Algemene vergaderingen en het begrip bureau van de algemene vergadering

Fernand Maillard, bedrijfsrevisor

Sinds 2010 voorziet het Wetboek van vennootschappen in de mogelijkheid om algemene vergaderingen van vennootschappen op afstand te houden. Het begrip "bureau" verschijnt dan en legt de fysieke aanwezigheid op de algemene vergadering van de vennoten/aandeelhouders op aan de leden van het bureau van de algemene vergadering, aan de bestuurders en de commissarissen (BVBA art. 270bis W. Venn.; CV: art. 382bisW. Venn.; NV art. 538bis W. Venn.).

Het Wetboek van vennootschappen bepaalde dat de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders van een naamloze vennootschap moesten worden ondertekend door, onder andere, de leden van het bureau van de algemene vergadering (art. 546 W. Venn.). Wat de algemene vergadering van obligatiehouders van BVBA's (art. 299 W. Venn.) en NV's (art. 576 W. Venn.) betreft, werd bepaald dat de notulen van deze algemene vergadering ook moeten worden ondertekend door de leden van het bureau van de algemene vergadering, artikelen 299bis W. Venn. (BVBA) en 576 W. Venn. (NV). (naamloze vennootschappen) en 571bis W. Venn. (NV) hebben de mogelijkheid ingevoerd om deze vergaderingen op afstand te houden, zoals dat ook het geval is voor de vergaderingen van de vennoten/aandeelhouders.

In het Wetboek van vennootschappen werd het begrip "bureau" echter nergens gedefinieerd en moest worden verwezen naar de statuten, of bij gebreke aan een vermelding in de statuten, werd de samenstelling van het bureau in de praktijk vaak aan het begin van de algemene vergadering bepaald. De wetgeving op verenigingen en stichtingen (wet van 27 juni 1921) voorzag niet in algemene vergaderingen op afstand en het woord "bureau" kwam nergens voor.

De overgang naar het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) heeft de situatie helaas niet verduidelijkt.

Het WVV verwijst nu naar het begrip bureau in de volgende gevallen, maar geeft geen definitie van het bureau. In haar initiële versie van 23 maart 2019 zei het WVV: "De leden van het bureau van de algemene vergadering, het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen.” (laatste lid van § 1 van de artikelen 5:89 WVV voor de BVBA, 6:75 WVV voor de CV en 7:137 WVV voor de NV). Volgens de artikelen 5:93 WVV (BV), 6:79 WVV (CV) en 7:141 (NV) “De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.” . En in de artikelen 5:117 WVV (BV), 6:102 WVV (CV) en 7:172 WVV (NV) is bepaald dat "De notulen van de algemene vergaderingen van obligatiehouders worden ondertekend door de leden van het bureau en door de obligatiehouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan. ". Het begrip bureau was echter niet opgenomen in de boeken 9 (VZW) en 10 (IVZW).

In de huidige versie na de bij de wet van 20 december 2020 aangebrachte wijziging, wijzigt het WVV de regels een beetje als volgt:

• Het laatste lid van § 1 van de artikelen 5:89 WVV voor de BV, 6:75 WVV voor de CV en 7:137 WVV voor de NV beperkt de fysieke aanwezigheid op de algemene vergadering als volgt: "De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen.”. De raad van bestuur en de commissaris worden niet meer genoemd, en zij zijn standaard (behoudens strengere statutaire bepaling) niet meer verplicht om fysiek aanwezig te zijn. Er zal echter voor moeten worden gezorgd dat hun deelname op afstand hen in staat stelt de gestelde vragen te beantwoorden, zoals in het WVV is bepaald.
• Het WVV heeft de mogelijkheid om algemene vergaderingen op afstand te houden uitgebreid tot verenigingen (VZW art. 9:16/1 en IVZW art. 10:7/1), zelfs zonder dat dit in de statuten wordt vermeld, waarbij in het laatste lid van § 1 van voornoemde artikelen wordt gepreciseerd dat "de leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen", zoals voor vennootschappen. Er is niet voorzien in de ondertekening van de notulen van de verenigingen.

Bij het opstellen van de notulen van de algemene vergaderingen moet nog meer zorgvuldigheid aan de dag worden gelegd dan voorheen, teneinde onder meer melding te maken van de samenstelling van het bureau (en de statutaire verwijzing) en van eventuele technische problemen en incidenten die de deelname aan de algemene vergadering of de stemming langs elektronische weg hebben verhinderd of verstoord.

Bij lezing van het WVV blijkt dat zowel de definitie als de samenstelling van het "bureau" van belang zijn, zowel voor het houden van de algemene vergadering als voor de ondertekening van de notulen. Bij gebrek aan een specifieke regel terzake in de statuten, kunnen wij enkel verwijzen naar artikel 2:41 WVV dat stelt: “Bij gebrek aan andersluidende statutaire bepalingen, zijn de gewone regels van de beraadslagende vergaderingen toepasselijk op de colleges en vergaderingen waarin dit wetboek voorziet, tenzij het wetboek anders bepaalt.”.

Indien de statuten zwijgen, moet de rechtspersoon dus, bij gebrek aan een unaniem akkoord of stilzwijgende instemming van alle leden (te noteren in de notulen van de vergadering!), in een besloten onderneming de ingewikkelde en moeilijke procedure toepassen, voorzien in de artikelen 1 tot 3 van het reglement van de Kamer van volksvertegenwoordigers [1], waarvan de details in de voetnoot zijn opgenomen. Kortom, in tegenstelling tot wat het lijkt, maakt de wetgever met deze maatstaf het leven van privaatrechtelijke rechtspersonen die onder het WVV vallen niet gemakkelijker, ondanks de nieuwe bepalingen inzake vergaderingen op afstand.

Het opnemen van een bepaling in de statuten is derhalve ook van belang wanneer de raad van bestuur beslist om aandeelhouders of leden de deelname op afstand toe te staan. Hoe kan immers, bij gebrek aan een statutaire bepaling, worden uitgemaakt wie de personen zijn die het bureau van de algemene vergadering zijn en die fysiek aanwezig moeten zijn op de algemene vergadering en gemachtigd dienen te zijn om de notulen, met inbegrip van de aanwezigheidslijst en het resultaat van de beraadslagingen, te ondertekenen?

Geen enkele vergadering is gevrijwaard van betwisting van de geldigheid van het houden van de vergadering en van de aldaar genomen besluiten. En er zullen veel juristen en andere adviseurs zijn die de teksten zullen ontleden en redenen zullen vinden om beslissingen aan te vechten en, waarom niet, te annuleren (vgl. de artikelen 2:42 en 2:43 WVV). Wij kunnen ons net zo goed tegen zo'n situatie wapenen.

1] Uittreksel van het Reglement van de Kamer van volksvertegenwoordigers (gecoördineerde versie gepubliceerd in het BS van 2 oktober 2003):
1. “Het Bureau van de Kamer bestaat uit:
a) een voorzitter;
b) drie ondervoorzitters;
c) bureauleden.

Onmiddellijk na onderzoek van de geloofsbrieven en tijdens de eerste vergadering van elke zitting, of binnen de volgende vijftien dagen, kiest de Kamer, overeenkomstig artikel 157, de voorzitter, die, zodra hij verkozen is, plaatsneemt aan het bureau.

Vervolgens benoemt de Kamer, overeenkomstig artikel 158, nr. 1, eerste zin, op voorstel van de politieke fracties, de ondervoorzitters en de in het eerste lid, c), bedoelde bureauleden, waarbij het voorzitterschap wordt meegerekend in de toewijzing van deze functies volgens de evenredige vertegenwoordiging van de politieke fracties en waarbij zoveel leden worden benoemd als nodig is opdat elke politieke fractie met ten minste twaalf leden ten minste een lid van het Bureau telt.

2. Het Bureau van de Kamer wordt aangevuld met:
a) de gewezen voorzitters, lid van de Kamer;
b) de voorzitters van de politieke fracties;
c) een toegevoegd lid per politieke fractie met minder dan twaalf leden die geen in nr. 1 bedoeld lid van het Bureau heeft.

3. Het Bureau wijst de voorzitter, de drie ondervoorzitters en twee van de in nr. 1, eerste lid, c), bedoelde bureauleden aan als lid van het bestuurscomité. Dat comité maakt integraal deel uit van het Bureau en wordt voorgezeten door de voorzitter van het Bureau.”

Bron : IBR