Traduction de documents officiels à l’étranger : plus besoin d’aller à Bruxelles pour un tampon grâce à l’outil en ligne

Depuis six mois, les citoyens et les traducteurs assermentés ne doivent plus se rendre à Bruxelles pour obtenir un tampon sur la traduction d’un document officiel destiné à l’étranger.

Le ministre de la Justice Van Quickenborne a fait connecter 2.500 traducteurs assermentés à la plateforme eLegalisation du SPF Affaires étrangères. Celle-ci permet de légaliser des documents de manière entièrement électronique, sans qu’il ne soit nécessaire de se déplacer. Un tampon numérique est généralement reçu dans la journée, ce qui représente un gain de temps considérable pour les citoyens qui ont besoin de documents à l’étranger ainsi que pour les traducteurs auxquels ils font appel.

Depuis son lancement, les citoyens utilisent massivement l’outil numérique ; plus de 10 000 demandes de légalisation ont déjà été soumises par voie électronique.

Vincent Van Quickenborne, ministre de la Justice : « Le fait que les gens devaient encore se rendre à plusieurs guichets à Bruxelles pour obtenir un cachet du gouvernement était tout à fait absurde à l’heure du numérique. C’est une procédure inutilement lourde et inefficace pour toutes les parties concernées et surtout pour les Belges vivant à l’étranger qui ont besoin d’une traduction rapide, par exemple, un diplôme ou un acte de naissance. C’est pourquoi nous l’avons numérisée, comme nous le faisons pour toutes les entités et groupes professionnels au sein de la Justice. Depuis son lancement fin 2022, la nouvelle procédure numérique est un véritable succès, avec plus de 10 000 demandes de légalisation numérique en six mois seulement. Nous avons également éliminé les longs délais de paiement pour les traducteurs-interprètes, mais aussi pour d’autres experts judiciaires, tels que les serruriers et les dépanneurs, et ce, grâce à une application numérique : Justinvoice, opérationnelle depuis plus d’un an. Je recommande à tous les prestataires de services d’utiliser nos nouvelles applications numériques. Ainsi, nous rendons tous ensemble la Justice plus rapide, plus humaine et plus ferme ».

Toute personne devant présenter un document officiel belge à l’étranger, tel qu’un diplôme, une attestation, un acte ou un jugement, doit généralement le faire traduire dans la langue officielle du pays en question. Cela dépend du pays et du traité concerné. Seuls les traducteurs assermentés sont autorisés à effectuer cette tâche. Jusqu’à récemment, les traductions devaient être légalisées par le tribunal de première instance, le SPF Justice et le SPF Affaires étrangères afin que les autorités étrangères puissent en vérifier l’authenticité.

Procédure inefficace

Toutefois, de nombreux citoyens et traducteurs assermentés se sont plaints que la procédure de légalisation prenait beaucoup de temps et était inefficace. Jusqu’à il y a six mois, il n’existait qu’une seule procédure de validation consistant à apposer un tampon sur une version papier. Tout d’abord, le traducteur en question devait présenter le document traduit sur papier au greffe du tribunal de première instance de son arrondissement de résidence pour faire légaliser sa signature. Ensuite, pendant les heures d’ouverture, les citoyens ou les traducteurs assermentés devaient se présenter, avec l’original et la traduction, au guichet du SPF Justice et enfin au guichet du SPF Affaires étrangères, tous deux à Bruxelles.

Les documents y étaient ensuite contrôlés et estampillés. Il va sans dire que cette procédure était longue et inefficace, aussi bien pour les traducteurs que pour les personnes en attente des documents et les collaborateurs des administrations fédérales. De plus, pour les personnes résidant à l’étranger, cette procédure était encore plus lourde. Elles devaient parfois compter sur la bonne volonté du traducteur pour aller légaliser les documents au guichet des services concernés. Le fonctionnement du système était donc source de retards et de frustrations.

Numérisation

Le ministre de la Justice Van Quickenborne a décidé de numériser la procédure de légalisation en collaboration avec le SPF Affaires étrangères. La Justice avait ajouté 2.500 traducteurs à la plateforme eLegalisation au 1^er décembre 2022. Ils peuvent se connecter via leur eID et faire légaliser des documents en ligne, sans devoir se rendre à Bruxelles. Ni le citoyen ni le traducteur ne doivent se déplacer. Les étapes précédentes du processus, à savoir les légalisations par le tribunal de première instance et par le SPF Justice, ont été supprimées. Les documents traduits peuvent donc être remis beaucoup plus rapidement aux destinataires concernés. En général, il faut compter maximum une heure à un jour pour qu’un document traduit soit estampillé numériquement.

Succès immédiat

Six mois après son lancement, la nouvelle procédure numérique s’avère déjà un vrai succès. Entre-temps, plus de 10 000 demandes de légalisation ont été introduites par voie électronique. Le groupe professionnel des traducteurs a immédiatement commencé à utiliser la procédure numérique en masse, et ce, grâce à l’association professionnelle des traducteurs et interprètes assermentés, Lextra Lingua qui a familiarisé ses membres avec la légalisation électronique et les aide en cas de besoin.

Bob Muyllaert, traducteur assermenté et coprésident de l’association professionnelle Lextra Lingua : « Jusqu’à la fin de l’année dernière, nos clients ou nous-mêmes devions chaque fois nous rendre au guichet du SPF Affaires étrangères à Bruxelles pour faire estampiller une traduction. Il va sans dire que cela prenait beaucoup de temps et entraînait des frais de déplacement. Pour de nombreux citoyens, cela n’est pas possible pendant les heures de travail. La plateforme eLegalisation est donc un grand pas en avant pour nous : elle est rapide, facile et conviviale. Et les citoyens n’ont pratiquement plus rien à faire eux-mêmes ».