Verenigingen en stichtingen: impact van de wet van 20 december 2020 - Uitstel van algemene vergaderingen is niet toegestaan

Jean-François Nobels, bedrijfsrevisor

Ingevolge de wijzigingen die door hoofdstuk 11 van de wet van 20 december 2020 aan het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zijn aangebracht, is het van belang op te merken dat, ondanks de Covid-19 pandemie, het normaal gezien niet langer zal zijn toegestaan om de datum van de algemene vergadering uit te stellen tot na de gebruikelijke wettelijke en statutaire termijnen, gelet op de nieuwe bepalingen waarin het WVV voorziet.

De belangrijkste wijziging is dat het bestuursorgaan in plaats van de statuten een ruimere bevoegdheid heeft gekregen om het houden van de algemene vergaderingen te organiseren.

Wat de organisatie van algemene vergaderingen betreft, zijn de artikelen die verwezen naar de statuten om de organisatie van algemene vergaderingen op afstand mogelijk te maken via een elektronisch communicatiemiddel dat door de vennootschap ter beschikking wordt gesteld, vervangen door deze mogelijkheid die aan het bestuursorgaan wordt geboden in de volgende vennootschappen: bv (art. 5:89 WVV); cv (art. 6:75 WVV), nv (art. 7:137 WVV). Voor verenigingen waarin het WVV aanvankelijk niet voorzag, zijn nieuwe artikelen toegevoegd voor de vzw's (art. 9:14/1 en 9:16/1 WVV) en de ivzw's (art. 10:6/1 en 10:7/1 WVV).

Algemene vergaderingen die op afstand worden gehouden door middel van een elektronisch communicatiemiddel zullen derhalve kunnen worden gehouden, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Degenen die aan de AV deelnemen, worden geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de AV wordt gehouden. De onderneming moet in staat zijn de hoedanigheid (bevoegdheden) en de identiteit van de deelnemer te controleren. Doelstelling: beveiliging van de elektronische middelen.
• Het elektronisch communicatiemiddel moet de deelnemers in staat stellen de besprekingen te volgen, aan de beraadslagingen deel te nemen en vragen te stellen (uitzondering tot 30 juni 2021: tenzij het bestuursorgaan in de oproeping tot de AV verantwoordt waarom de vennootschap niet over een dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt).
• De uitnodiging voor de AV moet een duidelijke en nauwkeurige beschrijving bevatten van de procedures met betrekking tot de deelneming op afstand en, voor degenen die over een website beschikken, deze toegankelijk maken voor deelnemers aan de AV.
• Indien er zich technische problemen of incidenten hebben voorgedaan bij het gebruik van elektronische middelen, worden deze in de notulen van de AV vermeld.
• Alleen de "leden van het bureau" van de AV mogen niet langs elektronische weg aan de AV deelnemen; het is het bestuursorgaan en de commissaris wel toegelaten.

Voor obligatiehouders voorziet de WVV ook in de mogelijkheid van deelneming op afstand (BV: art. 5:113 WVV; CV: art. 6:98 WVV; NV: art. 7:167 WVV).

Met uitzondering van de statutenwijziging wordt het eenparig schriftelijk besluit dat reeds mogelijk was voor vennootschappen (BV: art. 5:85 WVV; CV: art. 6:71 WVV; NV: art. 7:133 WVV) nu uitgebreid tot vzw's (art. 9:14/1 WVV) en ivzw’s (art. 10:6/1 WVV).

Stichtingen vallen logischerwijs niet onder de wetgeving betreffende algemene vergaderingen.

HET HOUDEN VAN VERGADERINGEN VAN HET BESTUURSORGAAN

Schriftelijke maar eenparige besluitvorming was reeds voorzien in het WVV met betrekking tot vzw's (art. 9:9 WVV) (voor vzw's moet worden verwezen naar de statuten) en stichtingen (art. 11:10 WVV) alsook voor vennootschappen (BV: art. 5:75; CV: art. 6:63; NV: art. 7:95).

Het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie bepaalt in artikel 5 dat het van toepassing is op "alle vennootschappen, verenigingen, en rechtspersonen die worden beheerst door het WVV " en in artikel 8 dat "elke vergadering van een collegiaal bestuursorgaan kan, zelfs zonder enige statutaire machtiging en niettegenstaande andersluidende bepaling, worden gehouden door middel van elk telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat, zoals telefonische- of videoconferenties.”

Digitale vergaderingen van collegiale bestuursorganen zijn nu perfect mogelijk. Artikel 2:41 WVV bepaalt dat, bij gebrek aan andersluidende statutaire bepalingen, de gewone regels van de beraadslagende vergaderingen toepasselijk zijn op de colleges en vergaderingen waarin dit wetboek voorziet, tenzij het wetboek anders bepaalt.

CONCLUSIE

Samenvattend kan worden gesteld dat alle ondernemingen (met inbegrip van verenigingen en stichtingen), ongeacht hun rechtsvorm, de mogelijkheid hebben om de vergaderingen van hun bestuursorgaan en/of algemene vergadering hetzij in persoon, hetzij schriftelijk of via elektronische communicatiemiddelen te houden, zodat er, gezien de nieuwe mogelijkheden, in principe geen reden is om de datum van de vergadering van de algemene vergadering of het bestuursorgaan uit te stellen buiten de gebruikelijke wettelijke en statutaire termijnen.

Bron: IBR,