Vertaling van officieel document nodig in het buitenland? Dankzij online tool niet langer naar Brussel voor een stempel

Sinds een half jaar hoeven burgers en beëdigd vertalers niet langer naar Brussel voor een stempel op de vertaling van officieel document om die in het buitenland te kunnen gebruiken. Minister van Justitie Van Quickenborne liet 2.500 beëdigd vertalers aansluiten op het platform eLegalization van de FOD Buitenlandse Zaken. Hierdoor kan de zogenoemde legalisatie van documenten geheel op elektronische wijze en hoeft niemand zich nog te verplaatsen. Binnen de dag wordt doorgaans een digitale stempel ontvangen. Zowel voor de burger die de documenten nodig heeft in het buitenland als de vertalers op wie zij een beroep doen, levert dit een enorme tijdswinst op. Sinds de lancering maakt men massaal gebruik van de digitale tool want intussen zijn al meer dan 10.000 aanvragen tot legalisatie digitaal ingediend.

​Vincent Van Quickenborne, minister van Justitie: “Dat mensen nog naar meerdere loketten in Brussel moesten voor een overheidsstempel valt in deze digitale tijden niet meer uit te leggen. Het is nodeloos omslachtig en inefficiënt voor alle betrokken partijen en zeker voor Belgen die in het buitenland wonen en snel de vertaling van bijvoorbeeld een diploma of geboorteakte nodig hebben. Daarom hebben we meteen werk gemaakt van een digitalisering, net zoals we dat voor alle entiteiten en beroepsgroepen binnen Justitie doen. Sinds de lancering eind 2022 is de nieuwe digitale procedure een succes gebleken, met meer dan 10.000 aanvragen tot digitale legalisatie in amper 6 maanden tijd. Ook de lange betaaltermijnen voor vertalers-tolken maar ook andere gerechtsdeskundigen, zoals slotenmakers en takelaars hebben we weggewerkt dankzij een digitale applicatie: Justinvoice. Die is intussen meer dan een jaar operationeel. Ik raad alle dienstverleners aan om gebruik te maken van onze nieuwe digitale toepassingen. Zo maken we Justitie samen sneller, menselijker en straffer.”

Wie een officieel Belgisch document zoals een diploma, attest, akte of vonnis moet voorleggen in het buitenland, moet dat doorgaans laten vertalen in de officiële voertaal van het land in kwestie. Dit hangt af van land tot land en het verdrag in kwestie. Enkel beëdigd vertalers mogen deze taak uitvoeren. De vertalingen moesten tot voor kort worden gelegaliseerd door de rechtbank van eerste aanleg, de FOD Justitie en de FOD Buitenlandse Zaken, zodat de buitenlandse instanties de authenticiteit ervan kunnen nagaan.

Inefficiënte procedure

Veel burgers en beëdigd vertalers zaten echter met de verzuchting dat de legalisatieprocedure zeer tijdrovend en inefficiënt georganiseerd was. Tot goed een half jaar geleden bestond namelijk enkel een validatieprocedure met papier en stempels. Eerst moest de vertaler in kwestie het vertaalde document ter plaatse op papier overhandigen aan de griffie van de rechtbank van eerste aanleg van het arrondissement van diens woonplaats om zijn of haar handtekening te laten legaliseren. Vervolgens moesten de burgers of de beëdigd vertalers zich tijdens de openingsuren, met het origineel exemplaar en de vertaling, aanbieden bij het loket van de FOD Justitie en tot slot ook de FOD Buitenlandse Zaken, beiden in Brussel.

Daar werden de documenten vervolgens gecontroleerd en afgestempeld. Het spreekt voor zich dat deze procedure tijdsverlies en inefficiëntie teweegbracht, zowel voor de vertalers, de personen die de documenten nodig hebben en de medewerkers van de federale overheidsdiensten. Voor mensen die in het buitenland verblijven was deze procedure bovendien extra omslachtig. Zij moesten soms rekenen op de goodwill van de vertaler om de documenten zelf te gaan legaliseren bij het loket van de betrokken diensten. De werking van het systeem zorgde inherent voor vertraging en wellicht ook frustraties.

Digitalisering

Minister van Justitie Van Quickenborne besloot de legalisatieprocedure te digitaliseren in samenwerking met de FOD Buitenlandse Zaken. Justitie voegde tegen 1 december 2022 2.500 vertalers toe aan het platform eLegalization. Zij kunnen inloggen via hun eID en de documenten online laten legaliseren, zonder zich nog naar Brussel te moeten begeven. Noch de burger noch de vertaler hoeft zich te verplaatsen. De voorgaande stappen in het proces, namelijk de legalisaties door de rechtbank van eerste aanleg en door de FOD Justitie, werden geschrapt. De vertaalde documenten kunnen zo veel sneller worden afgeleverd bij de bestemmelingen in kwestie. Het duurt doorgaans een uur tot maximaal een dag vooraleer een vertaald document digitaal is afgestempeld.

Meteen ingeburgerd

Een half jaar na de lancering blijkt de nieuwe digitale procedure al zeer goed ingeburgerd. Intussen zijn meer dan 10.000 digitale aanvragen tot legalisatie ingediend. De beroepsgroep van de vertalers is meteen massaal de digitale procedure beginnen te gebruiken. De beroepsverenging van beëdigd vertalers en tolken, Lextra Lingua, heeft hier een grote verdienste in door hun leden vertrouwd te maken met eLegalization en hulp te bieden waar nodig.

​Bob Muyllaert, beëdigd vertaler en covoorzitter van beroepsvereniging Lextra Lingua: “Onze klanten of wijzelf moesten tot eind vorig jaar telkens naar het loket van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel om een vertaling te laten afstempelen. Het spreekt voor zich dat dit handenvol tijd en ook verplaatsingskosten met zich meebracht. Voor veel burgers is dat tijdens de werkuren niet haalbaar. Het platform eLegalization is voor ons daarom een zeer grote vooruitgang: snel, gemakkelijk en gebruiksvriendelijk. En de burger hoeft zelf amper nog iets te doen.”​