Winst door efficiëntie

In een efficiënt kantoor weet elke medewerker wat vandaag de hoogste prioriteit heeft voor een optimaal resultaat, wordt alles op tijd en correct gefactureerd, heeft u alle klantgegevens snel bij de hand (waar u ook bent en hoe laat het ook is), betalen uw klanten op tijd en loopt alles van een leien dakje.

In deze blogpost geef ik u 5 tips die uw kantoor meteen efficiënter maken!

Standaardiseer

Veel werkzaamheden komen regelmatig terug, en moet u voor verschillende klanten herhalen. Bestudeer deze werkzaamheden: wat leidt vaak tot fouten? Wat is omslachtig of tijdrovend? Is elke stap écht nodig?

Op basis van uw bevindingen maakt u voor elke werkzaamheid een stappenplan. Daarin beschrijft u gedetailleerd en in volgorde elke stap die genomen moet worden. Het streven is dat per werkzaamheid 80% van de gevallen volledig via dit standaard stappenplan afgewerkt zal kunnen worden.

Voordelen van standaardisatie zijn:

• Nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt
• Medewerkers kunnen elkaars dossiers makkelijker overnemen
• De kwaliteit zal gelijkmatig hoog zijn

Automatiseer

Een aantal van de standaardprocessen zal u zeker kunnen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch afpunten van betalingen met behulp van CODA, het automatisch sturen van betalingsherinneringen aan minder stipte betalers, het automatisch registreren van de tijd die elke taak duurt,…

Zorg zeker dat u tools gebruikt die u op voorhand waarschuwen, bijvoorbeeld bij deadlines die naderen, zodat u nog tijd heeft om in te grijpen.

Delegeer

Taken delegeren is niet alleen goed voor uzelf, maar ook voor uw medewerkers. Zo kunnen ze nieuwe vaardigheden ontwikkelen en groeien. Zorg dat u een overzicht houdt over wie waarmee bezig is. Ik raad u aan daar een automatische tool voor te gebruiken!

Factureer

Als u efficiënter werkt en tijd bespaart maar u factureert volgens de "uurtje factuurtje" methode, dan verdwijnt de winst van al uw inspanningen in de zakken van uw cliënteel! Dat is waarschijnlijk niet de bedoeling ;-)

"Uurtje factuurtje" is om meerdere redenen een slecht idee: niet alleen doet u uzelf tekort, u maakt uw klanten ook ontevreden!

• Uw klanten hebben geen idee hoe tijdrovend het werk is dat u voor hen verricht. Ze zullen daardoor waarschijnlijk vinden dat u er te lang over doet en hen teveel factureert.
• Uw klanten weten ook dat "uurtje factuurtje" inefficiëntie beloont: hoe trager u werkt, hoe meer u kan factureren.

Het is beter om volgens een abonnement of forfaittarief te factureren. Als u bijgehouden heeft hoeveel werk u voor elke klant in het verleden verricht heeft, kunt u het bedrag daarop baseren. Uitzonderlijke prestaties kunt u dan alsnog apart factureren. Zo weet uw klant ook veel beter waar hij aan toe is.

Een efficiënt kantoor in amper een halve dag

Syneton heeft 17 jaar ervaring met het organiseren van de administratie van accountantskantoren in België. Deze ervaring deden we op (en dat doen we nog steeds!) bij zowel hele grote als hele kleine kantoren. Natuurlijk implementeren we wat we geleerd hebben in onze software, en ik ben dan ook heel trots om u onze nieuwste telg aan te kondigen: AdminPulse.

AdminPulse zorgt dat u snel kan starten met efficiënt kantoorbeheer. Geen dubbel werk meer, alles tijdig gefactureerd, debiteurenbeheer zonder kopzorgen, werken volgens best-practices, moeiteloos alle deadlines halen, snel operationeel en makkelijk in gebruik!

We ontwikkelden deze software speciaal voor boekhoudkantoren, accountants en bedrijfsrevisoren. De versie die sinds 30 mei beschikbaar is, zal vooral de zelfstandigen en kleine kantoren aanspreken. Dagelijks wordt er aan nieuwe modules en uitbreidingen gewerkt zodat de oplossing geschikt zal zijn voor zowel kleine als grote kantoren. Neem regelmatig een kijkje op https://adminpulse.be/

Uitproberen?

Maak meteen een account en gebruik het één maand gratis!