Thuiswerk en forfaitaire kantoorvergoeding: een nieuwe circulaire!

Een werkgever kan, als een terugbetaling van kosten die hem eigen zijn, een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen. Een recente fiscale circulaire verduidelijkt de principes hiervan.

Algemeen

In principe zijn alle vergoedingen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen. Een vergoeding kan echter als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt wanneer die het bewijs levert dat de vergoeding bestemd is om kosten te dekken die hem eigen zijn en de vergoeding daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is.

De werkgevers kunnen die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever mogen uiteraard niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.

De forfaitaire kantoorvergoeding

Kantoorkosten van thuiswerkers kunnen door de werkgever worden terugbetaald. Die terugbetaling kan gebeuren in de vorm van een forfaitaire vergoeding.

De forfaitaire kantoorvergoeding die in de circulaire beschreven wordt, dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

Zijn bijvoorbeeld begrepen in de forfaitaire kantoorvergoeding:

• gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
• printer– en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt, …);
• kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);
• nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
• onderhoud;
• verzekering;
• onroerende voorheffing;
• koffie, water, versnaperingen.

Welk bedrag?

Een werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen.

De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand. De voorwaarden voor de toekenning van deze tijdelijk verhoogde vergoeding moeten nog worden vastgesteld.

De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werknemer regelmatig en structureel thuiswerkt en de werkgever niet op een andere manier in deze kantoorkosten tussenkomt (bijvoorbeeld wanneer de werkgever een deel van de elektriciteitskosten ten laste neemt).

Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan het maximumbedrag en er geen bewijsstukken worden geleverd om de hoogte van dit bedrag te verantwoorden, wordt het belastbare gedeelte van de vergoeding, nl. het gedeelte van de vergoeding dat het maximumbedrag overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing.

In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. Als een deeltijdse werknemer effectief structureel en op regelmatige basis aan thuiswerk doet, mag de werkgever de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale jaarlijkse verlof.

De werkgever kan op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd een onderscheid maken in de toegekende kantoorvergoeding, behalve wanneer wordt vastgesteld dat die differentiatie erop gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of dat er een ‘personeelscategorie’ wordt ingesteld met datzelfde doel.

Structureel en regelmatig thuiswerk

De forfaitaire kantoorvergoeding kan worden toegekend aan werknemers die structureel en op regelmatige basis thuiswerken.

Onder thuiswerk wordt verstaan elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.

De notie ‘werkvloer’ moet ruim worden bekeken en omvat de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt) worden uitgevoerd.

Het thuiswerk moet dus verricht worden in de private lokalen van de werknemer. Het werk dat verricht wordt in een satellietkantoor van de werkgever is geen thuiswerk. Een satellietkantoor wordt namelijk aangemerkt als behorende tot de werkvloer van de werkgever.

De circulaire is van toepassing op het thuiswerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. Ze heeft dus geen betrekking op werknemers die buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend) thuiswerken.

Onder structureel en op regelmatige basis thuiswerken wordt verstaan, het equivalent van één werkdag per week (b.v. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die gepresteerd worden tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.

Niet-structureel thuiswerk is elke vorm van thuiswerk waarbij niet voldaan wordt aan de voorwaarde dat er ten minste voor het equivalent van één werkdag per week aan thuiswerk moet worden gedaan.

Worden bijvoorbeeld hier beoogd, de werknemers die:

– van hun normale werkuren slechts een paar uur per maand thuiswerken;

– hun normale werkuren op de werkvloer of elders presteren, maar daarbuiten (bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend) thuis administratie in orde brengen;

– een volledige kalendermaand afwezig zijn (bijvoorbeeld bij ziekte gedurende de volledige maand, zwangerschapsverlof, loopbaanonderbreking, langere periodes van technische werkloosheid).

In het geval van niet-structureel thuiswerk geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet (dus ook geen percentage daarvan).

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met andere forfaitaire vergoedingen?

Bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand (144,31 euro per maand in het tweede kwartaal van 2021), mag de werkgever de volgende bijkomende forfaitaire vergoedingen toekennen:

– een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en

– een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur of

– een vergoeding van maximaal 10 euro per maand (5 euro per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer.

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

De belastingadministratie aanvaardt dat de terbeschikkingstelling van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard.

Meer bepaald gaat het dan beperkend om de terugbetaling van een bureaustoel, een bureautafel, een bureaukast, een functionele bureaulamp, een tweede computerbeeldscherm, een printer/scanner, een toetsenbord, een muis, een voetmuis, een trackpad of trackball, een hoofdtelefoon, en/of specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Deze terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. Die betreft immers de terugbetaling van andere kosten.

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

Sommige werkgevers willen echter, naast de forfaitaire kantoorvergoeding, tussenkomen in de door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal (zie beperkende opsomming hierboven).

De administratie aanvaardt dat de bovengenoemde terugbetalingen voor kantoormeubilair/informaticamateriaal aangemerkt worden als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, zonder dat deze terugbetalingen van de forfaitaire kantoorvergoeding in mindering moeten worden gebracht, mits:

– deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken

en

– verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden en eenmalige terugbetalingen moeten redelijk blijven.

Uitgesloten

De in deze circulaire beschreven regeling kan niet worden toegepast op bedrijfsleiders of werknemers die onder bijzondere regimes vallen zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden, ‘salary split’ (gesplitste bezoldiging voor werknemers die in meerdere landen werken voor dezelfde werkgever), enz.

En op het vlak van sociale zekerheid?

Het is nog wachten op het standpunt van de RSZ ten aanzien van de principes die in de fiscale circulaire beschreven worden. We houden u uiteraard op de hoogte.

Inwerkingtreding

De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden, maar de administratie zal rekening houden met de erin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich sinds 1 januari 2020 hebben voorgedaan.

De circulaire doet geen afbreuk aan de van kracht zijnde rulings.

Bron: Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk & Partena Professional

Bron: BECI