij als moderne accountants er technisch sterk voor staan.

Onze job is niet meer gewoon accountancy-fiscaliteit, we moeten eigenlijk van alles kunnen. Maar wij doen dat graag!

Bij elk dossier leer je wel iets nieuws en dat kan je dan weer gebruiken bij een andere klant.

In het begin van de samenwerking doen we een klein onderzoek met de klant. Gaat die met verkoopfacturen werken, met dagontvangsten? Welke bankrekeningen zijn er? Hoever wil de klant gaan met digitaliseren?

Daarna doen wij de setup en voorzien wij de nodige integraties, zodat alles automatisch verloopt.

In het begin geven wij de klant een korte demo van hoe hun portaal werkt en wat ze er allemaal in kunnen doen. Hierna kan de samenwerking van start gaan en kunnen wij de klant bijstaan waar nodig.