Analyse “financiële en boekhoudkundige gegevens ten grondslag aan het verslag van het bestuursorgaan”

Artikel 7:155 WVV bepaalt welke procedure dient te worden gevolgd in geval van wijziging van de rechten verbonden aan soorten van aandelen of winstbewijzen.

Zo moet het bestuursorgaan de voorgestelde wijziging en de gevolgen ervan op de rechten van de bestaande effecten verantwoorden.

“Als aan het verslag van het bestuursorgaan ook financiële en boekhoudkundige gegevens ten grondslag liggen, beoordeelt de commissaris, of, als er geen commissaris is, een bedrijfsrevisor of een externe accountant aangewezen door het bestuursorgaan, of deze in het verslag van het bestuursorgaan opgenomen financiële en boekhoudkundige gegevens in alle materieel belang zijnde opzichten getrouw en voldoende zijn om de algemene vergadering die over het voorstel moet stemmen voor te lichten.” (Art. 7:155, tweede lid, tweede zin WVV).

Er wordt vastgesteld dat er een praktijk dreigt te ontstaan waarbij bestuursorganen geen financiële en boekhoudkundige gegevens opnemen in hun verslag en een tussenkomst van een controle-orgaan dan ook niet noodzakelijk achten.

Eén en ander wordt hierna besproken uitgaande van de hypothese dat er een commissaris is benoemd.

Uit de bespreking van dit punt tijdens de vergadering van de Juridische Commissie van 15 oktober 2020, zijn volgende krijtlijnen te onthouden:

• De Juridische Commissie wijst erop dat het bestuursorgaan moet ingaan op de gevolgen voor de bestaande aandeelhouders van de voorgenomen wijziging van de rechten verbonden aan de soorten aandelen. De Juridische Commissie is van mening dat slechts in zeer uitzonderlijke gevallen deze gevolgen niet van financiële aard zouden zijn. Zelfs in het geval waarin bijvoorbeeld deze wijziging betrekking zou hebben op voordrachtrechten, is de Juridische Commissie van oordeel dat dit ultimoook de waarde van de betreffende aandelen kan beïnvloeden.
• Een verslag van het bestuursorgaan waarin niet wordt ingegaan op de financiële gevolgen van de voorgestelde wijziging, dient als onvolledig te worden gekwalificeerd.
• Aan de commissaris is de taak toevertrouwd, niet alleen om de getrouwheid van de door het bestuursorgaan verstrekte financiële en boekhoudkundige informatie te beoordelen, maar ook om te evalueren of deze informatie voldoende is om de algemene vergadering voor te lichten.
• Stelt de commissaris vast dat er geen financiële informatie wordt verstrekt door het bestuursorgaan, terwijl hij van oordeel is dat deze informatie wel noodzakelijk is om de aandeelhouders op afdoende wijze in te lichten, dan dient hij dit te rapporteren in deel II van zijn verklaring (overtreding van het WVV).
• De agenda van de oproeping van de buitengewone algemene vergadering vestigt de aandacht van de commissaris op het feit dat alle maatregelen worden genomen om zijn overwegingen tijdig kenbaar te maken: rapportering via het commissarisverslag zal immers doorgaans na de feiten gebeuren. De aanwezigheid van de commissaris op de buitengewone algemene vergadering, bijeengeroepen om te beslissen over de voorgenomen wijziging van rechten, biedt dienaangaande mogelijkheden.
• Het is aan te raden dat de commissaris in zijn hoedanigheid van controleorgaan van de vennootschap het bestuursorgaan zo snel als mogelijk over zijn overwegingen inlicht.
• Wanneer het verslag van het bestuursorgaan en het verslag van de commissaris ontbreken, is het besluit van de algemene vergadering nietig (art. 7:155, tweede lid, in fine WVV).

Bij dit alles dient artikel 3:71, tweede lid WVV in herinnering te worden gebracht, op grond waarvan commissarissen, ten aanzien van de overtredingen van de bepalingen van het WVV waaraan zij geen deel hebben gehad, slechts van hun aansprakelijkheid worden ontheven wanneer zij aantonen dat zij hun taak naar behoren hebben vervuld en zij die overtredingen hebben aangeklaagd bij het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, indien daar geen passend gevolg werd gegeven, op de eerste daaropvolgende algemene vergadering of leden nadat zij er kennis van hebben gekregen. Een voorafgaande kennisgeving kwalificeert als een aanklacht.

Bron : IBR, "Advies 2020/02: Analyse “financiële en boekhoudkundige gegevens ten grondslag aan het verslag van het bestuursorgaan” (art. 7:155 WVV)