Wat is AP-automatisering?

De automatisering van crediteuren (AP) kan uw handmatige taken verminderen en uw processen stroomlijnen, maar hoe werkt dit allemaal?

Laten we de betekenis en workflow van AP-automatisering bekijken.

AP uitgelegd

Voordat we ingaan op de voordelen van de automatisering van crediteuren, laten we eerst kijken wat 'crediteuren' betekent.

Crediteuren (meer bekend als AP en ook bekend als Procure-to-Pay) is het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers voor ontvangen producten of diensten. Het is in wezen een kortlopende schuld, vanwege het feit dat deze aankopen waarschijnlijk op krediet zijn gedaan.

Zoals bij alle zakelijke transacties, genereren crediteuren een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk, zoals facturen, bestelorders, ontvangen goederen en - in landen waar dit vereist is - pro-forma facturen. Toepasselijk genoeg wordt crediteuren ook de naam gegeven van de afdeling die al deze documenten beheert.

Waarom AP-automatisering verstandig is

Het handmatig verwerken van AP-documentatie kan niet alleen tijdrovend zijn, maar ook kostbaar – wat neerkomt op tussen de €3 en €15 per factuur. Om deze kosten in het algemeen te verminderen, moeten bedrijven automatiseren en kosten in elke fase verminderen.

Overweeg de impact van de overstap van traditionele papieren facturen naar de efficiëntie van elektronische facturering (e-facturering) - een beweging die kan resulteren in kostenverminderingen tot wel 30%. Bovendien kan de naadloze automatisering van het matchen van inkooporders (PO's) met facturen opmerkelijke besparingen opleveren tot wel 80%. Geconfronteerd met dergelijke overtuigende mogelijkheden voor kostenbesparing, wordt het imperatief voor een volledig geïntegreerde AP-automatiseringsoplossing duidelijk.

Automatisering kan ook menselijke fouten verminderen. Gegevens worden niet langer onjuist ingevoerd en duplicaties bestaan niet meer, aangezien AP-automatiseringstools signaleren wanneer er discrepanties in het systeem zijn.

Het oplossen van dergelijke problemen veroorzaakt meer werk en vertraagt betalingen aan leveranciers, wat op zijn beurt de cashflow van AP kan beïnvloeden en de kosten per factuur negatief kan beïnvloeden. Het automatiseren van AP kan dit probleem in de eerste plaats voorkomen, terwijl het besparingen oplevert en het beheer van de cashflow verbetert.

Hoe AP-automatisering werkt

In wezen stroomlijnt AP-automatisering de verwerking van de facturen van uw bedrijf. Door facturen door een digitale workflow te leiden, ervaren leveranciers geen opgehouden betalingen, maar tijdige en nauwkeurige betalingen.

Hoe dit allemaal werkt, kan worden onderverdeeld in drie fasen:

Factuurontvangst

Facturen kunnen elektronisch worden ontvangen (een proces dat bekend staat als e-facturering) of als een papieren kopie. E-facturering kan via een business-to-business (B2B) of Electronic Data Interchange (EDI)-verbinding. Als alternatief kunnen facturen in PDF-formaat worden verzonden of via een leveranciersportal.

Waar papieren facturen worden ontvangen, moeten deze handmatig worden gescand of verwerkt met behulp van Optical Character Recognition (OCR)-software. OCR-software zet de informatie om in gestructureerde gegevens in een geschikt elektronisch formaat.

Matching en workflow

Zodra de gegevens van een factuur zijn vastgelegd of elektronisch zijn ontvangen, moeten deze worden gematcht met de relevante PO en goederenontvangst - iets dat AP-automatiseringssoftware automatisch doet. Eenmaal gematcht, worden facturen vervolgens goedgekeurd en doorgegeven aan het Electronic Resource Planning (ERP)- of boekhoudsysteem van het bedrijf voor betaling.

Auditing en archivering

Veel landen vereisen dat bedrijven facturen archiveren voor een aantal jaren na verwerking (bijvoorbeeld tot 7 in het VK) - iets dat AP-automatisering veilig en beveiligd kan doen. Bovendien produceert automatisering, in tegenstelling tot handmatige verwerking van facturen, ook een volledig digitaal audittraject van alle documentatie.

Voordelen voor elk bedrijf

Geschikt voor bedrijven van elke omvang, het uiteindelijke voordeel van automatisering is hoe het het gehele AP-proces kan stroomlijnen, terwijl de kans op menselijke fouten wordt geëlimineerd en de kosten per factuur worden verlaagd.

Bovendien kan het vermogen om gedetailleerde rapporten te genereren waardevolle inzichten bieden en bedrijven in staat stellen trends te identificeren. Bovendien kan het snel kunnen verwerken en betalen van facturen leiden tot betere relaties met leveranciers.

Tegelijkertijd kan de overstap naar AP-automatisering werknemers ten goede komen door de hoeveelheid tijd die ze besteden aan eentonige, repetitieve taken te verminderen; waardoor ze zich kunnen concentreren op werk dat meer waarde toevoegt en meer impact heeft binnen hun organisatie.

Meer weten?

Dit alles in overweging nemende, is het duidelijk dat het automatiseren van AP met een oplossing zoals de Collect accounts payable services van Unifiedpost Group enorm voordelig kan zijn voor bedrijven.

Een innovatieve inkomende oplossing voor Procure-to-Pay-processen, Collect zorgt ervoor dat inkomende supply chain-documenten of -gegevens gemakkelijk kunnen worden ontvangen en automatisch verwerkt - wat resulteert in tijd- en kostenbesparingen en het verbeteren van het personeelsmoraal en leveranciersrelaties.