BTW in het digitale tijdperk, het nieuwe btw-pakket van de Europese Unie

Temps de lecture: 5 min |31 december 2022 à 07:37

De Europese Commissie (EC) heeft de goedkeuring aangekondigd van een nieuw pakket btw in het digitale tijdperk dat verplichte intracommunautaire elektronische facturering en verplichte business-to-business digitale rapportage eist.

Aangekondigd op 8 december 2022 in de BTW-richtlijn 2006/112/EG, heeft de EC gedetailleerde verplichte verplichtingen onder de pijler "digitale rapportageverplichtingen 2025-2028". De richtlijn van de EC is bedoeld om miljarden aan btw terug te vorderen die elk jaar verloren gaan door frauduleuze facturen en frauduleuze btw-claims. Het nieuwe wetgevingspakket zal de lidstaten helpen om in realtime de verwachte zakelijke btw en de gevraagde btw aan te tonen.

Wat betekent dit voor bedrijven in de Europese lidstaten die nog geen elektronische factureringsprocessen gebruiken? Het is tijd om over te stappen van papieren en PDF-factureringsprocessen naar elektronische, gestructureerde formaten!

Digitale rapportageverplichtingen: Wat is er aangekondigd?

De BTW-richtlijn 2006/112/EG bevat twee onderdelen die betrekking hebben op Europese bedrijven en hun factureringsprocessen:

Verplichte intracommunautaire elektronische facturering;
Verplichte intracommunautaire digitale rapportering tussen bedrijven (B2B).

Laten we eens kijken wat dit betekent voor het gemiddelde bedrijf.

Verplichte intracommunautaire elektronische facturering

De richtlijn stelt dat alle bedrijven tegen 2028 moeten beschikken over de processen om elektronische facturen te kunnen ontvangen en uitreiken in hun intracommunautaire handel, waarbij ze moeten voldoen aan de Europese norm voor e-facturering (EN 16931). Er is echter niet bepaald hoe facturen zullen worden uitgewisseld tussen een leverancier en een afnemer.

De bestaande wetgeving vereiste dat de uitreiking van elektronische facturen afhankelijk was van de aanvaarding door de ontvanger. Deze eis belemmerde de lidstaten bij het invoeren van verplichte elektronische facturering. De richtlijn verandert de situatie door e-facturering als standaardmethode voor facturering op te leggen. Volgens het voorstel kunnen lidstaten ervoor kiezen om e-facturering ook verplicht te stellen voor binnenlandse B2B-transacties, op voorwaarde dat het gestructureerde formaat aan de Europese norm voldoet. Clearance-systemen, waarbij voorafgaande validatie van de factuur door de belastingdienst nodig is voordat deze naar de klant wordt gestuurd, vallen niet binnen het toepassingsgebied van de richtlijn.

Niettemin zullen lidstaten met bestaande verplichte e-factureringssystemen hun rapporteringsvereisten moeten afstemmen op de pan-Europese tegen 2028.

Verplichte digitale rapportering tussen bedrijven onderling binnen de Gemeenschap

Vanaf 2028 moeten alle bedrijven hun intracommunautaire business-to-business (B2B) transacties digitaal rapporteren. Het doel van dit deel van de richtlijn is om de rapportageverplichtingen te verbeteren en zo de kansen te benutten die digitalisering biedt. Kansen zoals het verbeteren van de btw-inning vanuit het perspectief van de belastingdienst en het verlagen van de nalevingslasten en -kosten voor bedrijven.

Wat betekent dit voor het gemiddelde bedrijf? Elk bedrijf moet elke intracommunautaire B2B-factuur binnen twee dagen na uitgifte digitaal kunnen melden.

Veel lidstaten die dit onderdeel van de richtlijn willen verplichten, zullen wellicht gebruik willen maken van elektronische facturering om aan de digitale rapportageverplichtingen te voldoen. De nationale belastingdiensten zullen de gegevens delen via een nieuw IT-systeem, zodat de lijsten die bedrijven indienen niet langer nodig zijn. Dit betekent dat bedrijven een gestructureerde elektronische factuur moeten maken die voor rapportagedoeleinden naar een centraal overheidsplatform wordt gestuurd, of dat de e-factureringsprovider van het bedrijf de relevante informatie van de factuur naar de overheid kan doorsturen, wat geen extra werk voor het bedrijf betekent.

Elektronische factureringsformaten en -modellen zijn er in vele soorten en maten, meestal gedicteerd door de belastingdienst van elke lidstaat. De nieuwe richtlijn van de EC geeft niet aan welke formaten en modellen gebruikt moeten worden, zolang ze maar voldoen aan de Europese standaard voor elektronisch factureren (EN 16931) en interoperabiliteit daarmee garanderen.

Wat is het doel van de nieuwe richtlijnen?

Het belangrijkste doel is om de btw-kloof in Europa, die momenteel bestaat uit miljarden euro's van alle lidstaten, te dichten. Door elke intracommunautaire bedrijfsfactuur te rapporteren, kunnen de lidstaten de aangegeven btw en de verwachte btw bewijzen. Dit vermindert frauduleuze btw-claims en vergemakkelijkt hogere btw-inkomsten.

En hoe zit het met het doel voor bedrijven? Op het eerste gezicht lijkt het alsof de nieuwe richtlijnen niet in het voordeel van bedrijven zijn. De richtlijnen bieden bedrijven echter een grote kans.

Bedrijven krijgen de kans om hun volledige toeleveringsketenproces onder de loep te nemen en te evalueren of hun procure-to-pay- en order-to-cash-processen efficiënter kunnen. Elektronische facturatie creëert deze mogelijkheid door het aantal handmatige factuurtaken te verminderen en de zichtbaarheid van facturen en betalingen te verbeteren.

De voordelen houden hier niet op. De EC wil ook de digitalisering van bedrijven verbeteren. Elektronische facturatie is de eerste stap, maar als bedrijven eenmaal elektronische processen hebben gecreëerd, waarom dan niet overgaan tot volledige procure-to-pay en order-to-cash digitalisatie? Verwerk facturen automatisch, voer documenten en gegevens in elk formaat in bestaande ERP- en boekhoudsystemen in en maak tijdrovende handmatige financiële taken in de toeleveringsketen overbodig.

100% zakelijke digitale automatisering is het antwoord. Het verplicht stellen van elektronische facturatie is voor veel bedrijven de eerste stap om het volledige potentieel te realiseren.

Zullen de nieuwe richtlijnen werken?

Wereldwijd zijn er al veel gevallen waarin elektronische facturering helpt om de btw-kloof te dichten. Landen zoals Italië, waar elektronische facturering bijna 100% verplicht is, hebben miljarden teruggevorderd in hun korte geschiedenis van verplichte processen.

Veel landen hebben sindsdien B2G-processen ingevoerd. Aangezien de lidstaten een oplossing of systeem moeten opzetten om te voldoen aan de digitale rapporteringseisen voor B2B, kunnen ze worden aangemoedigd om volledig door te gaan en elektronische facturering voor B2B verplicht te stellen. De belangrijkste vraag is dan ook wanneer de lidstaten zullen beginnen met het invoeren van oplossingen.