Véhicules électriques de société : qui paie l’électricité ?

Tandis que les prix de l’essence et du diesel ne cessent d’augmenter, nous voyons, sur nos routes, de plus en plus de véhicules électriques. Certains sont des véhicules de société alors que d’autres sont des véhicules privés. Mais quid des véhicules électriques dans le cadre d’une relation de travail ? Qui prend en charge les coûts liés à l’installation des bornes au domicile du travailleur ? Quid si le travailleur démissionne ou déménage ?

Isabelle Caluwaerts, Legal Expert chez Partena Professional nous explique tout.

Véhicules électriques : à quoi l’employeur et le travailleur doivent-ils être attentifs ?

« Lorsqu’un employeur met un véhicule de société à disposition d’un travailleur pour un usage privé (ou partiellement privé), cette mise à disposition a des conséquences sociales et fiscales, peu importe que le véhicule soit électrique, hybride ou alimenté avec un carburant fossile du type diesel ou essence » explique Isabelle Caluwaerts.

L’employeur devra s’acquitter d’une cotisation de solidarité, dite « cotisation CO2 », basée sur un critère écologique. En effet, cette cotisation, due à l’ONSS, consiste en un montant forfaitaire qui est fonction du taux d’émission de CO2 du véhicule ce qui a pour conséquence que les véhicules à propulsion électrique sont soumis à une cotisation minimale.

Le travailleur, quant à lui, sera imposé pour l’utilisation privée du véhicule de société c’est-à-dire, notamment, pour l’usage du véhicule durant les week-ends, pour les loisirs, ou pour les déplacements domicile-lieu de travail. L’avantage imposable est évalué sur la base de la valeur catalogue du véhicule ainsi qu’en fonction du carburant utilisé et du taux d’émission CO2 du véhicule. Pour les véhicules 100% électriques, comme en matière de sécurité sociale, un minimum est prévu.

Souvent, la mise à disposition d’un véhicule de société s’accompagne de la mise à disposition de carburant. Pour les véhicules à énergie fossile, il s’agit la plupart du temps de la mise à disposition d’une carte carburant. Mais comment cela se passe-t-il pour les véhicules électriques ?

« Les véhicules électriques peuvent être rechargés, notamment, soit à l’aide d’un câble standard, qui permet de recharger la voiture sur une prise de courant ordinaire mais qui ne mesure pas la consommation d'électricité, soit à l’aide d’un câble de recharge dit «intelligent » (Smart cable), qui permet, lui aussi, de recharger la voiture sur une prise de courant ordinaire et qui mesure la consommation d'électricité, soit, encore, via une borne de recharge. Ces bornes de recharge peuvent être installées à différents endroits, par exemples sur le site de l’entreprise, sur la voie publique ou au domicile du travailleur (ex. : Wallbox) » poursuit Isabelle Caluwaerts.

Mais qu’en est-il de la fourniture d’électricité, comment l’employeur peut-il intervenir dans les frais d’électricité destinés à recharger le véhicule ?

« L’employeur est libre de décider s’il intervient ou pas dans les frais de recharge du véhicule de société. L’accord entre l’employeur et le travailleur à ce propos sera, par sécurité juridique, consigné dans un écrit (« car policy », contrat de travail,…) » explique Isabelle Caluwaerts.

Si l'employeur rembourse, à son travailleur, l'électricité consommée pour la recharge du véhicule de société, il sera prudent de prévoir la preuve que seule la quantité d’électricité utilisée pour recharger la voiture électrique a été remboursée. Il faudra donc disposer d'un outil (« Smart cable » par exemple) grâce auquel on peut distinguer la consommation dans le cadre de la recharge de la voiture de la consommation générale du travailleur.

L’employeur peut également autoriser le travailleur à charger sa voiture de société à une borne de recharge située sur le site de l’entreprise ou mettre à sa disposition une carte de recharge, utilisable sur des bornes de recharge publiques.

« Ces différentes formes de mise à disposition de carburant (sous la forme d’électricité) feront l’objet d’un accord écrit, qui précisera aussi les éventuelles limites (par exemple interdire la recharge d’autres véhicules que celui mis à disposition par l’employeur), entre l’employeur et le travailleur. Cet accord écrit permettra d’éviter d’éventuelles discussions avec le travailleur et servira également en cas de demande de renseignements de la part de l’ONSS ou du fisc concernant les cotisations de sécurité sociale ou le montant de l’avantage imposable » poursuite Isabelle Caluwaerts.

Une borne de recharge peut également être installée au domicile du travailleur aux frais de l'employeur. L'employeur peut donc prévoir de prendre en charge les coûts d’installation, ainsi que, le cas échéant, les frais d’électricité. Dans ce cas, afin de déterminer l’avantage sur lequel le travailleur sera imposé, en l’absence, actuellement, de dispositions légales précises, il peut être conseillé à l’employeur de demander un « ruling » (un accord fiscal) au Service des Décisions Anticipées du SPF Finances.

Lorsque la borne de recharge a été installée au domicile du travailleur, que se passe-t-il lorsque celui-ci quitte l’entreprise ou déménage ?

Dans ce cas-ci, également, l’employeur aura veillé à consigner par écrit ce qu’il advient de la borne installée à ses frais. Il faudra notamment préciser si elle reste la propriété de l’ex-travailleur qui quitte l’entreprise, gratuitement ou pas, si elle doit être désinstallée et réinstallée en cas de déménagement du travailleur, aux frais du travailleur ou pas, etc.

L’employeur peut-il également intervenir dans les frais de recharge du véhicule privé du travailleur ?

Oui, l’employeur pourrait effectivement intervenir dans ces frais, rien ne l’interdit. Ce type de situation sera sans doute plus rare que celle du véhicule de société. Elle concerne donc la fourniture d’électricité pour des déplacements privés du travailleur avec son propre véhicule.

« On pourrait imaginer, par exemple, qu’un employeur autorise ses travailleurs à recharger leur véhicule privé aux bornes de recharge installées sur le parking de l’entreprise. Dans ce cas-là, en fonction des situations particulières, il faudra s’assurer que l’avantage puisse être déterminé individuellement et correctement déclaré aux administrations sociale et fiscale. Idéalement, ici aussi, un accord écrit (convention, contrat, etc.) fixant les règles et limites est vivement conseillé » explique Isabelle Caluwaerts.

Et quel est l’impact de la hausse des prix de l’énergie sur ce type d’avantage ?

L’électricité est également visée par la hausse des prix, tout comme le sont les autres carburants. Cette hausse a des impacts importants en termes de coûts, tant pour les employeurs que pour les travailleurs.

« Si un employeur souhaite modifier la convention écrite qui le lie à son travailleur, par exemple en limitant le budget, il faudra obtenir son accord, sauf si la convention prévoit explicitement cette possibilité de révision. Il s’agira alors d’une négociation » conclut Isabelle Caluwaerts, Legal Expert chez Partena Professional.

Source : Partena Professional​