Comment les entreprises belges gèrent-elles leur paie et quels sont les principaux défis à relever ? Une vue d'ensemble !

Neuf employeurs belges sur dix font appel à une aide extérieure pour la gestion des salaires : les Belges sont les champions d'Europe

La rapidité et l'efficacité sont les plus grands défis du traitement des salaires

Seules 7 % des entreprises belges règlent elles-mêmes l'ensemble de leurs salaires, en faisant appel à des experts et à des logiciels internes. Ce chiffre place la Belgique parmi les trois pays les plus bas d'Europe, avec l'Italie (4 %) et la Norvège (6 %). En revanche, 8 % des entreprises confient entièrement le processus de paie à une partie externe. Le choix le plus populaire est un modèle hybride (84%) qui établit un équilibre entre l'exécution partielle du payroll par l'entreprise elle-même et le recours partiel à une partie externe. Ces conclusions émanent d'une étude menée par SD Worx, le principal fournisseur européen de services RH, auprès de plus de cinq mille entreprises de 18 pays européens, dont 300 employeurs belges.

Seulement un employeur belge sur trois (34%) déclare s'impliquer activement et intensément dans les tâches et sous-processus liés aux salaires. C'est le chiffre le plus bas d'Europe, avec l'Italie (35 %), la Roumanie (59 %), la Slovénie (57 %) et la Croatie (54 %) qui prennent elles-mêmes un certain contrôle sur le traitement et l'administration des salaires. Dans l'ensemble, ce sont plutôt les grandes entreprises qui sont fortement impliquées dans le traitement des salaires.

Moins d'un quart des entreprises utilisent un logiciel de gestion de la paie qu'elles ont elles-mêmes développé

Moins d'un quart des employeurs belges (24%) utilisent un logiciel autonome pour le traitement et l'administration des salaires. Il n'y a qu'en Norvège que ce chiffre est encore plus bas (21%). Il ne s'agit pas toujours d'un logiciel spécialisé, car les petites entreprises, en particulier, utilisent par exemple des applications telles qu'Excel pour effectuer elles-mêmes les calculs de paie. Environ une organisation belge sur cinq (21 %) utilise une solution de paie hébergée par le fournisseur dans le Cloud (le modèle dit SaaS), tandis qu'un autre quart (28 %) dispose d'un logiciel de paie externe fonctionnant sur leurs propres serveurs ou dans le Cloud privé. Enfin, 27 % des entreprises n'utilisent pas de logiciel de paie elles-mêmes ; elles le confient entièrement à une partie externe.

En Belgique et au Royaume-Uni, les employeurs font le plus souvent appel à un prestataire de services de paie spécialisé

C'est en Belgique et au Royaume-Uni que les employeurs sont les plus nombreux à faire appel à un prestataire de services de paie spécialisé (44 %). En moyenne, 27% des entreprises européennes, principalement des entreprises de taille moyenne et légèrement plus grandes, font appel à un prestataire de services de paie spécialisé. 37 % des employeurs européens confient (partiellement ou non) la gestion de leurs salaires à des experts-comptables ou à des experts financiers, en particulier dans les pays d'Europe orientale tels que la Serbie (51 %), la Pologne, la Roumanie et la Slovénie (44 % dans les trois cas), mais aussi, par exemple, en Allemagne (47 %). C'est particulièrement vrai pour les petites entreprises. En Belgique, ce taux n'est que de 22 %, ce qui est immédiatement le chiffre le plus bas d'Europe.

Le nombre d'employeurs en difficulté atteint son niveau le plus bas depuis trois ans

Bonne nouvelle : les entreprises belges sont de moins en moins nombreuses à rencontrer des problèmes avec l'administration des salaires. En 2021, près d'une entreprise sur cinq était encore confrontée à ce problème, tandis qu'en 2024, ce chiffre est tombé à moins d'une entreprise sur dix. Cette tendance est également observée dans d'autres pays européens. Actuellement, les employeurs sont principalement préoccupés par la rapidité et l'efficacité du traitement des salaires (43 %), par la sécurité des données (prévention des violations de données, des attaques de ransomware et autres) (35 %) et par la maîtrise des coûts liés aux salaires (35 %). Plus précisément, il s'agit de tous les coûts liés au traitement des salaires, tels que les coûts d'externalisation, les experts internes, les logiciels, etc. En outre, le respect d'une législation en constante évolution est une préoccupation constante pour les entreprises (34 %). La précision du traitement est moins problématique en Belgique (31 % des employeurs belges contre 40 % en moyenne en Europe).

Sept employeurs sur dix sont satisfaites du traitement des salaires au sein de l'entreprise

Malgré les difficultés, 68 % des employeurs belges sont satisfaits de l'ensemble du traitement des salaires. 76 % sont satisfaits de la ponctualité du paiement des salaires, 70 % de l'exactitude et de la qualité du traitement des salaires, et 57 % de la rapidité avec laquelle le processus de paie peut être traité. Il reste encore des progrès à faire dans ce domaine, et la numérisation croissante le permet. Grâce aux systèmes de paie en temps réel, par exemple, les entreprises peuvent organiser leur paie encore plus rapidement. L'impact des ajustements de dernière minute est immédiatement visible. De plus en plus d'entreprises intègrent également leurs processus de paie à d'autres systèmes, tels que les RH et la comptabilité, ce qui favorise l'efficacité opérationnelle.

« Grâce à des efforts continus en matière d'innovation et de numérisation, nous rendons le processus de paie encore plus efficace. La législation devient de plus en plus complexe et évolue constamment, de nouvelles règles sont ajoutées, parfois rétroactivement, tant au niveau local qu'européen. Il est donc important de rester vigilant. Nous aidons nos clients locaux et internationaux de différentes manières : en les informant, en les prenant complètement en charge, en mettant en place des formations en ligne ou physiques, mais aussi en étant personnellement à leur disposition s'ils ont des questions. Nous ne perdons pas de vue le facteur humain », déclare Tom Saeys, COO de SD Worx. « Nous croyons en l'équilibre entre les solutions automatisées et le soutien personnel, afin que nos clients, employeurs et employés, puissent bénéficier d'un traitement des salaires fluide et précis. »

À propos de l'étude

SD Worx, premier prestataire européen de services RH, assiste les organisations dans le domaine des RH et des salaires. Pour savoir ce qui compte vraiment pour les employeurs et les travailleurs, SD Worx mène régulièrement des enquêtes. L'analyse de l'enquête la plus récente, la « Navigator Series », fournit aux organisations une boussole pour naviguer à travers les défis des RH et du payroll. L'enquête a été menée en février 2024 dans 18 pays européens : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France, Italie, Irlande, Croatie, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Roumanie, Royaume-Uni, Serbie, Slovénie et Suède. Au total, 5 118 entreprises et 18 000 travailleurs ont été interrogés. Les résultats sont pondérés et garantissent une représentation fiable du marché du travail dans chaque pays. En Belgique, 300 employeurs sont impliqués.